Die Steigeisen des Informationsarchitekts, Teil 2

Die gute Nach­richt zuerst: die Anfor­de­run­gen und die Welt wan­deln sich. Die schlech­te: wir kom­men manch­mal nicht mehr mit. Da geht es dem Tech­nik­re­dak­teur kaum anders als vie­len Bewoh­nern der indus­tria­li­sier­ten Län­der. Das Unan­ge­neh­me dar­an ist die Erkennt­nis, dass sich der Wan­del nicht auf­hal­ten lässt. Auch nicht in der Tech­nik­re­dak­ti­on…

Also geht es dar­um, wie man ihn nutzt. Denn sei­en wir ehr­lich: sich gegen Wan­del zu sper­ren, erhöht die Frus­tra­ti­on, stei­gert aber sicher nicht den Erfolg.1

Der Technikredakteur als Informationsarchitekt

Der Wan­del – und damit der Anpas­sungs­druck – geht auch am Tech­nik­re­dak­teur nicht vor­bei. Natür­lich gibt es immer noch Bran­chen, die eine gedruck­te Power­Point-Prä­sen­ta­ti­on als tech­ni­sches Doku­ment bezeich­nen, und es gibt immer noch Kol­le­gen, die dies mit sich machen las­sen. Aber bei­de sind eine rapi­de dahin­schwin­den­de Spe­zi­es: Tech­nik­re­dak­teu­re, die nur noch dar­auf bedacht sind, die weni­gen Jah­re bis zum Ruhe­stand ohne Ver­än­de­rung zu über­ste­hen, und Unter­neh­men, die ver­zwei­felt ver­su­chen, doku­men­ta­ti­ons­tech­nisch den Hals über Was­ser zu hal­ten.

Wie aber geht der Redak­teur damit um? Noch mehr Schu­lun­gen? Noch mehr Ver­an­stal­tun­gen zum The­ma „Indus­trie 4.0“, „CMS“, „Hybri­de Doku­men­ta­ti­on“ oder ähn­li­chen Buz­zwor­ds, die die Erlö­sung vom redak­tio­nel­len Selek­ti­ons­druck ver­spre­chen? Noch mehr Hard- und Soft­ware, um die sich die IT-Abtei­lung küm­mern muss? Noch mehr unter­schied­li­che Pro­zess­tech­ni­ken, um schnel­ler zu Ergeb­nis­sen zu kom­men?

Wer schon mal in den Ber­gen zu Fuß unter­wegs war zum Gip­fel­kreuz, der weiß, dass „schnel­ler lau­fen“ nicht gleich­be­deu­tend ist mit „frü­her ankom­men“.

Wir soll­ten daher ein­mal über unse­re Aus­rüs­tung nach­den­ken und die Fra­ge, ob sie uns auch zum Ziel führt – und vor allem, wie eigent­lich unser Weg aus­sieht. Stark ver­ein­facht besteht unse­re Tätig­keit näm­lich mitt­ler­wei­le aus drei Pro­zess­schrit­ten:

  • Sam­meln. Das ist die klas­si­sche Recher­che: wel­che Infor­ma­tio­nen haben wir, wel­che brau­chen wir und woher kommt sie?
  • Struk­tu­rie­ren. Hier wird es schon schwie­ri­ger, denn ein­fach nur Infor­ma­tio­nen wie Schalt­plä­ne und War­tungs­in­ter­val­le oder Pro­dukt­in­for­ma­tio­nen in ein Doku­ment zu kip­pen, das sich dann Doku­men­ta­ti­on nen­nen soll, genügt bei wei­tem nicht mehr – weder den recht­lich-nor­ma­ti­ven Anfor­de­run­gen noch denen der Benut­zer (und damit der zah­len­den Kun­den).
  • Visua­li­sie­ren. Ja, auch das gehört dazu. Und im etwas wei­te­ren Sinn ist die Doku­men­ta­ti­on selbst eine Visua­li­sie­rung der struk­tu­rier­ten Infor­ma­ti­on. Denn ob wir nun Tabel­len oder Gra­fi­ken, Dia­gram­me oder Lis­ten „aufs Papier oder den Bild­schirm malen“: Wir visua­li­sie­ren dass, was der Her­stel­ler an Infor­ma­tio­nen bereit­stellt und kom­mu­ni­zie­ren sie an den Benut­zer oder Kun­den. Und wir benut­zen auch Visua­li­sie­rung, um Pro­zes­se zu ver­ste­hen oder ver­ständ­lich zu machen.

Wer sich im Metier des Tech­nik­re­dak­teurs aus­kennt, weiß, dass die­se drei Punk­te nicht strikt nach­ein­an­der abge­ar­bei­tet wer­den kön­nen: oft erge­ben sich aus einer Ergän­zung der Infor­ma­ti­ons­samm­lung wei­te­re Punk­te für die Struk­tur, die dann natür­lich auch zu einer Ände­rung der Visua­li­sie­rung füh­ren.2

Der Tech­nik­re­dak­teur muss in allen drei Schrit­ten des Pro­zes­ses Zuhau­se sein, um ein zufrie­den stel­len­des Ergeb­nis lie­fern zu kön­nen. Meist schwä­cheln wir Tech­nik­re­dak­teu­re näm­lich am Punkt in der Mit­te: der Struk­tu­rie­rung. Wir sind in der Lage, unse­re Infor­ma­tio­nen zu sam­meln und zu visua­li­sie­ren, aber dabei über­sprin­gen wir oft den Punkt, der aus dem Abtip­pen und Auf­hüb­schen der Infor­ma­ti­on eine ver­nünf­ti­ge und vor allem nach­hal­ti­ge tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on macht.

Nachhaltige Dokumentation

Auch wenn der Begriff der „Nach­hal­tig­keit“ poli­tisch vor­be­las­tet ist: Nach­hal­tig­keit in der Doku­men­ta­ti­on ist das bes­te Mit­tel für lang­fris­ti­ge Kun­den­bin­dung und eine gute Auf­trags­la­ge.

Nach­hal­tig­keit macht glück­li­che Kun­den und glück­li­che Kun­den machen Chefs glück­lich und die Wurst­schei­ben dicker.

Was aber bedeu­tet das in der Doku­men­ta­ti­on?

Es beginnt damit, dass kei­ne Doku­men­ta­ti­on eine Insel ist: sie ist immer in einen Pro­duk­ti­ons­pro­zess ein­ge­bun­den. Sie ist abhän­gig von einem Pro­dukt in einer (oder meh­re­rer Vari­an­ten) und einer Ver­si­on. Sie ist ein­ge­bun­den in einen Über­set­zungs­pro­zess, einen Kor­rek­tur- und Frei­ga­be­pro­zess – und in einen Publi­ka­ti­ons­pro­zess. Sie muss ska­lier­bar sein und anpass­bar. Die­se Fak­to­ren bereits ab der ers­ten Doku­men­ta­ti­on zu berück­sich­ti­gen, zu gewich­ten und in den Erstel­lungs­pro­zess ein­zu­tak­ten, ermög­licht es dem Redak­teur, bei der Doku­men­ta­ti­on einer neu­en Ver­si­on und einer ande­ren Vari­an­te oder einem ande­ren Pro­dukt um Grö­ßen­ord­nun­gen schnel­ler zu wer­den – und den Zeit­ge­winn für eine qua­li­ta­ti­ve Ver­bes­se­rung zu nut­zen.

Sammeln

Für das Sam­meln der Infor­ma­tio­nen benö­tigt man kein Tool, das eine bestimm­te Form vor­gibt, in die die Infor­ma­ti­on gebracht wer­den muss (Word bei­spiels­wei­se, oder gar Excel), son­dern ein Tool, in das sich alle Infor­ma­tio­nen zunächst unsor­tiert ein­fü­gen las­sen. One­Note ist so ein Kan­di­dat. Oder Ever­no­te (sie­he auch Ever­no­te: Anmel­den zur Mit­ar­beit). Bei­de Tools eig­nen sich her­vor­ra­gend auch, um wäh­rend einer Bespre­chung Noti­zen zu sam­meln und sogar zu malen. Oder um die Bil­der auf dem White­board abzu­fo­to­gra­fie­ren und zu kate­go­ri­sie­ren.

Wich­tig ist vor allem, dass die Noti­zen sich durch­su­chen und ver­schlag­wor­ten las­sen (bei­spiels­wei­se in „Notiz­bü­cher“). Char­mant ist bei bei­den Tools, dass sie auf meh­re­ren Platt­for­men und Betriebs­sys­te­men vor­han­den sind. Wer also über einen Office 365-Account oder ein Ever­no­te-Kon­to ver­fügt (und eine IT-Abtei­lung, die ihr Geld auch wert ist3 ), der benö­tigt nur ein Tablet und gege­be­nen­falls einen Stift – und ist für die kom­plet­te Infor­ma­ti­ons­re­cher­che bereits aus­ge­rüs­tet.

Strukturierung

Hier sind nun iOS/­ma­cOS-Nut­zer deut­lich im Vor­teil, denn aus­ge­reif­te Tools zur Struk­tu­rie­rung sind für Win­dows eher dünn gesät. Natür­lich kann man in Word den Glie­de­rungs­mo­dus ver­wen­den, die­ser ist aller­dings bei wei­tem nicht so aus­ge­reift und fle­xi­bel wie OmniOut­li­ner (sie­he auch OmniOut­li­ner 4: Wie sonst wenn nicht mit Gerüst?). In den neu­en Ver­sio­nen für iOS und macOS hat die Soft­ware noch­mals deut­lich an Funk­ti­ons­um­fang und Nutz­bar­keit zuge­legt, denn die neue Fil­ter­funk­ti­on erlaubt es, auch in lan­gen und ver­schach­tel­ten Struk­tu­ren die Über­sicht zu behal­ten.

Auch die­ses Tool lässt sich nutz­brin­gend auf einem iPad ein­set­zen, denn die Daten kön­nen im Hin­ter­grund mit einem Ser­ver abge­gli­chen wer­den und ste­hen dann 1:1 auf dem Lap­top oder sta­tio­nä­ren Rech­ner zur Ver­fü­gung – dazu aller­dings benö­tigt man einen Mac.

Visualisierung

OK, das ist nun der Bereich, in den man nur als Selbst­stän­di­ger vor­drin­gen kann: ein iPad mit Apple Pen­cil und Omni­Graff­le (zu Omni­Graff­le, sie­he auch Omni­Graff­le 6: Damit die Ide­en nicht aus­ge­hen). Zwar gibt es auch in Deutsch­land moder­ne Unter­neh­men, die dies ihren Mit­ar­bei­tern geneh­mi­gen, um pro­duk­tiv arbei­ten zu kön­nen, in der Tech­nik­re­dak­ti­on ist das aber extrem sel­ten. (Man könn­te zwar auch ein Micro­soft-Tablet mit Stift und Visio benut­zen, aber auch dies fin­det man nicht häu­fig.)

Lei­der.

Gera­de im Bereich der Kon­zep­ti­on und der Pro­zess­de­fi­ni­tio­nen gibt es kaum ein effek­ti­ve­res Instru­ment als eine gra­fi­sche Dar­stel­lung von Rela­tio­nen und Abhän­gig­kei­ten. Doku­men­ta­tio­nen, die per Hyper­link oder Quer­ver­weis über meh­re­re Platt­for­men (Online/​Offline) mit­ein­an­der ver­knüpft sind und auf­grund ihrer modu­la­ren Struk­tur dazu nei­gen, unüber­sicht­lich zu wer­den, las­sen sich per Visua­li­sie­rung auf ein ver­ständ­li­ches Maß „ein­damp­fen“.

Statt ein White­board zu bema­len, bis auf­grund unter­schied­li­cher Mal­küns­te und Strich­far­ben kein Betei­lig­ter mehr weiß, was hier eigent­lich dar­ge­stellt wur­de, ist es mit einem Visua­li­sie­rungs­tool ein Leich­tes, Infor­ma­ti­ons­samm­lung und -struk­tu­rie­rung dar­zu­stel­len.

Schlusswort

Alle drei vor­ge­stell­ten Pro­zess­schrit­te haben spe­zi­fi­sche Anfor­de­run­gen an das dafür geeig­ne­te Werk­zeug. Alle drei Pro­zess­schrit­te sind aber not­wen­dig, um eine Doku­men­ta­ti­on effi­zi­ent zu erstel­len und zu pfle­gen. Die Gefahr, gera­de ange­sichts wach­sen­der Anfor­de­run­gen an die Doku­men­ta­ti­on und den Pro­zess aus­zu­rut­schen und zu ver­un­glü­cken, wird nicht gerin­ger. Umso bes­ser, wenn der Tech­nik­re­dak­teur als Infor­ma­ti­ons­ar­chi­tekt die geeig­ne­ten Steig­hil­fen kennt und nutzt.


Bild oben im Over­lay: His­to­ri­sche Steig­ei­sen für die Mahd sehr stei­ler Wie­sen und für die Flö­ße­rei (https://de.wikipedia.org/wiki/Steigeisen)


  1. Abge­se­hen davon, dass wir Men­schen zu den anpas­sungs­fä­higs­ten Lebe­we­sen gehö­ren, wäre es auch ein völ­lig sinn­lo­ses Unter­fan­gen, auf einem inad­äqua­ten Stand­punkt zu behar­ren – der Wan­del inter­es­siert sich nicht für unse­re Mei­nun­gen. Er pas­siert. 

  2. Die Struk­tur kann tat­säch­lich ein stump­fes Inhalts­ver­zeich­nis sein, eine Glie­de­rung sozu­sa­gen. Mitt­ler­wei­le aber ähnelt sie jedoch eher einer Doku­men­ta­ti­ons­samm­lung, also einer Inhalts­über­sicht unter­schied­li­cher Inhalts­ver­zeich­nis­se, die aber nicht line­ar (auf Papier oder PDF), son­dern auch als „Mind­map“ vor­lie­gen kann. Eine Struk­tur kann somit ver­ti­kal und hori­zon­tal Infor­ma­tio­nen ent­hal­ten – wie eine Tabel­le. 

  3. Selbst­stän­di­ge sind hier bes­ser dran, die müs­sen sich nicht ihre Knie in der IT wund scheu­ern…