InDesign ist ein mächtiges Layoutwerkzeug. In der technischen Dokumentation wird es aber meist nur dann ernsthaft berücksichtigt, wenn sich die Marketingabteilung einmischt, die es immer gerne etwas hübscher hätte.

Unter gestandenen Technischen Redakteuren führt diese Einmischung oft zu einem tiefen Seufzen, denn Redakteure hätten es zwar auch gerne hübsch, aber eigentlich lieber noch prozesstauglich. Es geht darum, schnell und zuverlässig Inhalte zu pflegen und nicht nach jedem Update mit dem Schieben von Rahmen wieder von vorne anfangen zu müssen.

Komischerweise verträgt sich das aber durchaus – schon seit Jahren (siehe auch InDe­si­gn CC: Modu­la­res Arbei­ten). Nur bedeutet dies, dass man sich auf die Eigenschaften konzentriert, mit denen das Arbeiten wirklich leichter wird – ohne gleich die Marketingabteilung zu vergrätzen.

Eine geniale Sache sind GREP-Stile.

Äh, was?

Jeder ordentliche Text basiert auf Formaten für Absätze und Zeichenketten. Der Unterschied besteht zwischen beiden besteht darin, dass Absatzformate auch Zeichenformate beinhalten können, aber nicht umgekehrt. Das hat Folgen.

Im folgenden Beispiel lautete die Anforderung, dass Positionsnummern eines Bauteils in einem grauen Kästchen hinter dem Namen des Bauteils angezeigt werden sollen. Also etwa so:

Screenshot 2017-02-21 22.50.01

In der Formatierung sieht das so aus, dass wir ein Absatzformat haben (für die Handlungsanweisungen), und ein Zeichenformat für die Positionsnummern.

Letzteres aber hat es in sich, denn es ist zwar schnell erstellt, indem man in InDesign eine Unterstreichung anlegt, diese nach oben verschiebt („Offset“) und breit genug anlegt, damit die ganze Nummer bedeckt ist. Dann aber liegt der graue Hintergrund nur hinter der Ziffer und hat nicht genügend „Fleisch“ an den Seiten.

Dort soll – auch dies ist vorgegeben – jeweils ein Achtelgeviert („sixth-space“) auf beiden Seiten der Ziffer sein, der dann das gleiche Zeichenformat wie die Ziffer selbst bekommt, also grau.

Das ist der Moment, in dem der Redakteur den Layouter verflucht, denn das, was auf den ersten Blick gut und richtig aussieht, kann bei langen Anleitungen schnell zu einer Arbeit für jemanden werden, der Vater und Mutter erschlagen hat: Text tippen, Leerraum einsetzen, ins Menü wechseln, Achtelgeviert einsetzen, Ziffer tippen, Achtelgeviert kopieren, Leerschritt drücken, beide Achtelgeviert und die Ziffer dazwischen markieren und das Zeichenformat zuweisen. Zigmal. Hundertmal.

Geht einfacher

Screenshot 2017-02-21 23.00.55

  1. Absatzformat öffnen und GREP-Stil auswählen.
  2. Zeichenformat auswählen, das angewendet werden soll, wenn die folgenden Bedingungen gelten.
  3. Bedingungen zusammenstellen. Dabei muss man sich nicht die kryptischen Zeichenfolgen merken, sondern klickt auf das @-Zeichen neben dem Eingabefeld und wählt das aus, was gebraucht wird. In unserem Beispiel ist das: Achtelgeviert (~%), gefolgt von einer beliebigen Ziffer(\d), die mindestens einmal vorkommt (+, denn es könnte ja auch eine mehrstellige Positionsnummer sein), wieder gefolgt von einem Achtelgeviert (~%).
  4. Mit OK speichern.

Wenn man jetzt beim Schreiben das Achtelgeviert wählt, dann eine oder mehrere Ziffern eingibt und wieder mit dem Achtelgeviert abschließt, wird der Block automatisch mit dem Zeichenformat formatiert.

Cool.

Geht aber besser.

Das Problem ist das Achtelgeviert, das sehr umständlich im Menü zu erreichen ist. Um sich das Leben zu vereinfachen, legt man sich ein Tastenkürzel fest, das sonst nicht benötigt wird (beispielsweise CMD-OPTION-8 bzw. STRG-ALT-8). Dann muss man gar nicht mehr die Hände von der Tastatur nehmen, sondern schreibt munter vor sich hin.

OK. Das ist flott.

Und wer jetzt mit Formatvererbung arbeitet, sollte die Formatierung mit GREP-Stil natürlich mit einem Absatzformat durchführen, das diesen GREP-Stil auf alle nachrangigen Absatzformate vererbt. Dann muss man sich die Arbeit nicht mehrmals machen.

HINWEIS: Man sollte dies nur nicht der Marketingabteilung verraten, denn die schenken einem sonst aus Mitleid keine Kekse mehr für zwischendurch…