InDe­sign ist ein mäch­ti­ges Lay­out­werk­zeug. In der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on wird es aber meist nur dann ernst­haft berück­sich­tigt, wenn sich die Mar­ke­ting­ab­tei­lung ein­mischt, die es immer ger­ne etwas hüb­scher hätte.

Unter gestan­de­nen Tech­ni­schen Redak­teu­ren führt die­se Ein­mi­schung oft zu einem tie­fen Seuf­zen, denn Redak­teu­re hät­ten es zwar auch ger­ne hübsch, aber eigent­lich lie­ber noch pro­zess­taug­lich. Es geht dar­um, schnell und zuver­läs­sig Inhal­te zu pfle­gen und nicht nach jedem Update mit dem Schie­ben von Rah­men wie­der von vor­ne anfan­gen zu müssen.

Komi­scher­wei­se ver­trägt sich das aber durch­aus – schon seit Jah­ren (sie­he auch InDe­si­gn CC: Modu­la­res Arbei­ten). Nur bedeu­tet dies, dass man sich auf die Eigen­schaf­ten kon­zen­triert, mit denen das Arbei­ten wirk­lich leich­ter wird – ohne gleich die Mar­ke­ting­ab­tei­lung zu vergrätzen.

Eine genia­le Sache sind GREP-Stile.

Äh, was?

Jeder ordent­li­che Text basiert auf For­ma­ten für Absät­ze und Zei­chen­ket­ten. Der Unter­schied besteht zwi­schen bei­den besteht dar­in, dass Absatz­for­ma­te auch Zei­chen­for­ma­te beinhal­ten kön­nen, aber nicht umge­kehrt. Das hat Folgen.

Im fol­gen­den Bei­spiel lau­te­te die Anfor­de­rung, dass Posi­ti­ons­num­mern eines Bau­teils in einem grau­en Käst­chen hin­ter dem Namen des Bau­teils ange­zeigt wer­den sol­len. Also etwa so:

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In der For­ma­tie­rung sieht das so aus, dass wir ein Absatz­for­mat haben (für die Hand­lungs­an­wei­sun­gen), und ein Zei­chen­for­mat für die Positionsnummern.

Letz­te­res aber hat es in sich, denn es ist zwar schnell erstellt, indem man in InDe­sign eine Unter­strei­chung anlegt, die­se nach oben ver­schiebt („Off­set“) und breit genug anlegt, damit die gan­ze Num­mer bedeckt ist. Dann aber liegt der graue Hin­ter­grund nur hin­ter der Zif­fer und hat nicht genü­gend „Fleisch“ an den Seiten.

Dort soll – auch dies ist vor­ge­ge­ben – jeweils ein Ach­tel­ge­viert („sixth-space“) auf bei­den Sei­ten der Zif­fer sein, der dann das glei­che Zei­chen­for­mat wie die Zif­fer selbst bekommt, also grau.

Das ist der Moment, in dem der Redak­teur den Lay­ou­ter ver­flucht, denn das, was auf den ers­ten Blick gut und rich­tig aus­sieht, kann bei lan­gen Anlei­tun­gen schnell zu einer Arbeit für jeman­den wer­den, der Vater und Mut­ter erschla­gen hat: Text tip­pen, Leer­raum ein­set­zen, ins Menü wech­seln, Ach­tel­ge­viert ein­set­zen, Zif­fer tip­pen, Ach­tel­ge­viert kopie­ren, Leer­schritt drü­cken, bei­de Ach­tel­ge­viert und die Zif­fer dazwi­schen mar­kie­ren und das Zei­chen­for­mat zuwei­sen. Zig­mal. Hundertmal.

Geht einfacher

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  1. Absatz­for­mat öff­nen und GREP-Stil auswählen.
  2. Zei­chen­for­mat aus­wäh­len, das ange­wen­det wer­den soll, wenn die fol­gen­den Bedin­gun­gen gelten.
  3. Bedin­gun­gen zusam­men­stel­len. Dabei muss man sich nicht die kryp­ti­schen Zei­chen­fol­gen mer­ken, son­dern klickt auf das @-Zeichen neben dem Ein­ga­be­feld und wählt das aus, was gebraucht wird. In unse­rem Bei­spiel ist das: Ach­tel­ge­viert (~%), gefolgt von einer belie­bi­gen Ziffer(\d), die min­des­tens ein­mal vor­kommt (+, denn es könn­te ja auch eine mehr­stel­li­ge Posi­ti­ons­num­mer sein), wie­der gefolgt von einem Achtelgeviert (~%).
  4. Mit OK speichern.

Wenn man jetzt beim Schrei­ben das Ach­tel­ge­viert wählt, dann eine oder meh­re­re Zif­fern ein­gibt und wie­der mit dem Ach­tel­ge­viert abschließt, wird der Block auto­ma­tisch mit dem Zei­chen­for­mat formatiert.

Cool.

Geht aber besser.

Das Pro­blem ist das Ach­tel­ge­viert, das sehr umständ­lich im Menü zu errei­chen ist. Um sich das Leben zu ver­ein­fa­chen, legt man sich ein Tas­ten­kür­zel fest, das sonst nicht benö­tigt wird (bei­spiels­wei­se CMD-OPTION-8 bzw. STRG-ALT-8). Dann muss man gar nicht mehr die Hän­de von der Tas­ta­tur neh­men, son­dern schreibt mun­ter vor sich hin.

OK. Das ist flott.

Und wer jetzt mit For­mat­ver­er­bung arbei­tet, soll­te die For­ma­tie­rung mit GREP-Stil natür­lich mit einem Absatz­for­mat durch­füh­ren, das die­sen GREP-Stil auf alle nach­ran­gi­gen Absatz­for­ma­te ver­erbt. Dann muss man sich die Arbeit nicht mehr­mals machen.

HINWEIS: Man soll­te dies nur nicht der Mar­ke­ting­ab­tei­lung ver­ra­ten, denn die schen­ken einem sonst aus Mit­leid kei­ne Kek­se mehr für zwischendurch…