Es geht ein Riss durch die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on: Appli­ka­tio­nen auf der einen Sei­te, Sys­tem­lö­sun­gen auf der ande­ren.

Auf der einen Sei­te ste­hen die Nut­zer der „klas­si­schen“ Werk­zeu­ge der Redak­ti­ons­stu­ben, die Word-User, Frame­Ma­ker-Apo­lo­ge­ten und die InDe­sign-Anwen­der – und auf der ande­ren Sei­te die XML-DITA-Ver­fech­ter, die mäch­ti­ge Infor­ma­ti­ons­ver­wal­tungs­sys­te­me benut­zen wie ande­re Leu­te ihren Akku­schrau­ber.
Für die einen bedeu­tet Doku­men­ta­ti­on ein Copy & Pas­te aller Feh­ler, aber dafür WYSIWYG, für die ande­ren tren­nen die Redak­ti­ons­sys­te­me sau­ber zwi­schen Inhalt, Form und Struk­tur. Was für die einen bequem ist und vor allem nach­voll­zieh­bar, ist für die ande­ren kaum zu ver­wen­den­der Daten­müll, der für jedes For­mat und jede Aus­ga­be neu kom­pos­tiert wer­den muss.
Wo die einen alle Daten brav auf einer Fest­plat­te hal­ten und schon beim Gedan­ken an Infor­ma­ti­ons­netz­wer­ke den kal­ten Angst­schweiß spü­ren, kön­nen die ande­ren die Infor­ma­tio­nen nicht früh genug ver­tei­len.

Eine geteilte Welt,

die sich auch beim Geld unter­schei­det: Selbst anspruchs­vol­le Soft­ware für die Bear­bei­tung umfang­rei­cher Doku­men­ta­tio­nen ist heut­zu­ta­ge ver­gleichs­wei­se güns­tig zu haben – und sie funk­tio­niert direkt nach der Instal­la­ti­on. Redak­ti­ons­sys­te­me kön­nen das nicht. Sie müs­sen instal­liert, kon­fi­gu­riert und admi­nis­triert wer­den, grei­fen auf Daten­ban­ken zu, die selbst schon ein klei­nes Ver­mö­gen kos­ten. Selbst wenn das Sys­tem noch ver­gleichs­wei­se güns­tig ist: die Zeit und der Auf­wand, der zu trei­ben ist, bis end­lich eine ver­wend­ba­re Infor­ma­ti­on publi­ziert wer­den kann, über­steigt bei Wei­tem die Res­sour­cen eines ein­zel­nen Redak­teurs oder Dienst­leis­ters.
Sol­che Sys­te­me wer­den daher fast aus­schließ­lich in gro­ßen Unter­neh­men ein­ge­setzt, in denen Spe­zia­lis­ten damit beschäf­tigt sind, die Infor­ma­ti­ons­pro­zes­se abzu­bil­den und zu steu­ern, ohne je einen ein­zi­gen Satz zu schrei­ben.
Dort wer­den dann auch die Vor­tei­le genutzt und benö­tigt, um bei­spiels­wei­se direkt den Doku­men­ta­ti­ons­sta­tus der Anla­ge in Indo­ne­si­en abru­fen zu kön­nen, oder die Über­set­zung ins Xho­sa zu über­wa­chen.

Die Kleinen können das nicht.

Dort hapert es schon beim ver­teil­ten Arbei­ten. Da muss für jede Gra­fik beim Kol­le­gen eine Mail geschrie­ben wer­den („Hast Du die Gra­fik schon geschickt?“, „An wel­chem Abschnitt arbei­test Du gera­de?“). Was bei zwei Leu­ten noch ange­hen mag (auch wenn es nicht beson­ders effi­zi­ent ist), lähmt bei mehr als drei Per­so­nen den Pro­zess bis zum Still­stand („Ach ich dach­te, Du hät­test…?!“). Man hilft sich dann mit meh­ren Tools gleich­zei­tig: eines zum Schrei­ben, eines für die Gra­fi­ken, eines für die Kom­mu­ni­ka­ti­on, eines für die Pla­nung, eines für die Noti­zen, …

Das Pro­blem haben auch Her­stel­ler wie Mad­Cap erkannt, deren Tool „Fla­re“ es erlaubt, lokal Doku­men­te zu erstel­len, die sowohl gedruckt als auch online publi­ziert wer­den kön­nen, die Gra­fi­ken, Bil­der und auch Fil­me und Ani­ma­tio­nen beinhal­ten und auf Publi­ka­ti­ons­ziel hin maß­ge­schnei­dert wer­den kön­nen: Instal­la­ti­ons­hand­buch gedruckt, Netz­werk­kon­fi­gu­ra­ti­on auf dem Smart­pho­ne, Online­hil­fe mit War­tung und Sicher­heits­hin­wei­sen für die Tech­ni­ker, Bedie­nung und Tuto­ri­al­fil­me für die Benut­zer – alles aus einer Quel­le.

Das klingt nicht nur gut, das ist es auch. Aber es fehlt noch etwas: das, was sich neu­deutsch Zusam­men­ar­beit nennt: das ver­teil­te Arbei­ten im Team, das Zusam­men­hal­ten der Infor­ma­tio­nen zwi­schen allen Teil­neh­mern an einem Platz, das gemein­sa­me Pla­nen und Durch­füh­ren von Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­sen. Das, was eben auch die „gro­ßen“ Sys­tem­lö­sun­gen aus­zeich­net: Work­flows, Ver­sio­nen, Auf­ga­ben, Bear­bei­tungs­stän­de, etc.

Dafür hat sich Mad­Cap nun eine eige­ne Lösung ein­fal­len las­sen: Mad­Cap Cen­tral1.

MadCap Central

Zwar ist das Pro­dukt noch in der Beta, es ver­spricht aber schon jetzt zu einem zen­tra­len Werk­zeug der Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se zu wer­den. Cen­tral macht dabei die ande­ren Tools aus dem hau­se nicht über­flüs­sig, es ergänzt sie äußerst geschickt und sinn­voll: Cen­tral ist die ser­ver-basier­te Doku­ment­ver­wal­tung aller Fla­re-Pro­jek­te. Wäh­rend der ein­zel­ne Redak­teur sei­ne Doku­men­te immer noch lokal auf dem Rech­ner bear­bei­tet, wer­den die­se nach dem Spei­chern mit dem Cloud-Ser­ver abge­gli­chen und auto­ma­tisch eine Mit­tei­lung an den Kor­rek­tur­le­ser ver­schickt, dass die­ses Doku­ment zur Bear­bei­tung frei­ge­ge­ben ist. Die­ser kann es dann wie­der mit sei­ner Ver­si­on auf dem Rech­ner syn­chro­ni­sie­ren, Anmer­kun­gen und Kor­rek­tu­ren hin­zu­fü­gen und nach dem Spei­chern wie­der zurück in den Kreis­lauf schi­cken. Kei­ne Mails, kein zusätz­li­cher Ver­wal­tungs- und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­auf­wand. Cen­tral über­nimmt das.

Das ist aber nur der Anfang. Wel­che Funk­tio­nen bereits in der Beta vor­han­den sind und wie man sie nut­zen kann, wird in den kom­men­den Fol­gen beleuch­tet.

Soviel aber schon jetzt: Tech­ni­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on war noch nie so cool.

1479659458_featured.jpeg


  1. Cen­tral“ ist hier gleich­be­deu­tend mit „Haupt­bahn­hof“