Es wird Zeit für ein Fol­low-Up zu Ever­no­te. Im Bei­trag Ever­no­te – der Über­all­no­tiz­block hat­te ich die­ses erstaun­li­che digi­ta­le Notiz­buch bereits vor­ge­stellt. Gute Pro­gram­me zeich­nen sich vor allem dadurch aus, dass sie der Arbeit nicht im Weg ste­hen, son­dern in die bestehen­den Abläu­fe inte­grie­ren. Vor allem im Hin­blick auf Zusam­men­ar­beit mit Kol­le­gen und Kun­den spielt Ever­no­te im Arbeits­all­tag fast schon in einer eige­nen Liga.

Zusammenarbeit

Für die Unter­neh­men, die nicht nur mit ihren Kun­den oder Auf­trag­ge­bern, son­dern vor allem mit ihren Mit­ar­bei­tern kom­mu­ni­zie­ren möch­ten, bie­tet Ever­no­te den teu­re­ren, aber umso mäch­ti­gen „Busi­ness Account“ an. Die­ser kos­tet zwar 10 € pro Account, bie­tet aber umfas­sen­de­re Admi­nis­tra­ti­ons­mög­lich­kei­ten. Damit lässt sich bei­spiels­wei­se sicher­stel­len, dass dem Unter­neh­men kei­ne Infor­ma­ti­on ver­lo­ren geht.

Col­la­bo­ra­ti­on“ (Zusam­men­ar­beit) ist die ande­re Sei­te der so genann­ten Cloud-Syn­chro­ni­sa­ti­on (sie­he auch Web-Appli­ka­tio­nen: Wo lun­gern bloß mei­ne Daten rum?). In der Cloud sor­gen Ser­ver dafür, dass Infor­ma­tio­nen nicht einer Fest­plat­te auf Gedeih und Ver­derb aus­ge­lie­fert sind. Die Cloud syn­chro­ni­siert die­se Infor­ma­tio­nen mit allen ange­schlos­se­nen Gerä­ten und hält sie unab­hän­gig von der Hard­ware. Ände­run­gen ste­hen dadurch allen ange­schlos­se­nen Gerä­ten inner­halb kür­zes­ter Zeit zur Ver­fü­gung. Aller­dings beschränkt sich die­ser Abgleich nur auf einen Benut­zer: Er kann mit sei­nem Account auf die­se Infor­ma­tio­nen zugrei­fen, ein ande­rer Benut­zer kommt nicht dran. So arbei­ten zwar die Gerä­te zusam­men, aber kei­ne Men­schen. Das mag prak­tisch sein für den Ein­zel­kämp­fer, für Teams ist es töd­lich, denn die Infor­ma­tio­nen kle­ben damit am Benut­zer: geht er, sind die Infor­ma­tio­nen weg.

Bei der Zusam­men­ar­beit in der Cloud kann der Benut­zer jedoch Infor­ma­tio­nen oder auch Infor­ma­ti­ons­samm­lun­gen ande­ren Benut­zern zur Ver­fü­gung stel­len, so dass die­se ent­we­der nur lesen, oder die Infor­ma­tio­nen ver­än­dern kön­nen. Die­se Infor­ma­tio­nen wer­den wie­der­um auf allen ange­schlos­se­nen Gerä­ten aller Teil­neh­mer syn­chron gehal­ten. Der Traum der uni­ver­sel­len Ver­füg­bar­keit und Aktua­li­tät der Infor­ma­tio­nen wird damit Rea­li­tät. Zumin­dest inner­halb einer defi­nier­ten Grup­pe, die sich – für Unter­neh­men zwin­gend not­wen­dig – auch zen­tral ver­wal­ten lässt.

Wie aber funk­tio­niert die Zusam­men­ar­beit in der Pra­xis?

Sharing is caring

Nach dem Anle­gen eines eige­nen Accounts bei Ever­no­te erhält der Benut­zer auto­ma­tisch ein digi­ta­les Notiz­buch, in das er sei­ne Noti­zen schrei­ben kann. Dies kön­nen Bil­der, Lis­ten. Tabel­le oder auch Bil­der sein, Hyper­links oder Arti­kel aus dem Inter­net. Nichts hält ihn davon ab, wei­te­re Notiz­bü­cher anzu­le­gen, in die er vor­han­de­ne Noti­zen kopie­ren oder ver­schie­ben kann. Die­se Notiz­bü­cher kön­nen dann wie sin­gu­lä­re Noti­zen zum Tei­len frei­ge­ge­ben wer­den. Dabei legt der Benut­zer fest, ob die ande­ren Teil­neh­mer nur lesen oder auch bear­bei­ten dür­fen. Wen­det man dies auf ein Notiz­buch an, wer­den alle Noti­zen dar­in auto­ma­tisch frei­ge­ge­ben.

Frei­ge­ben der Infor­ma­tio­nen (hier im Brow­ser) ist ganz ein­fach und tut gar nicht weh.

Wie man das macht?

  1. Notiz oder Notiz­buch anle­gen (bzw. vor­han­de­ne Notiz oder das Notiz­buch wäh­len).
  2. Frei­ge­ben“ wäh­len und gege­be­nen­falls die E-Mail-Adres­se des Teil­neh­mers oder der Teil­neh­mer ange­ben.
  3. Fest­le­gen, wel­che Berech­ti­gun­gen dem oder den Ein­ge­la­de­nen zuste­hen (lesen oder lesen und bear­bei­ten).
  4. Sen­den. Der Ein­ge­la­de­ne erhält eine Ein­la­dung zu die­sem Notiz­buch bzw. zu die­ser Notiz und kann ableh­nen oder anneh­men.

Der ein­ge­la­de­ne Teil­neh­mer benö­tigt jedoch zum Bear­bei­ten und Lesen der Noti­zen einen (kos­ten­lo­sen) Account bei Ever­no­te, auf den er über einen Brow­ser oder eine App bzw. das ent­spre­chen­de PC-Pro­gramm zugrei­fen kann. Alle Ände­run­gen, die er vor­nimmt, wer­den allen ande­ren Teil­neh­mern dann wie­der zur Ver­fü­gung gestellt. Eine erneu­te Benach­rich­ti­gung über aktu­el­le Noti­zen ist nicht mehr erfor­der­lich, da die Infor­ma­tio­nen auto­ma­tisch syn­chro­ni­siert wer­den.

Auf die­se Wei­se las­sen sich auch Hin­ter­grund­in­for­ma­tio­nen zu einem Pro­jekt sehr schnell und ein­fach mit­tei­len. Gera­de bei Mit­ar­bei­tern, die nicht im glei­chen Gebäu­de sit­zen oder auf das glei­che Unter­neh­mens­netz­werk Zugriff haben, stellt dies sicher, dass alle Betei­lig­ten immer den glei­chen Infor­ma­ti­ons­stand haben.

Dar­über hin­aus gibt es natür­lich auch die Mög­lich­keit, den Inhalt der Notiz als E-Mail über über die ein­schlä­gi­gen sozia­len Netz­wer­ke (face­book, Twit­ter, Lin­kedIn) zu ver­tei­len. Damit „nabelt“ man aller­dings die Notiz von der Quel­le ab und der Emp­fän­ger wird von einer Aktua­li­sie­rung nicht mehr erreicht.

Der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch ist damit nicht mehr vom E-Mail-Ver­kehr und end­lo­sen „Threads“ abhän­gig, son­dern bleibt über­sicht­lich und für alle erreich­bar.

Work Chat

Die zwei­te Beson­der­heit einer sol­chen Arbeits­wei­se ist der „Work Chat“. Von Erwach­se­nen fort­ge­schrit­te­nen Alters meist arg­wöh­nisch beäugt, hat sich der Chat mitt­ler­wei­le als durch­aus respek­ta­bles Kom­mu­ni­ka­ti­ons­werk­zeug eta­bliert. Es sind nicht nur pick­li­ge Teens, die in der U-Bahn chat­ten, son­dern dank Sky­pe und ähn­li­cher Pro­gram­me auch gestan­de­ne Berufs­tä­ti­ge, die die Geschwin­dig­keit des kur­zen Chats der eher tra­ni­gen und lang­at­mi­gen E-Mail vor­zie­hen. Gibt es eine kur­ze Fra­ge, muss nur die Fra­ge ein­ge­tippt wer­den.

Der Chat dreht sich im Berufs­le­ben vor allem um kon­kre­te The­men der Arbeits­welt. Hier setzt der Work Chat von Ever­no­te an.

Ent­spann­ter Infor­ma­ti­ons­aus­tausch mit Ever­no­te. Da wird die Arbeit zum Ver­gnü­gen

Statt ein eige­nes Chat­pro­gramm zu star­ten (das der Emp­fän­ger viel­leicht nicht besitzt), öff­net man direkt den inte­grier­ten Chat. Soll­te der Emp­fän­ger auch einen Ever­no­te-Account besit­zen, wird er benach­rich­tigt und kann sofort ant­wor­ten.

  1. Ever­no­te star­ten.
  2. Work Chat“ wäh­len.
  3. Emp­fän­ger wäh­len.
  4. Text ein­ge­ben und sen­den.

Arbeiten

Pro­gram­me wie Ever­no­te, deren Exis­tenz­be­rech­ti­gung vor allem dar­in liegt, dass sie auf gera­de­zu genia­le Wei­se dem Benut­zer hel­fen, Infor­ma­tio­nen zu sam­meln, zu ver­wal­ten, zu sor­tie­ren und zu kom­mu­ni­zie­ren, sind aus dem moder­nen Büro nicht mehr weg­zu­den­ken. Das Prak­ti­sche dabei: Es ist für den Haus­ge­brauch kos­ten­los und lässt sich damit belie­big lan­ge tes­ten.

Wel­co­me to New Work!


Bild­nach­weis: Ever­no­te