Es ist 8 Uhr mor­gens. Wir set­zen uns an den Schreib­tisch und schal­ten den Rech­ner ein. Wäh­rend das Betriebs­sys­tem alle ange­schlos­se­nen Gerä­te durch­zählt und die Blö­cke im Arbeits­spei­cher nament­lich auf­ruft, holen wir uns eine Tas­se Kaf­fee und sehen dem Rech­ner beim Star­ten zu. Es mel­det sich das Sys­tem, dass ein Update ansteht und man daher nach der Instal­la­ti­on den Rech­ner neu star­ten müs­se. Wir rüh­ren den Kaf­fee um. Immer noch zu heiß zum Trin­ken.

Da piept das Smart­pho­ne, es hat eine E-Mail emp­fan­gen, wir sol­len den Chef anru­fen (der ist heu­te nicht an sei­nem Arbeits­platz) wegen der Instal­la­ti­on des WLAN-Adap­ters. Aber erst um 10 Uhr. Na, dann haben wir ja noch Zeit und kön­nen erst mal alle ande­ren E-Mails lesen, die so im Ein­gangs­korb gelan­det sind.

Ein mor­gend­li­ches Sze­na­rio an deut­schen Arbeits­plät­zen in der Doku­men­ta­ti­ons­bran­che. Schön, wenn es immer so ent­spannt wäre – und blie­be.

Alltag

Lei­der aber hält die­ser Zustand nicht lan­ge an, denn ent­we­der funk­tio­niert das Update nicht, der bis­her immer funk­tio­nie­ren­de Dru­cker mel­det sich nicht, der Chef ist um 10 Uhr und auch um 11 Uhr nicht erreich­bar, statt­des­sen rufen die Kol­le­gen aus der Ent­wick­lung an und wol­len wis­sen, was man hin­sicht­lich des Adap­ter zu tun gedenkt und wo denn nun die Über­set­zung sei, für 10 Uhr wird ein kurz­fris­ti­ges Mee­ting anbe­raumt, bei dem die Kos­ten­struk­tur der Doku­men­ta­ti­on bespro­chen wer­den soll, um das Bud­get fürs kom­men­de Quar­tal abzu­ste­cken, die Kol­le­gin ruft an, dass ihr Kind Fie­ber hat und sie daher nicht kom­men kann, man also irgend­wie an die Bespre­chungs­un­ter­la­gen des ver­scho­be­nen Mee­tings kom­men muss (vor 9:45 wegen der Aus­dru­cke, wobei der Dru­cker ja immer noch nicht …), – Mit ande­ren Wor­ten: die Ent­span­nung ist weg, die eigent­li­che Tätig­keit, näm­lich die Doku­men­ta­ti­on zu ergän­zen mit drei Sät­zen, fällt ver­mut­lich heu­te hin­ten run­ter. Und die Pro­duk­ti­vi­tät kommt auch nicht hin­ten hoch.

Schnell­vor­lauf. Es ist 16:15 Uhr. Die drei Sät­ze haben wir immer noch nicht geschrie­ben. Wir müs­sen sie sowie­so erst frei­ge­ben las­sen. Dum­mer­wei­se ist der Ent­wick­lungs­lei­ter jetzt eine Woche in Urlaub und sein Stell­ver­tre­ter erklärt sich für nicht zustän­dig. Die Zah­len für das Mee­ting waren nicht zu bekom­men, wir haben die Bespre­chung der Kos­ten­struk­tur daher auf die kom­men­de Woche ver­scho­ben, aber zumin­dest mit den zurück­lie­gen­den Zah­len ope­rie­ren kön­nen. Die sind zwar nicht mehr gül­tig, aber statt einer abfäl­li­gen Bemer­kung über die Schlam­pig­keit der Doku­men­ta­ti­on ist es bei einem Augen­rol­len geblie­ben. Der Dru­cker? Da ist ver­mut­lich irgend­ein Ver­schleiß­teil hin­über und muss nach­be­stellt wer­den. Wer das macht, ist nicht klar, wes­we­gen das ver­mut­lich an der Doku­men­ta­ti­on hän­gen­bleibt, die sich dazu erst eine Geneh­mi­gung aus der Buch­hal­tung holen muss. Und die Unter­schrift vom Chef. Der kommt am Mon­tag. Außer­dem – was ist das für ein Bau­teil über­haupt und wo bestellt man das? Dafür haben wir den Ent­wick­lern aber mit­tei­len kön­nen, dass sich die Über­set­zung noch ver­zö­gert, weil ja die drei Sät­ze noch feh­len, die dann der Ent­wick­lungs­lei­ter aus der Fer­ne frei­ge­ben muss.

Die Kol­le­gin hat davon wenig mit­be­kom­men, sie wird erst über­mor­gen wie­der da sein, ihr Kind hat es ziem­lich böse erwischt. Hof­fent­lich steckt sie sich nicht an.

Verwaltung

Was haben wir an so einem mög­li­cher­wei­se typi­schen Tag also geschafft? Oder anders her­um: womit kön­nen wir unse­re Tätig­keit eigent­lich mes­sen und bewer­ten? Es sind an einem durch­schnitt­li­chen Arbeits­tag gera­de in der Doku­men­ta­ti­on ja nicht ein­di­men­sio­na­le Pro­duk­te fer­tig­zu­stel­len oder abzu­ar­bei­ten, son­dern es gilt mit einer Viel­zahl unter­schied­li­cher Infor­ma­tio­nen zu jon­glie­ren, sie zu ord­nen, zu kom­mu­ni­zie­ren, mit  einem Zeits­tem­pel oder einer Erin­ne­rung zu ver­se­hen, damit wir nicht im Cha­os ver­sin­ken. Die Arbeits­leis­tung besteht also nicht allei­ne aus den drei Sät­zen, die wir immer noch zu schrei­ben haben, son­dern in der Ver­wal­tung der Infor­ma­tio­nen, die weit­läu­fig damit zusam­men­hän­gen. Wie aber macht man das?

Merken, analog

Es gibt Kol­le­gen, die haben einen Sta­pel Schmier­zet­tel aus dem Papier­korb neben dem Dru­cker gefischt und schrei­ben sich alles auf. Die Papie­re sehen dann spä­ter aus wie abs­trak­te Ent­wür­fe für ein Wand­graf­fi­ti und nie­mand fin­det sich dar­auf zurecht, auch nicht der Ver­fas­ser. Vor allem, wenn drei oder vier Sei­ten am Abend auf dem Schreib­tisch Nach­lau­fen spie­len. Dann bricht spä­tes­tens am nächs­ten Mor­gen Hek­tik aus: Wo ist die­se Notiz bloß wie­der? War­um habe ich die­ses Wort ein­ge­krin­gelt? Hat­te ich dem Chef die neue Infor­ma­ti­on eigent­lich mit­ge­teilt?

Um das nicht falsch zu ver­ste­hen: Natür­lich ist es immer bes­ser, Infor­ma­tio­nen nicht (nur) im Kopf zu behal­ten, son­dern auf­zu­schrei­ben. Wer schreibt, der bleibt. Nun ist es aber so, dass die­se Infor­ma­tio­nen auf dem Papier von sehr unter­schied­li­cher Art sind: Man­che die­nen der Arbeits­pla­nung und erfor­dern nach­fol­gen­de Tätig­kei­ten. Man­che die­nen der Archi­vie­rung des Wis­sens und damit der rei­nen Pro­to­kol­lie­rung. Man­che Infor­ma­tio­nen besit­zen einen inne­ren Zusam­men­hang (bei­spiels­wei­se das Ergeb­nis der Bud­get­pla­nung und die Kos­ten­struk­tur). Und man­che ergän­zen nur eine vor­han­de­ne Infor­ma­ti­on und ver­tie­fen sie. Die­ses Wis­sen im Kopf zu behal­ten, ist zwar von Vor­teil, wenn man sich unent­behr­lich machen möch­te (was oft aber nicht gelingt), es hat aber den ent­schei­de­nen Nach­teil, dass ande­re dar­auf nicht auf­bau­en und es dem­entspre­chend ergän­zen kön­nen.

Papier ist da schon mal ein ers­ter Schritt. Nur auf­grund der Halt­bar­keit nicht beson­ders nutz­brin­gend, denn das Wie­der­fin­den ist meist eine Qual – und häu­fig erfolg­los.

Merken, digital

Bei­de Pro­gram­me sind kos­ten­los, sowohl für Smart­pho­nes und Tablets als auch für Com­pu­ter, erfor­dern aber einen Account (für den Cloud-Ser­ver), über den die Infor­ma­tio­nen syn­chro­ni­siert wer­den. Die­ser Account ist bei Ever­no­te kos­ten­los in der ein­fa­chen Ver­si­on mit begrenz­ter monat­li­cher Über­tra­gungs­ka­pa­zi­tät oder kos­ten­pflich­tig (Pre­mi­um und Busi­ness). Für One­Note ist ein Micro­soft Account erfor­der­lich. Das Pro­gramm wird mit Office 365 aus­ge­lie­fert.
  • Ever­no­te. Ver­füg­bar für Win­dows ab Vis­ta, OS X ab Ver­si­on 10.7.5 (64bit), Andro­id und iOS
  • One­Note. Ver­füg­bar für Win­dows ab Win­dows 7, OS X ab Ver­si­on 10.9, Andro­id, iOS und Win­dows Pho­ne ab 7

Seit etwa einer Gene­ra­ti­on gibt es daher die durch­aus sinn­vol­le­re Opti­on, die Infor­ma­tio­nen in Form von Notiz­zet­teln oder klei­nen Doku­men­ten digi­tal abzu­le­gen. Text­ver­ar­bei­tung geöff­net und Text rein. Spei­chern und fer­tig. Soll­te die­ses Doku­ment einen sinn­stif­ten­den Namen besit­zen, ist das Wie­der­fin­den leich­ter als mit der ana­lo­gen Vari­an­te. Unglück­li­cher­wei­se häu­fen sich im Lau­fe der Zeit die­se Doku­men­te doch arg, so dass man zum Wie­der­fin­den die Such­funk­ti­on des Com­pu­ter­sys­tems benut­zen muss, das nach den Datei­na­men und mitt­ler­wei­le auch in den Doku­ment­in­hal­ten suchen kann. Damit ist ein Pro­blem aus der Welt. Lei­der ist es nicht das Ein­zi­ge. Soll­ten Infor­ma­tio­nen näm­lich nicht nur gehor­tet und auf der Fest­plat­te abge­legt in den Tie­fen des Datei­sys­tem ver­schwin­den, son­dern statt­des­sen meh­re­ren ande­ren Infor­ma­tio­nen zuge­ord­net wer­den, kommt die­ses Sys­tem an sei­ne Gren­zen. Außer­dem steigt mit zuneh­men­der Men­ge unter­schied­li­cher Infor­ma­tio­nen die Mög­lich­keit, dass sie nicht mehr nur von einer Per­son benutzt und ange­legt wer­den, son­dern von meh­re­ren Per­so­nen gleich­zei­tig. Zu Bei­dem lie­ße sich – falls man wei­ter­hin auf Doku­men­te im Datei­sys­tem setzt – eine Lösung fin­den: Doku­men­te per Hyper­links ver­knüp­fen und Aus­schnit­te dar­aus in eine E-Mail kopie­ren und ver­schi­cken.

Es ist aller­dings recht offen­sicht­lich, dass die­se Vor­ge­hens­wei­se nur Flick­werk ist, denn zum einen wer­den die Hyper­links zer­stört, soll­te der Datei­pfad geän­dert wer­den oder die Zugriffs­be­rech­ti­gun­gen, zum ande­ren weiß kei­ner der Teil­neh­mer, wo die­se Doku­men­te eigent­lich lagern und mit wel­chen sie denn nun ver­knüpft sind. Letz­te­res – das Ver­schi­cken der Aus­schnit­te – ist sogar kon­tra­pro­duk­tiv, denn mit dem Kopie­ren ent­steht eine – nun – Kopie, die Infor­ma­ti­on bekommt einen Zwil­ling, des­sen wei­te­rer Weg nicht mehr bestimm­bar ist. Soll­te sich die Infor­ma­ti­on ändern, nach­dem die Kopie ver­schickt wur­de, exis­tie­ren zwei Ver­sio­nen. Wel­che ist dann die Rich­ti­ge?

Die Lösung

Die Fra­gen, die oben ange­ris­sen wur­den, sind weder neu noch ein­zig­ar­tig. Mit zuneh­men­der Infor­ma­ti­ons­dich­te hat sich ihre Dring­lich­keit aller­dings dra­ma­tisch ver­schärft. Und letzt­end­lich beruht auch die Erfin­dung des Inter­net auf die­sen Über­le­gun­gen. War­um also soll­te man das Rad neu erfin­den? Die Kunst besteht dar­in, die Mög­lich­kei­ten der Tech­nik zu kom­bi­nie­ren und sie für den poten­zi­el­len Benut­zer auch ver­ständ­lich und damit nutz­bar zu machen. Auf dem Markt exis­tie­ren dazu zahl­rei­che Lösun­gen (bei­spiels­wei­se Ever­no­te – sie­he Ever­no­te – der Über­all­no­tiz­block – und auch One­Note von Micro­soft). Bei­de Werk­zeu­ge haben Vor- und Nach­tei­le, die aller­dings je nach Kon­text sehr unter­schied­lich gewich­tet sind. Bei­den Tools ist aller­dings gemein, dass sie mit unter­schied­lichs­ter Hard­ware zu bedie­nen sind (Tablet, Smart­pho­ne und Com­pu­ter) und dazu sehr stark die Cloud ein­be­zie­hen.

In jedem Fall aber set­zen sie trotz aller Benut­zer­freund­lich­keit vor­aus, dass ent­we­der beim Benut­zer ein hoher Lei­dens­druck herrscht, sich mit die­sen Tools beschäf­ti­gen zu müs­sen – oder aber die Ein­sicht vor­han­den ist, dass Pro­duk­ti­vi­tät eben kein Zufall ist.