Dass es berufs­tä­ti­ge Men­schen gibt, die ohne Auf­ga­ben­ver­wal­tung aus­kom­men, ist nicht unge­wöhn­lich. Bei Selbst­stän­di­gen kann eine feh­len­de Auf­ga­ben­ver­wal­tung jedoch zu erheb­li­chem Stress füh­ren und sogar exis­tenz­be­dro­hend sein. Nun ist ein Auf­ga­ben­ver­wal­tung kei­ne Soft­ware, die man instal­liert und dann regelt sich alles von allei­ne – Auf­ga­ben­ver­wal­tung (der Begriff „Taskma­nage­ment“ ist viel­leicht zutref­fen­der) greift in Pro­zes­se und Pro­jek­te ein, an denen auch Kol­le­gen und Auf­trag­ge­ber betei­ligt sind. Auf­ga­ben sind daher auch oft „gemein­schaft­li­che“ Auf­ga­ben, vor allem, wenn die Kol­le­gen auf die Erle­di­gung der Auf­ga­be ange­wie­sen sind. Was liegt also näher, als eben sol­che „soci­al tasks“ auf einer gemein­sa­men Platt­form zu orga­ni­sie­ren? Das geht jetzt mit Igloo.

 

Igloo was?

Igloo ist eine Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­form im Inter­net (klingt hoch­tra­bend, es ist eigent­lich eine Art Intra­net für moder­ne Team­ar­beit, für die kei­ne eige­ne IT-Instal­la­ti­on erfor­der­lich ist) und wur­de schon hier vor­ge­stellt (sie­he Igloo: Die Wagen­burg im Inter­net).

Kurz zusam­men­ge­fasst: Auf Igloo kön­nen Grup­pen zusam­men­ar­bei­ten, kom­mu­ni­zie­ren, Ter­mi­ne anset­zen und Teil­neh­mer ein­la­den, Erfah­run­gen und Daten aus­tau­schen, selbst wenn die Teil­neh­mer über die Welt ver­streut arbei­ten. Der Zugriff ist per Brow­ser oder Smart­pho­ne jeder­zeit gege­ben. Bei Ände­run­gen wer­den die Betrof­fe­nen auto­ma­tisch infor­miert, kön­nen ant­wor­ten, an ande­re Teil­neh­mer im Igloo Nach­rich­ten schi­cken und sind damit jeder­zeit in die Kom­mu­ni­ka­ti­on ihres Teams ein­ge­bun­den: „Habe ich nicht bekom­men.“ gibt’s nicht mehr…

Dar­über hin­aus kön­nen in Igloo Team­be­rei­che ein­ge­rich­tet wer­den, auf die nur die Mit­glie­der die­ses Team­be­reichs Zugriff haben. So wird die Kom­mu­ni­ka­ti­on auf die Teil­neh­mer beschränkt, die auch tat­säch­lich betrof­fen sind.

Fast wie in der Men­gen­leh­re: Teams in Igloo

Das ist nicht nur bequem, es bedeu­tet auch in einer Welt des ver­netz­ten Arbei­tens, dass kein Teil­neh­mer außen vor gelas­sen wird – oder mit Infor­ma­tio­nen zuge­schüt­tet wird, die ihn nicht betref­fen. Gera­de Letz­te­res ist ja mitt­ler­wei­le ein viel grö­ße­res Pro­blem: Aus Angst, dass nicht jeder Inter­es­sier­te recht­zei­tig infor­miert wird, wer­den täg­lich Nach­rich­ten an alle Teil­neh­mer ver­schickt, selbst wenn die­se nicht betrof­fen sind. In die­ser Infor­ma­ti­ons­flut gehen die wirk­lich rele­van­ten Infor­ma­tio­nen natür­lich oft unter.

Auf­ga­ben sind nicht Projekte

Zu GTD, „Get­ting Things Done“ gibt es hier eine aus­führ­li­che­re Buch­be­schrei­bung: Get­ting Things Done – Und nun ver­ab­schie­den wir uns von den Nicht­schwim­mern …. Ver­kürzt umris­sen befasst sich GTD mit einer sehr effi­zi­en­ten Arbeits- und Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on für den beruf­li­chen All­tag. Daher beschreibt auch der deut­sche Name des Buchs „Wie ich die Din­ge gere­gelt krie­ge“ den Inhalt recht klar.

Pro­jek­te dage­gen müs­sen mehr Kri­te­ri­en genü­gen und sind mit­nich­ten so line­ar zu erle­di­gen wie Auf­ga­ben. Eine all­ge­mein ver­ständ­li­che Ein­lei­tung dazu fin­det man in den Buch „Pro­jekt­ma­nage­ment für Dum­mies“. Der größ­te Unter­schied zu Auf­ga­ben sind die Mei­len­stei­ne und die Res­sour­cen, die bei Auf­ga­ben nicht rele­vant sind.

Nun darf man nicht dem Irr­tum erlie­gen, dass mit der Ein­rich­tung eines Team­be­reichs (und mit der Team­bil­dung, die ja dahin­ter ste­hen muss) und einer gemein­sa­men Auf­ga­be schon das Pro­jekt­ma­nage­ment erle­digt sei. Auf­ga­ben sind nicht Pro­jek­te. Auf­ga­ben sind – eng an die Idee des GTD (sie­he rechts) ange­lehnt – eigent­lich Tätig­kei­ten inner­halb eines kom­ple­xe­ren Projekts.

Auf­ga­ben dage­gen haben eine eige­ne Struk­tur: sie beschrei­ben mög­lichst knapp eine Tätig­keit anhand des Objek­tes und eines Verbs („Pro­to­koll vor­be­rei­ten“) und einer Per­son, die die­se Tätig­keit aus­füh­ren soll. Feh­len Objekt oder Verb, ist die Auf­ga­be mit­un­ter inter­pre­ta­ti­ons­be­dürf­tig und damit feh­ler­träch­tig: „Pro­to­koll“ allei­ne macht kei­nen Sinn, weil sich nicht erken­nen lässt, was damit gemacht wer­den soll.

Ohne eine Per­son, die die­se Tätig­keit über­nimmt, das wis­sen wir schon aus der Schu­le, wird die Auf­ga­be nicht erle­digt. Es fühlt sich nie­mand zuständig.

Dar­über hin­aus ver­fü­gen Auf­ga­ben – vor allem inner­halb eines grö­ße­ren Pro­jekts – natür­lich noch über einen Ter­min, an dem sie been­det wer­den sol­len, damit die Zeit­pla­nung des Pro­jekts nicht in Wan­ken gerät und nach­fol­gen­de Tätig­kei­ten des­halb ver­scho­ben wer­den müs­sen. (Im Grun­de ist die Tat­sa­che, dass Auf­ga­be und Pro­jekt mit jeweils einem Ziel­ter­min ver­se­hen sind, auch der Grund für ihre Verwechslung.)

Ist eine Auf­ga­be dann erle­digt, wird sie abge­hakt, bleibt aber erhal­ten. Damit ist die Nach­voll­zieh­bar­keit inner­halb eines grö­ße­ren Auf­ga­ben­pa­kets oder eben eines Pro­jekts gewähr­leis­tet. Erle­dig­te Auf­ga­ben dür­fen erst dann „ent­sorgt“ wer­den, wenn das gesam­te Pro­jekt abge­schlos­sen ist. Frü­hes­tens. Bes­ser noch ist die Archi­vie­rung, um für zukünf­ti­ge Pro­jek­te dar­aus ler­nen zu können.

Eine Auf­ga­be anle­gen ist flott erle­digt in Igloo: Text ein­ge­ben, Ziel­ter­min rein und fertig.

Social tasks“

Auf die oben beschrie­be­ne Art und Wei­se funk­tio­nie­ren alle Werk­zeu­ge wie Omni­Fo­cus (sie­he auch hier: Omni­Fo­cus 2), die sich die Auf­ga­ben­ver­wal­tung auf die Fah­nen geschrie­ben haben. Aller­dings lei­den vor allem die kos­ten­lo­sen Werk­zeu­ge dar­un­ter, dass sie eine Auf­ga­ben­ver­wal­tung für den Benut­zer sind – und nur für die­sen. Als Ein­zel­kämp­fer mag das genü­gen. Im Team funk­tio­niert das nicht mehr rei­bungs­frei: Wie erfährt Kol­le­ge A, dass Kol­le­ge B sei­ne Auf­ga­be erle­digt hat, und A jetzt mit dem Ergeb­nis wei­ter­ar­bei­ten kann? Nach­fra­gen? Und wie bekommt es einen Tag spä­ter Kol­le­ge C mit, der kurz­fris­tig ein­sprin­gen konnte?

Mit Igloo kein The­ma: Kol­le­ge C mel­det sich an und erfährt aus der Auf­ga­ben­lis­te, wel­che Auf­ga­ben für ihn anste­hen und ob Kol­le­ge B den Sta­tus der Auf­ga­be auf „erle­digt“ gesetzt hat. Über Letz­te­res wird er auch per E-Mail auto­ma­tisch infor­miert, muss sich also noch nicht ein­mal anmelden.

Da sich im Lau­fe eines Pro­jekts natür­lich die Auf­ga­ben häu­fen, unter­schei­det Igloo zwi­schen Auf­ga­ben, die ein belie­bi­ges Team-Mit­glied zu erle­di­gen hat, und den Auf­ga­ben, die nur für das ange­mel­de­te Mit­glied gelten.

Und um die Schrau­be noch eine Umdre­hung wei­ter zu dre­hen, kön­nen alle Team­mit­glie­der die anste­hen­den Auf­ga­ben kom­men­tie­ren und mit „Unter­auf­ga­ben“ (Sub­tasks) ver­se­hen, die aus einer Auf­ga­be dann ein gan­zes Auf­ga­ben­pa­ket machen. Letz­te­res gilt aller­dings nur für Auf­ga­ben, die vom Mit­glied selbst ange­legt wurden.

Team-Mit­glie­der ein­bin­den: Wer sol­le machen?

Fazit

Die Erwei­te­rung des Igloo mit „Soci­al Tasks“ (von Igloo intern Pro­jekt „Uni­corn“ genannt), ist eine höchst will­kom­me­ne Ergän­zung zum Funk­ti­ons­um­fang der Platt­form, die – das kann nicht oft genug betont wer­den – für Teams bis 10 Per­so­nen kos­ten­los ist. Sie ist für man­che Nut­zer ein sehr guter Ein­stieg in das Auf­ga­ben­ma­nage­ment, vor allem, wenn die­se bis­her damit noch nie zu tun hat­ten. Denn im Grun­de erfüllt das Taskma­nage­ment nur sei­nen Zweck, wenn es alle im Team nut­zen. Dann aber erhöht es die Pro­duk­ti­vi­tät ungemein.

Nur für nicht erle­dig­te Auf­ga­ben muss man sich jetzt eine wirk­lich gute Begrün­dung ein­fal­len lassen…