Die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on ist ein sehr kon­ser­va­ti­ves Gewer­be. Sie benö­tigt lan­ge, um auf­kom­men­de Trends in der Infor­ma­ti­ons­ver­mitt­lung anzu­neh­men und in die all­täg­li­chen Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se zu über­neh­men. Das hat Vor­tei­le und Nach­tei­le. Der Nach­teil ist die Tat­sa­che, dass der Leser meist wesent­lich wei­ter ist als der Redak­teur. Wo Letz­te­rer in Papier­for­ma­ten denkt, haben die Erst­ge­nann­ten das Smart­pho­ne in der Hand. Der Vor­teil ist die Beharr­lich­keit und Kon­sis­tenz der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on. Zuver­läs­sig­keit ist ein Qua­li­täts­merk­mal.

Dies gilt nicht nur für die Qua­li­tät der Doku­men­ta­ti­on, son­dern auch für die Ansprü­che an die Soft­ware, mit der man Tech­ni­sche Doku­men­te erstellt. Und es gilt auch für die Pro­zes­se, die hin­ter der Doku­men­ten­pro­duk­ti­on ste­cken. Die Erstel­lung von Tech­ni­schen Doku­men­ta­tio­nen ist kein krea­ti­ver Akt, bei dem kein Doku­ment dem ande­ren gleicht, son­dern ein Ver­such, effi­zi­ent Infor­ma­tio­nen zu ver­mit­teln. Das Zau­ber­wort für die­se Effi­zi­enz lau­tet „Stan­dar­di­sier­bar­keit“. „Ja!“, wer­den Sie den­ken, „Das hat der alte Hen­ry Ford auch gesagt.“ Stimmt. Indus­trie­ge­schicht­lich stellt die Stan­dar­di­sier­bar­keit einen der bedeu­tends­ten Schrit­te dar, die den Unter­schied zwi­schen Manu­fak­tu­ren und Fabri­ken mar­kie­ren. – Aber ich schwei­fe ab.

Zusammenschrauben statt neu schnitzen

In der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on bedeu­tet dies, dass Doku­men­te zu Pro­dukt­va­ri­an­ten nicht per Copy & Pas­te erstellt wer­den, son­dern aus Bau­stei­nen zusam­men­ge­setzt sind, die in allen Doku­men­ten iden­tisch sind (und auch sein sol­len). Die­se Vor­ge­hens­wei­se hat die Eigen­schaft, dass bei Ände­run­gen oder Über­set­zun­gen nur noch wenig Auf­wand und damit gerin­ge Kos­ten anfal­len. In 50 unter­schied­li­chen Doku­men­ten den glei­chen Text per Suchen und Erset­zen zu bear­bei­ten, ist näm­lich wesent­lich feh­ler­an­fäl­li­ger und müh­sa­mer.

Ein Bau­stein für zahl­rei­che Doku­men­te. Das ist All­tag in der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on

Unter die­sem Gesichts­punkt ist auch nahe­lie­gend, dass sich eine Soft­ware wie Ado­be Frame­Ma­ker gera­de im Bereich der Tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on so gut behaup­ten kann – trotz sei­ner ekla­tan­ten Schwä­chen im Bereich Kon­fi­gu­rier­bar­keit und Usa­bi­li­ty. Und das ist auch der Grund, war­um sich in der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on mehr und mehr Redak­ti­ons­sys­te­me durch­zu­set­zen begin­nen, die dem Redak­teur die Ver­wal­tungs­ar­beit erleich­tern sol­len. (sie­he Redak­ti­ons­sys­te­me: Lei­dens­druck oder Knopf­druck? und Redak­ti­ons­sys­te­me, Epi­log: Anpa­cken – aber wo?). Es gibt aber Doku­men­te vor allem im Kon­sum­gü­ter­be­reich, die neben der Tech­ni­schen Infor­ma­ti­ons­ver­mitt­lung auch den Ansprü­chen der Mar­ke­ting- und Ver­triebs­ab­tei­lun­gen fol­gen sol­len. Das ist ver­ständ­lich, denn auch dort greift man ger­ne auf die Kom­bi­na­ti­on aus tech­ni­schem Sach­ver­stand und Didak­tik-Kom­pe­tenz des tech­ni­schen Redak­teurs zurück: Die Infor­ma­ti­on soll nicht nur kor­rekt und ver­ständ­lich sein, son­dern auch „appe­tit­lich“ (was man ja von sei­ten­lan­gen Tabel­len nicht immer behaup­ten kann …).

Nun haben aber Mar­ke­ting­ab­tei­lun­gen ande­re Ansprü­che und Vor­kennt­nis­se an die zu ver­wen­den­den Redak­ti­ons­werk­zeu­ge als der Redak­teur. Eine Vor­stel­lung von Stan­dar­di­sier­bar­keit genießt dort kei­ne hohe Prio­ri­tät, ja sie scheint der Ver­triebs­krea­ti­vi­tät gera­de­zu ent­ge­gen­zu­ste­hen. So greift die Mar­ke­ting­ab­tei­lung denn ger­ne auf ein Pro­dukt wie Ado­be InDe­sign zurück, das eine wesent­lich nied­ri­ge­re Lern­kur­ve besitzt als Frame­Ma­ker aus dem glei­chen Haus – aber auf den ers­ten Blick auch eine wesent­lich gerin­ge­re Fähig­keit, Doku­men­te stan­dar­di­siert zu erstel­len. Auf den ers­ten Blick. Der trügt jedoch: Auf den zwei­ten funk­tio­niert das näm­lich sogar ganz gut.

Klar geht das auch mit InDesign

InDe­sign bie­tet schon län­ger die Mög­lich­keit, gan­ze Abschnit­te mehr­fach zu ver­wen­den, um sie dann im Ziel­do­ku­ment an der rich­ti­gen Stel­le zu plat­zie­ren. Dazu muss man sich nur ein Doku­ment anle­gen und alle Text- und Gra­fik­rah­men außer­halb des Druck­bo­gens („Spread“) able­gen. Beim Druck wer­den die­se Con­tai­ner nicht berück­sich­tigt und kön­nen nach Bedarf ver­scho­ben wer­den. Das klingt zunächst brauch­bar, macht aber wenig Sinn, wenn es dar­um geht, bei­spiels­wei­se Falt­blät­ter zu erstel­len, die für zahl­rei­che Pro­dukt­va­ri­an­ten benö­tigt wer­den. Denn zwar sind auf die­se Wei­se mal schnell ein paar Doku­men­te zusam­men­ge­setzt, bei Ände­run­gen aber fällt die­ses Sys­tem aus­ein­an­der: da nur ein Druck­bo­gen für alle Doku­men­te her­hal­ten muss, müs­sen alle Objek­te dar­auf neu gesetzt wer­den. Das ist die klas­si­sche Vor­ge­hens­wei­se, wie sie seit dem Druck­satz unter Guten­berg gül­tig war. Das ist aller­dings anti­quiert und umständ­lich. Es geht näm­lich schnel­ler.

Textabschnitt platzieren und verknüpfen“

Wir benö­ti­gen dazu min­des­tens ein Quell­do­ku­ment und ein Ziel­do­ku­ment. Letz­te­res ist bei­spiels­wei­se eines jener Viel­zahl von Falt­blät­tern, die alle eine iden­ti­sche Ein­lei­tung haben sol­len.

Bei­de Doku­men­te sind geöff­net. Die Ände­run­gen sind live

Wir legen das Ziel­do­ku­ment ent­spre­chend der Vor­la­ge an (zum Bei­spiel durch Import der Stil­bi­blio­the­ken). Im Ziel­do­ku­ment bleibt der Platz frei, den unse­re Ein­lei­tung bean­sprucht.

  1. Wir legen ein lee­res Quell­do­ku­ment für unse­re Ein­lei­tung an und impor­tie­ren nur die Absatz- und Zei­chen­sti­le.
  2. Im Quell­do­ku­ment sehen wir einen Text­rah­men vor, der in etwa der maxi­ma­len Höhe unse­re Plat­zes im Ziel­do­ku­ment ent­spricht und schrei­ben unse­re Ein­lei­tung hin­ein (man kann sie auch aus einem Text­do­ku­ment impor­tie­ren).
  3. Die­se Ein­lei­tung wird pas­send for­ma­tiert und steht so für die Kor­rek­tur und Frei­ga­be zur Ver­fü­gung.
  4. Sofern der gesam­te Inhalt benö­tigt wird (optio­nal geht es auch mit Text-Bild-Abschnit­ten), mar­kie­ren wir den Rah­men im Quell­do­ku­ment und wäh­len Im Menü „Bear­bei­ten“ den Punkt „Text­ab­schnitt plat­zie­ren und ver­knüp­fen“.
  5. Jetzt wech­seln wir in das Ziel­do­ku­ment und plat­zie­ren den Rah­men. Fer­tig. Halt: Spei­chern nicht ver­ges­sen.
Zu den Details des Ver­knüp­fens und den wei­te­ren Mög­lich­kei­ten, Modu­le zu bear­bei­ten und zu loka­li­sie­ren, ist ein Blick in die Online­hil­fe emp­feh­lens­wert.

Soll­te jetzt die Mar­ke­ting­ab­tei­lung auf die Idee kom­men, die Ein­lei­tung mit einem klei­nen Bild­chen oder einer sprach­li­chen Ände­run­gen doch noch mal ändern zu wol­len, öff­nen wir das Quell­do­ku­ment und pas­sen den Inhalt an. Sobald wir näm­lich jetzt das Ziel­do­ku­ment öff­nen (es könn­ten ja auch zahl­rei­che Ziel­do­ku­men­te sein, denn das Plat­zie­ren und Ver­knüp­fen lässt sich sehr schnell nach­ein­an­der auf meh­re­re Ziel­do­ku­men­te anwen­den), möch­te InDe­sign wis­sen, ob wir eben die­se Ver­knüp­fung aktua­li­sie­ren wol­len. Selbst falls wir ableh­nen, lässt sich das in der Link-Palet­te („Ver­knüp­fungs­be­dien­feld“) schnell nach­ho­len – auch für alle ver­knüpf­ten Objek­te gleich­zei­tig.

Fazit

Der Pro­zess des Ver­knüp­fens ist etwas umständ­li­cher als man dies von Frame­Ma­ker gewohnt ist (dort las­sen sich ver­knüpf­te Objek­te nur im Quell­do­ku­ment anpas­sen), stellt er doch in der tech­ni­schen Dou­men­ta­ti­on einen ele­gan­ten Weg dar, die Vor­tei­le der Stan­dar­di­sie­rung und der modu­la­ren Doku­men­ten­pro­duk­ti­on mit der Fle­xi­bi­li­tät der Lay­out­soft­ware zu ver­bin­den, um auch optisch anspre­chen­de Tech­ni­sche Doku­men­te zu erstel­len.