Omni­Fo­cus, der Platz­hirsch unter den Pro­gram­men für das Auf­ga­ben­ma­nage­ment, ist nach über einem Jahr War­te­zeit nun doch in der Ver­si­on 2 erschie­nen. Und das War­ten hat sich gelohnt. Wer mit „Get­ting Things Done“ noch nichts anfan­gen kann und sei­ne beruf­li­chen Din­ge im Griff haben möch­te, soll­te sich das Pro­gramm unbe­dingt anschau­en. Wer bereits die Ver­si­on 1 besitzt, soll­te es nicht beim Anschau­en belas­sen.

Vorlauf

Sie haben es sich bei der Omnigroup nun wirk­lich nicht leicht gemacht: Schon vor fast andert­halb Jah­ren stand ein drin­gend benö­tig­tes Update sowohl in der Funk­ti­on wie auch der Form an. Im Janu­ar letz­ten Jah­res ging man sogar in die öffent­li­che Beta-Pha­se, nach­dem man das Pro­gramm auf einem Event rich­tig groß ange­kün­digt hat­te. Dann aber zog man den Stöp­sel und alle Beta-Fas­sun­gen zurück.

War­um? Der ers­ten Fas­sung des Pro­gramms, dem man trotz zahl­rei­cher Aktua­li­sie­run­gen die Her­kunft aus OmniOut­li­ner immer noch ansah, war in mehr­fa­cher Hin­sicht in die Jah­re gekom­men. Eine ein­fa­ches „Face­lif­ting“ hät­te nicht mehr genügt. Mit der Ankün­di­gung von iOS 7 aber wur­de klar, dass auch OS X vor allem auch der Benut­zer­füh­rung aktua­li­siert wür­de. Und so begann man in Seat­tle noch­mals von vor­ne: Was benö­ti­gen Benut­zer, die ihren Tages­ab­lauf nicht dem Zufall über­las­sen wol­len? Wie sor­tie­ren und orga­ni­sie­ren Men­schen – selbst wenn sie sich nicht mit „Get­ting Things Done“ (GTD) aus­ken­nen – ihr Leben, und zwar nicht nur im Beruf?

Vernetztes Leben

Die Ver­net­zung – nicht nur tech­no­lo­gisch – unse­res Lebens hat ja mitt­ler­wei­le ein sehr gro­ßes Maß erreicht. Immer enger flie­ßen in vie­len Lebens­be­rei­chen All­tag, Frei­zeit und Beruf inein­an­der. Ob einem eine grif­fi­ge For­mu­lie­rung für die Prä­sen­ta­ti­on in der kom­men­den Woche am Früh­stücks­tisch ein­fällt, noch schnell der Ein­kauf auf dem Nach­hau­se­weg getä­tigt wer­den soll oder der Wet­ter­be­richt eine Ver­ab­re­dung im Bier­gar­ten ver­spricht: in unse­rem All­tag läuft alles zusam­men. Wir chat­ten in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit und aktua­li­sie­ren Apps beim Zäh­ne­put­zen.

Zuneh­mend schlech­ter lässt sich zwi­schen Arbeit und Frei­zeit unter­schei­den. Dabei geht es nicht um tele­fo­ni­sche Erreich­bar­keit, son­dern um die Ord­nung des All­tags. War­um soll­te eine App dann an der Schreib­tisch­kan­te halt­ma­chen? Wir kön­nen meis­tens in unse­rem Gehirn nicht vom Arbeits- in den Frei­zeit­mo­dus umschal­ten; Tätig­kei­ten, in denen das mög­lich ist, gibt es immer sel­te­ner (falls es sie über­haupt je gab). Ide­en und Gedan­ken sind sehr flüch­tig, denn unser Gehirn hat kei­ne Vor­rats­kam­mer, in der man sich alle Ide­en und Gedan­ken­split­ter auf­he­ben kann, um sie am Wochen­en­de noch­mals abzu­ru­fen. Dazu ist der All­tag zu kom­plex. Ide­en und Gedan­ken wol­len gesam­melt und aus­ge­wer­tet wer­den.

 

Schnell mal eine Auf­ga­be erfas­sen: Quick Ent­ry

Sammeln und Sortieren

Wer sich schon etwas mit GTD beschäf­tigt hat, weiß, dass dies der ers­te Schritt ist: alle Auf­ga­ben, die län­ger als 2 Minu­ten dau­ern und nicht sofort erle­digt wer­den kön­nen (also dass, was wir nicht in unser Ultra­kurz­zeit­ge­dächt­nis spei­chern kön­nen), lan­den als Auf­ga­be in der Auf­ga­ben­ver­wal­tung wie in einem gro­ßen Con­tai­ner.

Geo­fen­cing

Soll­te ein Kon­text mit einem bestimm­ten geo­gra­fi­schen Ort ver­bun­den sein, ist die iOS App nach der Syn­chro­ni­sa­ti­on dadurch in der Lage, die Auf­ga­ben auch ihrer geo­gra­fi­schen Lage zuzu­ord­nen. In der iOS-App tippt man auf „In der Nähe“ und schon wer­den alle Auf­ga­ben ange­zeigt, die wir in der Nähe des Ortes erle­di­gen woll­ten, an dem wir uns laut GPS gera­de befin­den. Klingt erschre­ckend? Dann mal ein Bei­spiel: Sie haben sich ein Buch aus­ge­lie­hen von einem Bekann­ten, den sie zwei­mal im Jahr sehen. Ein paar Wochen, bevor sie ihn besu­chen, fällt ihnen plötz­lich ein, ihm das Buch zurück­zu­ge­ben. Damit sie es nicht ver­ges­sen, packen sie es gleich ein. In den fol­gen­den zwei Wochen aber pas­siert so viel, dass sie das Buch glatt ver­ges­sen (und das sol­len sie auch). Sie fah­ren zu Ihrem Bekann­ten – und immer noch den­ken Sie nicht an das Buch. Sie klin­geln an der Tür und plötz­lich mel­det sich Ihr Smart­pho­ne und erin­nert Sie an das Buch. Das ist schon nicht schlecht, oder?

Die­se Auf­ga­ben ste­hen damit zunächst wie in jeder ein­fa­chen Erin­ne­rungs­lis­te ohne Zusam­men­hang zuein­an­der und Kon­text im Ein­gangs­korb („Inbox“). Nun kön­nen Sie den Auf­ga­ben jeweils einen Zeit­punkt und einen Kon­text zuwei­sen, der die Auf­ga­ben in einen bestimm­ten Zusam­men­hang stellt (sie­he auch rechts). Um Auf­ga­ben auch in einen Sinn­zu­sam­men­hang zu stel­len, kön­nen Sie sie grup­pie­ren und Pro­jek­te zuwei­sen, die Ihnen dabei hel­fen, die Auf­ga­ben in einer sinn­vol­len Rei­hen­fol­ge abzu­ar­bei­ten.

Die­se Eigen­tüm­lich­keit des GTD hat sich in der Ver­si­on 2 erhal­ten. Das ist auch gut so, denn der Pro­duk­ti­vi­täts­zu­wachs soll ja nicht durch den Ver­wal­tungs­auf­wand wie­der zunich­te gemacht wer­den.

Der gro­ße Vor­teil des GTD besteht ja dar­in, dass es das Auf­ga­ben­ma­nage­ment nicht kom­pli­zier­ter, son­dern ein­fa­cher macht.

Wo sind denn nun die Unterschiede?

Sowohl Pro­jek­te wie auch Kon­tex­te sind nun im Unter­schied zur Ver­si­on 1 auf der glei­chen Sei­te erreich­bar, so dass die Auf­ga­ben immer im Mit­tel­punkt blei­ben. Im Gegen­satz zur Ver­si­on 1 hat man bei Omni­Fo­cus 2 aller­dings kei­ne Mög­lich­kei­ten mehr, die Schrif­ten und die Far­ben anzu­pas­sen. Der Text ist klein, mit­el­groß oder groß. Mehr nicht. Erfah­rungs­ge­mäß hat­ten die zahl­rei­chen Ein­stell­mög­lich­kei­ten die Benutz­bar­keit eher ver­schlech­tert als ver­bes­sert.

In der lin­ken Spal­te hat sich aller­dings eine Beson­der­heit ein­ge­schli­chen, die vor­her nur in der iOS-App zu fin­den war: Omni­Fo­cus 2 greift wie auch die iOS-App auf die Kalen­der­da­ten des Betriebs­sys­tems zurück. Dadurch gibt es im neu­en „Forecast“-Modus die Mög­lich­keit, alle anste­hen­den Tätig­kei­ten nicht nur als stump­fe Lis­te, son­dern als Aus­sicht für die kom­men­den vier Wochen über­bli­cken zu kön­nen. (Die iOS-App hat nur Platz für eine Woche auf dem iPad bezie­hungs­wei­se 5 Tage auf dem iPho­ne.) Damit ist es sehr leicht, Häu­fun­gen zu einem bestimm­ten Ter­min zu erken­nen und gege­be­nen­falls ein­zu­grei­fen. Dar­über hin­aus zeigt die App unter jedem Tag die Ereig­nis­se des Tages in Form von Bal­ken an. Über die­sen Bal­ken schwebt die Zeit­li­nie, die die aktu­el­le Zeit andeu­tet. So lässt sich schnell erken­nen, ob und wel­che Ereig­nis­se anste­hen und even­tu­ell eine Aus­wir­kung auf die Auf­ga­ben haben. (Um ein Ereig­nis zu bear­bei­ten, kann man es in Omni­Fo­cus dop­pel­kli­cken und im Kalen­der öff­nen.)

Wo war die­se Auf­ga­be noch­mal? -> Quick Open

Wirk­lich nur in der OS X-Ver­si­on ent­hal­ten ist aller­dings der „Quick Open“-Zugriff, der per Tas­ten­kür­zel den schnells­ten Zugriff auf eine bestimm­te Auf­ga­be oder ein Pro­jekt erlaubt: [CMD]-O (Öff­nen) drü­cken, ein paar Buch­sta­ben tip­pen, die Teil des Auf­ga­ben­na­mens oder des Pro­jekts bzw. Kon­texts sind, und schon zeigt Omni­Fo­cus alle in Fra­ge kom­men­den Pro­jek­te an, unab­hän­gig davon, in wel­cher Ansicht man sich gera­de befin­det.

Fazit

Neben der Ver­ein­heit­li­chung der Benut­zer­ober­flä­che und der bes­se­ren Erreich­bar­keit der gro­ßen „Kon­troll­käst­chen“ (in Wirk­lich­keit sind es Rin­ge mit bestimm­ten Farb­codes wie in der iOS-App) sind es vor allem der „Forecast“-Modus und die „Quick Open“-Funktion, die beson­ders im beruf­li­chen All­tag eine gro­ße Hil­fe sind, alle Auf­ga­ben bes­ser im Blick zu behal­ten – unab­hän­gig davon, ob es sich um beruf­li­che oder pri­va­te Auf­ga­ben han­delt. Hier folgt die Form der Funk­ti­on.

Design is not just what it looks like and feels like. Design is how it works.“ (Ste­ve Jobs)

Nachtrag vom 28.11.2015

Ein her­vor­ra­gen­des Video hat die Omnigroup auf Ihrer Sei­te gepos­tet: