Vor vie­len Jah­ren schon ein­mal habe ich mich an die­ser Stel­le mit dem Pro­blem beschäf­tigt, wie man als Nor­mal­sterb­li­cher sei­ne Gedan­ken struk­tu­rie­ren kann, um sie auch pro­duk­tiv ein­set­zen zu kön­nen. Es ist kein Geheim­nis, dass eine effek­ti­ve Selbst­or­ga­ni­sa­ti­on die Lebens­qua­li­tät erheb­lich ver­bes­sert: nicht im Sin­ne des kon­se­quen­ten „Durch­pla­nens“ des All­tags, son­dern im Set­zen von Prio­ri­tä­ten und der sinn­vol­len Struk­tu­rie­rung der Tätig­kei­ten. Es geht halt nicht alles gleich­zei­tig. Und man­ches geht nie. Da kein ver­nünf­ti­ger Mensch sei­nem Gehirn das Den­ken ver­bie­ten kann und soll­te, emp­fiehlt sich beson­ders im Beruf der Ein­satz eines „Out­liners“. Damit bekommt man näm­lich Ord­nung in die unge­ord­ne­ten Gedanken.

Outlining“ und „Umreißen“

Es ist bedau­er­lich und viel­leicht auch sym­pto­ma­tisch, dass es in der deut­schen Spra­che kein adäqua­tes Wort für den Begriff des „Out­lining“ gibt. „Out­lining“ wäre direkt mit „Umrei­ßen“ zu über­set­zen. Der deut­sche Begriff aber ver­weist auf etwas Unge­fäh­res, etwas Nebu­lö­ses, des­sen Umris­se gera­de noch erkenn­bar sind. Eine stark ver­ein­fach­te Beschrei­bung. „Out­lining“ im Eng­li­schen kommt dem deut­schen „Glie­dern“ eigent­lich viel näher, wobei „Glie­dern“ oft unan­ge­neh­me Erin­ne­rung an quä­len­de Schul­auf­ga­ben im Fach Deutsch weckt („Glie­dern Sie den fol­gen­den Brief von Tho­mas Bern­hard …“), bei denen man als geplag­ter Schü­ler in der Mit­tel­stu­fe nie ver­stan­den hat, was denn der Wert die­ser Übung sein soll­te. Wir Deut­schen tun uns schwer mit dem Out­lining, obwohl es mit­nich­ten eine sinn­freie Übung ist. Und daher ver­wen­den wir auch spä­ter im Beruf sehr wenig Zeit dar­auf, unse­re Tätig­keit zu struk­tu­rie­ren und zu glie­dern. Das rächt sich, denn erfah­rungs­ge­mäß führt eine sol­che Her­an­ge­hens­wei­se spä­ter zu mehr Stress und Arbeit.

Wo ist das Problem?

Es geht beim Out­lining dar­um, zwi­schen den Gedan­ken und ihre Umset­zung eine Art Fil­ter zu schie­ben. Die­ser Fil­ter hilft dabei, die Gedan­ken in eine mög­lichst effek­tiv umsetz­ba­re Rei­hen­fol­ge zu brin­gen – oder ganz fal­len zu las­sen. Damit erlau­ben wir unse­ren Gedan­ken frei­en Aus­lauf („Brain­stor­ming“ – wie­der so ein Wort ohne adäqua­te deut­sche Über­set­zung) ohne sie gleich ein­zu­fan­gen noch bevor wir sie über­haupt berück­sich­tigt haben. Um das Pro­blem ein­zu­gren­zen, fol­gen jetzt bei­spiel­haft zwei Sze­na­ri­en, die das Out­lining eigent­lich zwin­gend erfor­der­lich machen:

Sze­na­rio 1: Es ist eine leid­vol­le Erfah­rung vie­ler Bespre­chun­gen,  dass man danach das Gefühl hat, zwar über alles gere­det zu haben, aber am Ende irgend­wie nichts dabei her­aus­kommt, weil sich alle Betei­lig­ten zwar „ein­ge­bracht“ haben, die­se geball­te Gedan­ken­leis­tung aber nur in den bruch­stück­haf­ten Noti­zen Ein­zel­ner ein paar Stun­den wei­ter­lebt. Scha­de um die Zeit. Hier wäre ein Out­li­ner zur Ord­nung der Gedan­ken hilf­reich. Dass dar­aus dann ein Pro­to­koll gemacht wer­den muss, ver­steht sich eigent­lich von selbst.

Sze­na­rio 2: Der Tech­ni­sche Redak­teur wird am Tele­fon über einen neu­es Pro­jekt „gebrieft“ (ich weiß, was Sie jetzt den­ken: Angli­zis­mus!) und soll am Ende nicht nur eine Auf­wands­ab­schät­zung abge­ben, son­dern auch gleich sei­ne Kapa­zi­täts­pla­nung anpas­sen. Der arme Redak­teur kennt das Pro­dukt nicht, weil es ent­we­der schon aus­ge­lie­fert wur­de oder noch gar nicht exis­tiert und der Pro­jekt­lei­ter eigent­lich nur wis­sen will, wie teu­er ihn die Doku­men­ta­ti­on kom­men wür­de. Da die meis­ten Redak­teu­re kein Head­set haben, schrei­ben sie wäh­rend des Brie­fings alles auf Papier mit und krit­zeln so die Aus­sa­gen und eige­ne Fra­gen und Gedan­ken kreuz und quer über die Sei­ten, malen noch ein paar Ver­bin­dungs­li­ni­en hin­ein und sind etwa zehn Minu­ten nach Ende des Gesprächs so schlau wie vor­her. Als frei­be­ruf­li­cher Redak­teur geht es aber hier nicht um einen Zeit­ver­treib, son­dern um Geld: soll, kann und will ich anneh­men? Hier wäre ein Out­li­ner zur Ord­nung der Gedan­ken hilf­reich. Denn aus dem Mit­ge­schrie­be­nen muss ein Ange­bot und vor allem eine eige­ne Pla­nungs­grund­la­ge für ein mög­li­ches Pro­jekt wer­den. (Wie man sol­che Pro­jek­te auf­set­zen kann, ist ein ande­res The­ma, auf das ich hier nicht eingehe.)

Stan­dard-Tem­pla­te, erwei­tert um eine Spalte

Outlining als Werkzeug

Nähern wir uns dem The­ma von einer ande­ren Sei­te: Haben Sie schon ein­mal gese­hen, wie ein höhe­res Gebäu­de gebaut wird? Spä­tes­tens bei einer Höhe von mehr als zwei Meter arbei­ten alle Hand­wer­ker mit einem Gerüst, denn es kann sich ja kei­ner auf eine gera­de frisch hoch­ge­zo­ge­ne Wand stel­len. Es wird also außen (und manch­mal auch innen) eine Hilfs­kon­struk­ti­on hoch­ge­zo­gen, die das Gebäu­de ein­hüllt bis es fer­tig gestellt ist. Danach wird es nicht benö­tigt und abge­bro­chen – um in Tei­len an die nächs­te Bau­stel­le ver­frach­tet zu werden.

So funk­tio­niert auch ein Out­li­ner. Und es eig­net sich dazu fast nichts bes­ser als ein com­pu­ter­ba­sier­tes Werk­zeug, eine Soft­ware, die sich nicht nur in das Betriebs­sys­tem inte­griert, also vom Benut­zer kei­nen hohen Auf­wand beim Erler­nen erfor­dert, son­dern auch sei­nen Gedan­ken nicht im Weg steht. Es gibt zahl­rei­che Ein­satz­mög­lich­kei­ten und -sze­na­ri­en, bei denen ein Out­li­ner Sinn macht. Er ersetzt nicht das freie Asso­zi­ie­ren der Gedan­ken, das Mit­schrei­ben und Zeich­nen wäh­rend einer Bespre­chung oder eines Gesprächs, son­dern er bringt sie in Form – so wie ein Gerüst nicht den Bau­plan ersetzt, son­dern bei des­sen Umset­zung hilft.

OmniOutliner und die Cloud

Vor ein paar Wochen hat die Omnigroup eine neue Ver­si­on ihrer Mac-Appli­ka­ti­on vor­ge­legt, um mit den Ent­wick­lun­gen des Betriebs­sys­tems Schritt zu hal­ten und den ver­än­der­ten Nut­zer­ge­wohn­hei­ten ent­ge­gen zu kom­men. Es gibt näm­lich seit dem letz­ten gro­ßen Ver­si­ons­sprung auf die Ver­si­on 3 vor immer­hin 9 Jah­ren auch eine iPad-Ver­si­on der App. Die­se wur­de kom­plett neu ent­wi­ckelt und hat auch dazu bei­ge­tra­gen, iPads als unent­behr­li­che Werk­zeu­ge im Beruf zu etablieren.

Der iOS-App (und auch den übri­gen Apps aus dem glei­chen Hau­se) ist das „Cloud-Com­pu­ting“ in die Wie­ge gelegt: sie syn­chro­ni­sie­ren über einen belie­big ein­zu­rich­ten­den Ser­ver, über die iCloud oder über den Omni­Syn­c­Ser­ver (OSS), den Daten­spei­cher der Omnigroup. Wäh­rend ein eige­ner Ser­ver jedoch Kennt­nis­se in der Ser­ver­tech­no­lo­gie vor­aus­setzt, benö­ti­gen Letz­te­re ent­we­der einen kos­ten­lo­sen iCloud-Account (der beim Kauf eines iPads sowie­so not­wen­dig ist) oder den kos­ten­lo­sen OSS-Account, bei­de ohne Kennt­nis­se bedien­bar („zero con­fig“). Letz­te­rer funk­tio­niert her­vor­ra­gend und extrem schnell. Wer meh­re­re Apps aus glei­chem Hau­se nutzt, pro­fi­tiert beson­ders, denn der Zugang muss nur ein­mal ein­ge­rich­tet wer­den. Auf die­se Cloud grei­fen dann die iOS-App und das mac-Pro­gramm zu. So wird sicher­ge­stellt, dass alle Ände­run­gen auf allen Gerä­ten syn­chron gehal­ten werden.

Funktionen: Dateien hinzufügen

Hat man sich dazu ent­schlos­sen, Noti­zen und Infor­ma­tio­nen im All­ge­mei­nen mit OmniOut­li­ner auf­zu­neh­men, ist das Schwie­rigs­te schon geschafft, denn die Bedie­nung ist denk­bar ein­fach. OmniOut­li­ner ver­trägt eine Viel­zahl unter­schied­li­cher Medi­en­for­ma­te, die geglie­dert, umsor­tiert oder ein­fach nur in eine Rei­he gebracht wer­den sol­len. Zwar las­sen sich damit auch Bil­der, Fil­me oder Ton­auf­nah­men (z.B. Gesprächs­mit­schnit­te) sor­tie­ren, aber statt sie in einer OmniOut­li­ner-Datei zu ver­wal­ten, genügt es meist, sie als Link anzu­le­gen und die Daten an ihrem Ursprungs­ort zu belas­sen. Dazu legt man ein­fach eine neue Zei­le an und zieht die Datei mit gedrück­ter [CTRL]-Taste in das Feld. Nun kann sie ange­zeigt oder mit dem zuge­ord­ne­ten Pro­gramm abge­spielt oder geöff­net werden.

Gera­de bei Noti­zen zu Bespre­chun­gen ist es von Vor­teil, wenn der Out­li­ner auch als Con­tai­ner für ande­re Medi­en die­nen kann, die den ent­spre­chen­den The­men zuge­ord­net wer­den können.

Funktionen: Informationen verarbeiten

Wie aber kommt nun Ord­nung hinein?

Im Fol­gen­den spie­le ich einen Anwen­dungs­fall durch, der einen Ein­blick in die Viel­zahl der Ein­satz­be­rei­che und Schnitt­stel­len des Pro­gramms geben soll.

Mal ange­nom­men, Sie hät­ten eines der Tem­pla­tes geöff­net, die mit dem Pro­gramm gelie­fert wer­den und alle Noti­zen des Gesprächs von Ihrem Zet­tel abge­schrie­ben, even­tu­ell vor­han­de­ne Bil­der und Gra­fi­ken auf­ge­nom­men (oder ver­linkt, was sicher bes­ser ist) und machen sich nun Gedan­ken dar­über, wie Sie aus die­sen Infor­ma­tio­nen in einer Datei zu meh­re­ren Resul­ta­ten kom­men können:

  1. Sie möch­ten das Gesprächs­pro­to­koll an alle Teil­neh­mer ver­schi­cken und sie um Zustim­mung bit­ten. Sie brau­chen also ein PDF-Doku­ment, das der Emp­fän­ger abla­gen und dru­cken kann.
  2. Sie möch­ten aus die­sen Noti­zen eine Auf­wands­ab­schät­zung erstel­len, mit der Sie ein Ange­bot abge­ben kön­nen (als Selbst­stän­di­ger eine Not­wen­dig­keit). Sie brau­chen also eine Lis­te oder eine Art Mini-Tabel­len­kal­ku­la­ti­on, um sich über die erfor­der­li­chen Tätig­kei­ten und ihren jewei­li­gen Auf­wand ein Bild machen zu können.
  3. Sie möch­ten eine Grund­struk­tur eines Doku­ments (z.B. einer Anlei­tung) erstel­len und die Noti­zen dar­an aus­rich­ten, damit Sie abschät­zen kön­nen, wo noch Infor­ma­ti­ons­be­darf besteht und was als Nächs­tes zu tun ist.
  4. Falls Sie Omni­Fo­cus als Taskma­na­ger benut­zen, möch­ten Sie die­se Schrit­te mit Ter­mi­nen ver­se­hen, damit Sie recht­zei­tig fer­tig wer­den. (Zu Omni­Fo­cus fin­den Sie hier mehr.)

Fan­gen wir an.

TOP 1: Gesprächsprotokoll

Das ist die leich­tes­te Übung. Schrei­ben Sie ihre Noti­zen ver­ständ­lich. das hilft auch Ihnen spä­ter beim Lesen. Anmer­kun­gen wer­den ein­fach ein­ge­rückt oder in das Notiz­feld unter­halb der Zei­le geschrieben.

Dann fügen Sie die the­ma­ti­schen Über­schrif­ten ein (bei­spiels­wei­se „Recher­che“, „Erfas­sung“, Review“, „Über­set­zung“) und zie­hen die Noti­zen ein­zeln oder en bloc (meh­re­re Noti­zen per [cmd] oder Hoch­stell­tas­te aus­wäh­len) unter die pas­sen­de Über­schrift. Sie kön­nen dabei so tief ver­schach­teln, wie es Ihnen sinn­voll erscheint. Soll­ten Sie mit dem Aus­se­hen nicht zufrie­den sein, wäh­len Sie ein ande­res Tem­pla­te aus (oder laden eines aus dem Inter­net). Das Tem­pla­te kön­nen Sie selbst­ver­ständ­lich auch nach­träg­lich mit dem Sti­le­di­tor unten links anpas­sen, indem Sie erst alle Ein­trä­ge einer Hier­ar­chie­be­ne aus­wäh­len und dann im Inspek­tor die Eigen­schaf­ten ändern. Oder Sie ändern jeden Ein­trag einzeln.

Legen Sie eine neue Über­schrift „Pro­to­koll“ an und zie­hen Sie die Noti­zen dar­un­ter, die Sie für das Pro­to­koll benö­ti­gen. Wenn Se jetzt in der lin­ken Sei­ten­leis­te nur die­se Über­schrift aus­wäh­len, wird auch nur deren Inhalt im Haupt­fens­ter ange­zeigt. Wäh­len Sie „Dru­cken“ und  stel­len Sie gege­be­nen­falls im Druck­me­nü die Optio­nen für die Kopf- und Fuß­zei­le des Doku­ments ein. Wäh­len Sie „Dru­cken als PDF“. Und das war’s dann schon. Nur noch able­gen und per E-Mail ver­schi­cken. (Fort­schritt­li­cher ist natür­lich die Bereit­stel­lung der PDF auf einem Online­ser­ver wie iCloud oder der Drop­box, aber das führt hier zu weit…)

Sei­ten­leis­te links und der Inspek­tor in OmniOut­li­ner 4

TOP 2: Aufwandsabschätzung

Erstel­len Sie eine neue Haupt­über­schrift „Auf­wands­ab­schät­zung“ und ver­schie­ben Sie die Noti­zen (Sie kön­nen sie auch kopie­ren), sofern denn erfor­der­lich, unter die neue Über­schrift. Wäh­len Sie nur die­se Über­schrift in der Sei­ten­leis­te. Jetzt wer­den nur die Punk­te im Haupt­fens­ter ange­zeigt, die in die Abschät­zung ein­flie­ßen. Fügen Sie neue ver­re­chen­ba­re Tätig­kei­ten hin­zu (bei­spiels­wei­se „Daten­mi­gra­ti­on“ oder „Nach­be­ar­bei­tung“).

Fügen Sie eine neue Spal­te hin­zu, geben Sie ihr einen Namen und set­zen Sie deren For­mat im Inspek­tor auf Typ „Num­ber“ (ich ver­wen­de die eng­li­sche Ober­flä­che des Betriebs­sys­tems, die deut­sche Ver­si­on dürf­te hier „Zahl“ oder „Num­mer“ anzei­gen). Dann stel­len Sie die Zusam­men­fas­sung auf „Sum­ma­ry“ und wäh­len Sie ein Zahlenformat.

Jetzt müs­sen Sie nur noch den ein­zel­nen Tätig­kei­ten den ent­spre­chen­den Auf­wand ver­pas­sen und OmniOut­li­ner rech­net auto­ma­tisch zusammen.

Blen­den Sie die nicht benö­tig­ten Spal­ten und die Käst­chen oder Glie­de­rungs­punk­te aus. Kopie­ren Sie den Inhalt und fügen Sie ihn in das Doku­ment ein, in dem Sie Ihr Ange­bot erstel­len. Das war Nume­ro Zwo.

TOP 3: Grundstruktur

Erstel­len Sie wie­der eine neue Über­schrift und ver­schie­ben oder kopie­ren Sie die benö­tig­ten Noti­zen. Wäh­len Sie wie­der nur die­se Über­schrift in der Sei­ten­leis­te, um die übri­gen The­men aus­zu­blen­den. Jetzt bau­en Sie ein Inhalts­ver­zeich­nis der Doku­men­ta­ti­on auf („Trans­port“, „Mon­ta­ge“, „Inbe­trieb­nah­me“ usw.) und ergän­zen die dazu gehö­ren­den Abschnit­te. Falls Sie eine Num­me­rie­rung benö­ti­gen, mar­kie­ren Sie die Über­schrif­ten im Haupt­fens­ter und wäh­len Sie den gewünsch­ten Num­me­rie­rungs­stil (z.B. „1.1, 1.1.1“) im Inspektor.

Das war die Drei. Es folgt die Kür mit Num­mer vier.

TOP 4: Taskmanager

Zunächst ein­mal legen Sie die erfor­der­li­chen Schrit­te in einem eige­nen Bereich an (Sie wis­sen schon: Über­schrift erstel­len, mar­kie­ren in der Sei­ten­leis­te). Dann fügen Sie eine zusätz­li­che Spal­te hin­zu, in die Sie die Ter­mi­ne (Kor­rek­tur, Lie­fe­rung etc.) ein­tra­gen und geben der Spal­te einen Namen (zum Bei­spiel „Ter­mi­ne“).

Das Fol­gen­de geht aller­dings nur, wenn Sie gleich­zei­tig auch Omni­Fo­cus besit­zen. Star­ten Sie Omni­Fo­cus und öff­nen Sie die Pla­nungs­an­sicht. Mar­kie­ren Sie die Ein­trä­ge in OmniOut­li­ner, die in der Auf­ga­ben­ver­wal­tung mit einem Ter­min ver­se­hen wer­den sol­len oder not­wen­dig für die Durch­füh­rung sind („Ange­bot schrei­ben“, „Kor­rek­tur­fas­sung schi­cken an ABC“) und zie­hen Sie die Ein­trä­ge auf das geöff­ne­te Fens­ter in Omni­Fo­cus. Dort wird dann eine Art Zuord­nungs­ta­bel­le geöff­net, in der Sie die Spal­ten aus OmniOut­li­ner denen in Omni­Fo­cus zuord­nen kön­nen. So kom­men die Ter­mi­ne aus der gleich­na­mi­gen Spal­te dann in die ent­spre­chen­de Spal­te in Omni­Fo­cus (zum Bei­spiel „fäl­lig“).

Das ist flott und erspart Tipp­ar­beit. Falls Sie meh­re­re Gerä­te mit Omni­Fo­cus syn­chro­ni­sie­ren, wer­den die neu­en Auf­ga­ben umge­hend auf allen Gerä­ten abgeglichen.

Zusammengefasst

Die Test­ver­si­on gibt es nur bei der Omnigroup selbst, da der Mac App Store dafür bedau­er­li­cher­wei­se kei­nen Platz bietet.

Kos­ten: OmniOut­li­ner 4: ca. 50 USD, die erwei­ter­te Pro-Ver­si­on kos­tet ca. 75 USD. Fami­li­en (nicht Unter­neh­men und Schüler/​Studenten und Bil­dungs­ein­rich­tun­gen) legen für 5 Lizen­zen knapp 100 USD bzw. 150 USD auf den Tisch.

Upgrades von ande­ren Ver­sio­nen sind natür­lich günstiger.

Im vor­an­ge­hen­den Text habe ich kei­ne wei­te­ren Ein­drü­cke zu neu­en Funk­tio­nen oder der Benut­zer­ober­flä­che geschil­dert. Wie das aus­sieht und was das Neue an OmniOut­li­ner 4 ist, stellt die Omnigroup selbst auch ganz brauch­bar dar. Um sich den Film anzu­se­hen, müs­sen Sie auf das Bild unten kli­cken (Obacht: englisch).

Ansons­ten emp­fiehlt es sich gera­de bei sol­chen Werk­zeu­gen, die man häu­fi­ger ver­wen­den möch­te, eine Test­ver­si­on zu zu holen und selbst aus­zu­pro­bie­ren. Wie es bei guten Pro­gram­men auf dem Mac seit 30 Jah­ren üblich ist, ste­cken die meis­ten Raf­fi­nes­sen im Detail, wäh­rend die Ober­flä­che eher unschein­bar ist. Das ist ein Qualitätsmerkmal.

Auf das Bild kli­cken, um zum Ein­lei­tungs­film zu gelangen.