Das Los teilt ver­mut­lich jeder Selbst­stän­di­ge: Mit den Auf­trä­gen ist das wie mit den Bus­sen. Erst kom­men kei­ne und dann alle auf einmal.

Bei einem Tech­ni­schen Redak­teur ist dies von der all­ge­mei­nen Wirt­schafts­la­ge abhän­gig. Sobald vor allem im Maschi­nen­bau die Bestel­lun­gen ein­ge­hen, sickert in den Unter­neh­men die Erkennt­nis durch, dass sich auch die dazu gehö­ren­de Doku­men­ta­ti­on nicht von allei­ne schreibt. Meist ist auf­grund der vor­her ange­spann­ten Auf­trags­la­ge die kos­ten­trei­ben­de Abtei­lung mit Redak­teu­ren aus­ge­dünnt wor­den, und nun ist guter Rat teu­er. Denn für einen abhän­gig beschäf­tig­ten Redak­teur reicht weder Zeit noch Geld – und außer­dem kos­tet er ja in den mage­ren Zei­ten. Also muss ein Exter­ner die Arbeit über­neh­men. Nur: Ist denn auch ein exter­ner Redak­teur verfügbar?

Da die Tech­ni­sche Redak­ti­on als Teil der Wert­schöp­fungs­ket­te zwi­schen Auf­trag und Aus­lie­fe­rung (und mög­li­cher­wei­se auch noch Ser­vice) nur ein Räd­chen in einem kom­ple­xen Getrie­be dar­stellt, muss sie in den Pro­zess pas­sen. Also soll­te der exter­ne Redak­teur, der ja mit dem Unter­neh­men meist nicht ver­traut ist, zumin­dest schnell mit dem Pro­dukt zurecht­kom­men, das er zu doku­men­tie­ren hat. Da er außer­dem recht spät in dem Pro­zess auf den Plan tritt, kommt noch ein Zeit­fak­tor dazu, denn das Pro­dukt soll zu einem bestimm­ten Ter­min lie­fer­bar sein – und dann muss auch die Doku­men­ta­ti­on bereits ste­hen. Mit ande­ren Wor­ten: es muss hopp­la­hopp gehen. Bei einer guten wirt­schaft­li­chen Gesamt­si­tua­ti­on aber geht es vie­len Unter­neh­men ähn­lich: alle brau­chen qua­si „asapst“ eine fer­ti­ge Dokumentation.

Je besser die Auftragslage, desto knapper werden die Redakteure

Der exter­ne Redak­teur muss also mög­lichst schnell mit sei­ner vol­len Arbeits­leis­tung zur Ver­fü­gung ste­hen. Da es aber zahl­rei­chen Unter­neh­men genau­so geht, ist der Markt plötz­lich wie leer­ge­fegt. Dar­über hin­aus sind ja auch frei­be­ruf­li­che Redak­teu­re eigen­stän­dig han­deln­de Wirt­schafts­sub­jek­te und müs­sen auf eine län­ge­re Zeit im Vor­aus ihre Kapa­zi­tä­ten ein­tei­len. Das kann dazu füh­ren, dass sich die pre­kä­re Doku­men­ta­ti­ons­si­tua­ti­on gera­de in Zei­ten einer wirt­schaft­li­chen Blü­te eher ver­schärft denn ent­spannt. Für Redak­teu­re ist das zunächst eine ange­neh­me Aus­sicht, denn sie sind gefragt.

Wie kommt das Runde in das Eckige?

Für ihre Kapa­zi­täts­pla­nung aber ist das Gift, denn kein Mensch kann drei Voll­zeit-Auf­trä­ge gleich­zei­tig abar­bei­ten, nicht ein­mal selbst­stän­di­ge Redak­teu­re. Sie müs­sen also mit­un­ter die Auf­trä­ge ableh­nen – was jeder Selbst­stän­di­ge nur ungern macht, denn er lebt von der Leis­tung, die er erbringt. Nur ange­nom­me­ne Auf­trä­ge brin­gen Geld, und abge­lehn­te Auf­trä­ge könn­ten auch den Kun­den verprellen.

Also ver­sucht der Redak­teur, die Auf­trä­ge zu schie­ben: Ist der Ter­min­plan wirk­lich so eng? Muss die Lie­fe­rung tat­säch­lich kom­plett zum Zeit­punkt X erfol­gen oder kön­nen man­che Unter­la­gen erst spä­ter fer­tig wer­den? Gibt es noch Mög­lich­kei­ten, die gesam­te Pro­zess­ket­te zu deh­nen? Falls es irgend geht, kann der Redak­teur damit Auf­trä­ge hin­ter­ein­an­der legen – und damit auch alle abar­bei­ten und verrechnen.

Die drit­te und orga­ni­sa­to­risch kniff­ligs­te Auf­ga­be aber besteht für ihn dar­in, die Auf­trä­ge inein­an­der zu ver­schrän­ken, denn kei­ne Doku­men­ta­ti­on benö­tigt zu jeder Zeit die vol­le Leis­tung und Auf­merk­sam­keit. Sei es, dass bestimm­te Unter­la­gen noch nicht vor­lie­gen, aber das Kon­zept schon erstellt wer­den kann, sei es, dass die Kor­rek­tur eben ihre Zeit benö­tigt und in der Zwi­schen­zeit Raum für einen Auf­trag bleibt: der Redak­teur muss nicht für jeden Auf­trag über die gesam­te Lauf­zeit die­ses Pro­jekts zur Ver­fü­gung ste­hen. Er muss nur die „Leer­lauf­zei­ten“ mit ande­ren Auf­trä­gen über­brü­cken können.

Effizienz und Anwesenheit

Die­se wel­len­för­mi­ge Abwick­lung eines Auf­trags ist typisch für die Doku­men­ta­ti­on. Zwi­schen Tagen mit 16 Arbeits­stun­den am Auf­trag lie­gen Tage ohne wei­te­re Beschäf­ti­gung mit dem Auf­trag. Die­se Zeit zu nut­zen, muss dem Redak­teur erlaubt sein, denn er ver­sucht, die­sen „Leer­lauf“ mit ande­ren Arbei­ten (und ande­ren Auf­trä­gen) zu füllen.

Da aber unter­schei­det sich oft die Res­sour­cen­pla­nung der Unter­neh­men von denen der Redak­teu­re: Wäh­rend Ers­te­re ger­ne die Anwe­sen­heit des Redak­teurs als Ver­füg­bar­keit und damit Leis­tung am Pro­jekt ver­ste­hen (so wie ein Mon­teur eben eine Anla­ge zusam­men­baut oder der Instal­la­teur eine Lei­tung ver­legt), ist Letz­te­rer dar­auf ange­wie­sen, dass sei­ne Leis­tung kon­stant und nicht nur pha­sen­wei­se abge­ru­fen wird.

Dar­aus folgt aber auch, dass es oft für einen Auf­trag­ge­ber wenig Nut­zen bedeu­tet, den Redak­teur für die gesam­te Lauf­zeit des Doku­men­ta­ti­ons­auf­trags anzu­heu­ern, denn er kann ihn meist gar nicht über die­sen Zeit­raum aus­las­ten. Noch nicht ein­mal die Anwe­sen­heit vor Ort ist über den gesam­ten Zeit­raum not­wen­dig, denn die meis­te Kom­mu­ni­ka­ti­on mit dem jewei­li­gen SME („Sub­ject Mat­ter Expert“) läuft über Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge, die eine Anwe­sen­heit nicht erfor­der­lich machen.

Oder anders her­um: Einen exter­nen Redak­teur in Voll­zeit mit einem Pro­jekt beschäf­ti­gen zu wol­len, ist für bei­de Sei­ten ein Ver­lust­ge­schäft, denn Effi­zi­enz und Ver­füg­bar­keit sind zwei paar Stiefel.

Mei­ne Damen und Her­ren an den Schalt­he­beln: Pla­nen Sie bit­te die Ver­füg­bar­keit und Anwe­sen­heit mit ihrem Redak­teur, nicht gegen ihn. Weni­ger kann dann näm­lich auch mehr sein.