Dem Mit­tel­stand in Deutsch­land haf­tet der Geruch an, bie­der und klein­bür­ger­lich zu sein. Das gilt auch für den bei Bedarf immer ger­ne gelob­ten Maschi­nen­bau. Dort wer­den auf der grü­nen Wie­se aus – von außen betrach­tet uner­klär­li­chen Grün­den – Pro­duk­te gefer­tigt, die höchs­ten inter­na­tio­na­len Stan­dards genü­gen. Einer­seits. Ander­seits gilt vor allem der Süden der Repu­blik als Hei­mat der Bast­ler, Tüft­ler und der klei­nen aber fei­nen Klein­un­ter­neh­men, wo sich selbst der Chef nicht zu scha­de ist, auch mal zum Schrau­ben­schlüs­sel zu grei­fen. Inter­es­san­ter­wei­se gel­ten die­ser hohen Ansprü­che nicht immer für das gesam­te Pro­dukt. Vor allem die Doku­men­ta­ti­on lei­det mach­mal dar­un­ter, dass eben wirk­lich nur gebas­telt und getüf­telt wird.

Die Doku­men­ta­ti­on ist ein wesent­li­cher Bestand­teil der Kom­mu­ni­ka­ti­on, nicht nur des Pro­dukts mit dem Kun­den, son­dern auch des Unter­neh­mens mit sei­ner Umwelt. Erstaun­li­cher­wei­se wer­den Anlei­tun­gen häu­fi­ger gele­sen als bei­spiels­wei­se die Bibel. Doku­men­ta­ti­on bedeu­tet eben nicht nur das Zusam­men­stel­len tech­ni­scher Daten oder das unge­lieb­te aber not­wen­di­ge Berück­sich­ti­gen gefor­der­ter Sicher­heits­nor­men und Pro­dukt­haf­tungs­ge­set­ze. Das muss sie natür­lich auch, es ist aber nur ein Teil der Doku­men­ta­ti­on. Mit der tech­ni­schen Doku­men­ta­ti­on beweist der Her­aus­ge­ber (Her­stel­ler oder „Inver­kehr­brin­ger“), ob er wil­lens und in der Lage ist, den Umgang der Käu­fer sei­ner Pro­duk­te zu anti­zi­pie­ren und ob er gewillt ist, dass aus dem Pro­dukt ein Nut­zen für bei­de Sei­ten ent­steht.

Umso schmerz­haf­ter ist es daher für Tech­ni­sche Redak­teu­re, auf das blo­ße Kopie­ren der Vor­ga­ben aus der Kon­struk­ti­on oder der Fer­ti­gung redu­ziert zu wer­den.

Anforderungen

Tech­ni­sche Redak­teu­re sind gefor­dert, bei­de Sei­ten des Pro­dukts, oder viel­mehr des „Drei­ecks“ aus Her­stel­ler – Pro­dukt – Nut­zer zu betrach­ten und zu berück­sich­ti­gen. Mit dem Zusam­men­ko­pie­ren der Infor­ma­tio­nen des Her­stel­lers wer­den sie dem jedoch nicht gerecht. Redak­teu­re kön­nen nicht davon aus­ge­hen, dass das, was Ihnen aus ande­ren Abtei­lun­gen des Unter­neh­mens vor­ge­legt wird, auch 1:1 an den Pro­dukt­nut­zer wei­ter­ge­ge­ben wer­den kann, denn der Infor­ma­ti­ons­lie­fe­rant (SME, Sub­ject Mat­ter Expert) mag zwar über pro­fun­de Pro­dukt­kennt­nis­se ver­fü­gen, von den Anfor­de­run­gen an eine ver­ständ­li­che und kla­re Infor­ma­ti­ons­be­reit­stel­lung weiß er meist weni­ger. Muss er ja auch nicht. Erst aus dem Zusam­men­spiel zwi­schen SME und Tech­ni­schem Redak­teur ergibt sich der gesam­te Infor­ma­ti­ons­in­put, den der Redak­teur zu ver­ar­bei­ten hat. Er macht das vor dem Hin­ter­grund eines vir­tu­el­len Pro­dukt­nut­zers, für den er wie durch einen Fil­ter die Infor­ma­tio­nen zer­pflückt, auf ihre Rele­vanz über­prüft und glie­dert: „Gehört das ins Daten­blatt oder doch in die Funk­ti­ons­be­schrei­bung? – Soll­te man die­sen Hand­lungs­schritt mit einer bild­li­chen Dar­stel­lung ergän­zen?“

Dazu kommt der zuneh­men­de Druck auf die Her­stel­ler, auf spe­zi­fi­sche Kun­den­wün­sche ein­zu­ge­hen. Es wird nichts „von der Stan­ge“ gelie­fert, son­dern meist direkt auf die Anfor­de­run­gen des Kun­den zuge­schnit­ten. Das kann dazu füh­ren, dass noch vor Ort und weni­ge Tage vor der Über­ga­be am Pro­dukt eine Ände­rung durch­ge­führt wird, die sich auch in der Doku­men­ta­ti­on wie­der­fin­den soll. Ob eine geän­der­te Gra­fik oder neue Bedien­schrit­te, der Redak­teur muss in sei­ner Doku­men­ta­ti­on immer häu­fi­ger noch kurz vor knapp nach­steu­ern. Das ver­kürzt die Durch­lauf­zei­ten und erhöht die Belas­tung.

Das richtige Werkzeug für den Job

Das ist der Beruf des Tech­ni­schen Redak­teurs, dar­in ist er aus­ge­bil­det und dafür wird er bezahlt. Er ist nicht die Schreib­kraft des Kon­struk­ti­ons­lei­ters oder der krea­ti­ve Lehr­ling der Mar­ke­ting­ab­tei­lung. Dazu braucht er aber die rich­ti­gen Werk­zeu­ge. Denn so wie ein Kon­struk­teur heut­zu­ta­ge auch im deut­schen Mit­tel­stand kein Pro­dukt mehr auf einem Reiß­brett ent­wirft und mit Line­al und Zir­kel han­tiert, steigt auch für den tech­ni­schen Redak­teur der Auf­wand unver­hält­nis­mä­ßig, wenn er nicht die rich­ti­gen Werk­zeu­ge zur Hand hat, mit denen sich Kor­rek­tur­läu­fe und Ände­run­gen, Spra­chen und die Ver­wen­dung von stan­dar­di­sier­ten Infor­ma­ti­ons­bau­stei­nen kon­trol­lie­ren lässt. Oder, um es an einem Bei­spiel zu zei­gen: wenn es zehn unter­schied­li­che Doku­men­ta­tio­nen gibt und nur in der sieb­ten muss die Ser­vice­adres­se geän­dert und in die Ziel­spra­che über­setzt wer­den, macht sich eine sau­be­re Datei­ver­wal­tung bezahlt. Vor allem, wenn noch eine wei­te­re Ände­rung in der drit­ten Doku­men­ta­ti­on hin­zu­kommt.

Jetzt gibt es flin­ke Mit­ar­bei­ter, die sol­che Ände­run­gen in der letz­ten Minu­te vor­neh­men, ohne mit der Wim­per zu zucken, dabei auch die übri­gen Doku­men­ta­tio­nen auf Recht­schrei­bung kon­trol­lie­ren und die Voll­stän­dig­keit sowie Aktua­li­tät der tech­ni­schen Zeich­nun­gen sicher­stel­len. Die­se Mit­ar­bei­ter sind rar gesät, da sie auf­grund der hohen Belas­tung kaum mehr Recher­che und zum Anfer­ti­gen der Doku­men­ta­ti­on für neue Pro­duk­te kom­men – fatal, wenn dabei ein Sicher­heits­hin­weis „vom Tisch rutscht“ und der Anwen­der für acht Wochen wegen schwe­rer Ver­bren­nun­gen im Kran­ken­haus ver­bringt.

Grenzen und Möglichkeiten

Nun mag das für den Redak­teur bei klei­nem Auf­trags­um­fang noch zu bewäl­ti­gen sein. Bei hoher Pro­dukt­va­ri­anz oder extrem kur­zen Ände­rungs­zeit­räu­men, wie sie gera­de im deut­schen Mit­tel­stand zuneh­mend üblich wer­den, wird es schon schwie­ri­ger, vor allem, wenn auch die Qua­li­tät der Doku­men­ta­ti­on zumin­dest kon­stant gehal­ten wer­den soll. In die­sem Kreis­lauf aus kür­ze­ren Ände­rungs­zy­klen, höhe­ren Qua­li­täts­an­for­de­run­gen, kom­ple­xe­ren Pro­duk­ten und spe­zi­el­le­ren Aus­prä­gun­gen stößt die Redak­ti­on an ihre Gren­zen. Die­se las­sen sich auch nur schlecht durch einen höhe­ren Per­so­nal­ein­satz abfan­gen, denn die­se Ent­wick­lung betrifft zahl­rei­che Her­stel­ler und ent­spre­chend dünn ist die Ange­bots­de­cke.

Gibt es Mög­lich­kei­ten, aus die­ser Spi­ra­le aus­zu­bre­chen? Ja, es gibt sie, aber sie ver­lan­gen nach sorg­fäl­ti­ger Pla­nung und einer gewis­sen Inves­ti­ti­ons­be­reit­schaft. Wenn das Kind jedoch schon in den Brun­nen gefal­len ist, ist da kaum noch etwas zu machen.

– Und wie lau­ten die Optio­nen?

  • Brain­wa­re statt Hard­ware. Ent­schei­dend für den Erfolg der Doku­men­ta­ti­on und ihrer Qua­li­tät ist der Ein­satz der Ver­nunft: Wie groß ist der Auf­wand für eine Ände­rung im Ver­gleich zum Wei­ter­ar­bei­ten wie bis­her? Bei zehn Ände­run­gen der Ser­vice­adres­se (die ja nicht jede Woche geän­dert wird), ist es müßig, über Optio­nen nach­zu­den­ken, das lohnt ein­fach nicht. Bei 100 Ände­run­gen pro Woche sin­ken die Chan­cen auf einen erfolg­rei­chen Ände­rungs­zy­klus dage­gen erheb­lich. Da hilft auch nicht der Ein­satz schnel­ler Rech­ner oder meh­re­rer Bear­bei­ter: der Feh­ler­quo­ti­ent steigt mit jedem Bear­bei­ter expo­nen­ti­ell. Und damit auch der Auf­wand, hier durch kla­re Vor­ga­ben und Nach­kon­trol­len dem förm­lich explo­die­ren­den Wild­wuchs Ein­halt zu gebie­ten.
  • Pla­nung statt Cha­os. So wie die Doku­men­ta­ti­on ver­sucht, die Hand­lun­gen oder mög­li­chen Ver­ständ­nis­pro­ble­me des Pro­dukt­nut­zers zu anti­zi­pie­ren, muss sie selbst die­ser Betrach­tung unter­zo­gen wer­den: Das beginnt mit der Glie­de­rung der Inhal­te, der Abla­ge­sys­te­me und der Datei­na­men. Und es geht wei­ter mit der Behand­lung der über­set­zen Doku­men­te und der Nach­voll­zieh­bar­keit der Arbeit und der Archi­vie­rung. In wel­chem For­mat und mit wel­chem Datei­na­men wer­den die Doku­men­te abge­legt – und zwar so, dass sie auch von einem Benut­zer gefun­den wer­den kön­nen? Was pas­siert, wenn es zu Ände­run­gen kommt? Wie hei­ßen die Ord­ner? Wor­an erkennt man die aktu­el­le Ver­si­on? Ist die­se inhalt­lich deckungs­gleich mit der über­setz­ten Fas­sung oder fal­len für jede geän­der­te Kom­ma­set­zung neue Kos­ten an?

Bis zu einem gewis­sen Grad las­sen sich die Pro­ble­me mit einer ver­nünf­ti­gen Datei­ab­la­ge inner­halb einer über­schau­ba­ren Pro­dukt­pa­let­te abfan­gen, bei­spiels­wei­se indem meh­re­re Vari­an­ten eines Pro­dukts in einer Doku­men­ta­ti­on behan­delt wer­den (die Optio­nen müs­sen dann natür­lich als sol­che gekenn­zeich­net wer­den).

An die­ser Stel­le bewegt sich der klas­si­sche deut­sche Maschi­nen­bau in einem Grenz­be­reich: einer­seits ist oft die Pro­dukt­pa­let­te nicht groß, ande­rer­seits aber zahl­rei­che Vari­an­ten mög­lich, die sich meist noch auf­ein­an­der bezie­hen (wenn dort Bau­teil A ein­ge­baut ist, muss dort statt Bau­teil B das Teil C ver­baut wer­den). Dies kann bereits vor der eigent­lich Erstel­lung der Doku­men­ta­ti­on durch ange­pass­te Fluss­dia­gram­me ver­an­schau­licht wer­den, die auch dem Redak­teur hel­fen, die Abhän­gig­kei­ten  der Pro­dukt­kom­po­nen­ten und damit der Doku­men­ta­ti­ons­bau­stei­ne zu erken­nen.

Im Lau­fe der Zeit ent­steht aber – sofern der Redak­teur nicht über eine unmensch­li­che Selbst­dis­zi­plin und aus­rei­chend Zeit ver­fügt – all­mäh­lich eine Viel­zahl an Vari­an­ten, die teils ver­al­tet sind, teils par­al­lel ein­ge­setzt wer­den kön­nen. Selbst die schöns­te Ord­nung hat kei­nen Bestand, wenn sie nicht stän­dig auf ihre Berech­ti­gung über­prüft und ent­spre­chend gepflegt wird. Dies ver­langt vom Redak­teur neben der Dis­zi­plin einen erheb­li­chen Zeit­auf­wand, der umso grö­ßer wird, je „älter “ das Sys­tem ist und je viel­fäl­ti­ger die Kom­bi­na­ti­ons­mög­lich­kei­ten wer­den. Die­se Zeit aber gibt es nicht.

Der Redak­teur als „Human­ka­pi­tal“ ver­schlingt dann soviel Zeit für Auf­ga­ben, die nicht zu sei­nem unmit­tel­ba­ren Tätig­keits­feld gehö­ren, dass er unwirt­schaft­lich wird: sein Wert für das Unter­neh­men sinkt. Ihn durch Out­sour­cing und ähn­lich zu kurz gedach­te Maß­nah­men zu erset­zen löst das Pro­blem nicht – im Gegen­teil, es ver­schärft die Situa­ti­on, denn damit wird zusätz­lich auch noch Unter­neh­mens­wis­sen ver­schleu­dert.

Ab einem gewis­sen Zeit­punkt lohnt dann eine Über­le­gung, die von vie­len Unter­neh­men ange­stellt, aber ob ihrer Kom­ple­xi­tät immer wie­der zurück­ge­stellt wird: die Inves­ti­ti­on in ein Redak­ti­ons­sys­tem.

Wie ein Redak­ti­ons­sys­tem grund­sätz­lich funk­tio­niert und wel­chen Nut­zen es brin­gen kann, beleuch­te ich anschlie­ßend.

Die größ­te Ver­füh­rung an dem Begriff „Sys­tem“ ist, dass häu­fig ange­nom­men wird, man kön­ne mit Tech­nik mehr Pro­ble­me lösen als sie ver­ur­sacht. Das stimmt zwar prin­zi­pi­ell, aller­dings ist die Ein­bet­tung in einen grö­ße­ren Zusam­men­hang wich­tig: Ohne Redak­ti­ons­kon­zept kein Redak­ti­ons­sys­tem. Ein Redak­ti­ons­sys­tem ist ja kei­ne eier­le­gen­de Woll­milch­sau: Wie jedes Sys­tem kann es nur so gut sein wie der Input, die Daten, mit denen es gefüt­tert wird. Wo die Unter­schie­de zu der her­kömm­li­chen Vor­ge­hens­wei­se lie­gen, soll im fol­gen­den Arti­kel ange­ris­sen wer­den.

Das Konzept

Ein Redak­ti­ons­sys­tem als eine Art „auf­ge­bohr­tes“ Doku­men­ten­ma­nage­ment zu ver­ste­hen, ist hier gar nicht mal so ver­kehrt. Von Außen­ste­hen­den wird das auch ger­ne in einen Topf gewor­fen und macht es ein­fa­cher, auf die kon­zep­tio­nel­len Anfor­de­run­gen ein­zu­ge­hen. In der Tat ver­wal­tet auch ein Doku­men­ta­ti­ons­sys­tem Infor­ma­tio­nen. Die­se lie­gen als Doku­men­te vor (Bil­der, PDF, Office-Doku­men­te) und wer­den als Ver­sio­nen abge­legt, für bestimm­te Benut­zer zur Ver­fü­gung gestellt und vor allem ver­schlag­wor­tet, damit man sie leich­ter fin­det. Ein Doku­men­ten­ma­nage­ment funk­tio­niert daher ähn­lich wie ein gro­ßes Lager mit vie­len Behäl­tern, die nicht alle mit dem glei­chen Schlüs­sel geöff­net wer­den kön­nen. Um zu wis­sen, wel­che Tei­le am häu­figs­ten benö­tigt wer­den und von wem, führt das Sys­tem stän­dig Inven­tur. Und muss grund­sätz­lich so ange­legt sein, dass man nicht erst alle Behäl­ter öff­nen muss, wenn man den Inhalt von einem Behäl­ter in den nächs­ten ver­la­gert. Wer hin­ein­le­gen darf, wer her­aus­neh­men darf, wer die Behäl­ter ver­schließt und wer sie öff­net, wer die Behäl­ter weg­räumt und holt, wer sie abstellt und wohin – dies alles regelt die Soft­ware nach vor­ge­ge­be­nen Para­me­tern.

Die­se Para­me­ter müs­sen daher zunächst ein­mal auf der Grund­la­ge der vor­han­de­nen Pro­zes­se und Daten­men­ge defi­niert wer­den. Kurz: Alles, was einen guten Archi­var aus­macht, über­setzt die Soft­ware in bits und bytes. Wer also sei­ne Doku­men­ten­ab­la­ge und die damit ver­bun­de­nen Zugriffs­rech­te bis­her eher lax gehand­habt hat­te, bekommt jetzt Pro­ble­me, denn in einem Doku­men­ten­ma­nage­ment ent­fällt der „mensch­li­che Fak­tor“: Mal eben Doku­men­te auf der eige­nen Fest­plat­te spei­chern und dar­in wei­ter­ar­bei­ten, sie dann dem Kol­le­gen als aktu­el­le Fas­sung zur Ver­fü­gung zu stel­len und per E-Mail zu ver­tei­len? Damit sind sie aus dem Infor­ma­ti­ons­fluss gefischt und wer­den einen kläg­li­chen Tod auf irgend­ei­ner Fest­plat­te ster­ben, uner­reich­bar für alle ande­ren.

Schon für eine Doku­men­ten­ver­wal­tung muss also ein schlüs­si­ges und aus­nah­me­frei­es Kon­zept her, das für den Benut­zer zunächst stark ein­schrän­kend wirkt, denn er darf nicht mehr nach Gus­to in den Lauf­wer­ken wüh­len und sich die Daten dort­hin legen, wo er im Augen­blick Lust drauf hat. Das Sys­tem ver­bie­tet das.

Noch einen Schritt wei­ter geht ein Redak­ti­ons­sys­tem.

Eine Gegen­über­stel­lung der unter­schied­li­chen Sys­te­me fin­det sich auch auf workflowblog.de in der Rei­he von Georg Eck: „ECM [Enter­pri­se Con­tent Manage­ment] kon­tra Redak­ti­ons­sys­tem

Neben der Doku­men­ten­ver­wal­tung ist ein Redak­ti­ons­sys­tem auch damit beschäf­tigt, dem Benut­zer nicht nur vor­zu­ge­ben, wo und wie er die Infor­ma­tio­nen ablegt und behan­delt, son­dern auch, wie er sie zu erstel­len hat. Statt nur auf der Ebe­ne der Doku­men­te zu ver­wal­ten, greift ein Redak­ti­ons­sys­tem in die Doku­men­te selbst ein: an wel­cher Stel­le sind wel­che Infor­ma­tio­nen in wel­cher Form im Doku­ment zuläs­sig? In wel­cher Spra­che und in wel­cher Ver­si­on liegt bei­spiels­wei­se eine Sicher­heits­hin­weis vor? Dazu muss ein Redak­ti­ons­sys­tem in den gesam­ten Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess ein­ge­bet­tet sein und ihn qua­si „abbil­den“: Von der Recher­che über die Erstel­lung bis hin zur Aus­ga­be und Über­set­zung spie­gelt ein Redak­ti­ons­sys­tem genau die Anfor­de­run­gen wie­der, die in der täg­li­chen Arbeit an den Redak­teur gestellt wer­den. Und über die­se muss daher erst Klar­heit bestehen. Wer bis­her ger­ne mit Kopie­ren & Ein­fü­gen gear­bei­tet hat, kann mit den Anfor­de­run­gen des Redak­ti­ons­sys­tems zunächst nichts anfan­gen. Wer bis­her ad hoc ent­schie­den hat, ob noch eine Gra­fik oder ein Bild ein­ge­fügt wird oder statt vier Schrau­ben nur noch drei ange­zo­gen wer­den, der bekommt Pro­ble­me, denn die Ände­run­gen kön­nen sich nicht nur auf das aktu­el­le Doku­ment bzw. den aktu­el­len Doku­ment­bau­stein aus­wir­ken, son­dern zahl­rei­che ande­re Doku­men­te betref­fen. Das liegt dar­an, dass im Sys­tem Bau­stei­ne (Bil­der, Tex­te, Varia­ble) per Refe­ren­zie­rung mehr­mals ver­wen­det wer­den kön­nen – und aus Effi­zi­enz­grün­den auch soll­ten. Belieb­tes­tes Bei­spiel ist ein Sicher­heits­hin­weis, der sich in der For­mu­lie­rung nicht unter­schei­den soll­te – unab­hän­gig davon, ob er vor schwe­ben­den Las­ten bei der Mon­ta­ge oder bei der Instand­set­zung warnt. Er darf nur ein­mal vor­lie­gen und wird per Refe­renz ein­ge­bun­den. Ein­mal geän­dert, wird die­se Ände­rung auto­ma­tisch für alle Doku­men­te gül­tig, in denen er vor­kommt. Damit ist zwar sei­ne Kon­sis­tenz gewähr­leis­tet (er muss auch nur ein­mal über­setzt wer­den), er kann jedoch nicht mehr ohne Wei­te­res ange­passt wer­den, ohne alle Doku­men­te zu ändern. Ihn mehr­fach anzu­le­gen führt jedoch mit­un­ter zu genau dem Wild­wuchs, den zu ver­mei­den der eigent­li­che Auf­trag an das Sys­tem ist.

Ist ein Doku­men­ten-Manage­ment­sys­tem mehr wie ein Lager, so ist das Redak­ti­ons­sys­tem wie ein Netz, in dem die Infor­ma­tio­nen mit­ein­an­der ver­knüpft und mehr­fach inein­an­der ver­wo­ben sind. Das bedeu­tet aber auch, dass das Redak­ti­ons­sys­tem anhand defi­nier­ter Vor­ga­ben die „Infor­ma­ti­ons­kno­ten“ nur so ver­knüpft, wie es sie ver­knüp­fen darf. Mit ande­ren Wor­ten: es geht nicht mehr nur um die Fra­ge, wer wann wo etwas macht, son­dern auch wie und war­um, denn dop­pelt vor­han­de­ne Infor­ma­tio­nen ver­lang­sa­men zwar moder­ne Sys­tem nicht mehr, sie mul­ti­pli­zie­ren aber die Feh­ler­quo­te. Das Ändern eines Sat­zes in einem Sicher­heits­hin­weis kann dann unab­seh­ba­re Fol­gen haben …

Die Technik

Ganz ele­men­tar besteht ein Redak­ti­ons­sys­tem aus einer oder meh­re­ren Daten­ban­ken, die über zahl­rei­che Pro­gram­mier­schnitt­stel­len an einen oder meh­re­re so genann­te Edi­to­ren ange­schlos­sen sind, mit denen der Redak­teur das Sys­tem füt­tert (Tex­te, Bil­der, … ). Edi­to­ren kön­nen ein­fa­che Text­ver­ar­bei­tungs­pro­gram­me sein oder auch kom­ple­xe Lay­out­soft­ware.

Auf der ande­ren Sei­te ver­fügt das Sys­tem über meh­re­re Aus­ga­be­ka­nä­le, die per Kon­ver­tie­rung aus dem Inhalt der Daten­bank eine Viel­zahl von Medi­en bedie­nen kön­nen. Das kann direkt die klas­si­sche Druck­aus­ga­be auf Tot­holz sein, oder aber digi­ta­le Medi­en wie PDF und HTML. Teil­wei­se kann sogar der sel­be Edi­tor für die Aus­ga­be ver­wen­det wer­den, wie er auch beim Input zum Zuge kam. Die Text­in­hal­te wer­den im XML-For­mat in der Daten­bank gespei­chert, die übri­gen Medi­en als geschlos­se­ne Daten­for­ma­te (PDF, TIFF, …), die nur nur rudi­men­tär bear­bei­tet wer­den kön­nen.

Durch die Abla­ge in einer Daten­bank und mit Hil­fe eines platt­form­neu­tra­len Daten­for­mats (XML) erge­ben sich damit zahl­rei­che Mög­lich­kei­ten für das Redak­ti­ons­sys­tem, die Infor­ma­ti­ons­hap­pen zu mani­pu­lie­ren: Suchen, Ver­schie­ben, Ver­schlag­wor­ten, Ver­sio­nie­ren, Archi­vie­ren, Kom­bi­nie­ren, Ver­schach­teln, Umbe­nen­nen – eigent­lich alles, was man so mit Daten­bank­in­hal­ten anstel­len kann – bis hin zum Anschluss an eine Über­set­zungs­soft­ware (TMS, Trans­la­ti­on Memo­ry Sys­tem).

Dies hat natür­lich sei­nen Preis, und der ist nicht gering.

Je nach erwar­te­ter Grö­ße – im Anla­gen­bau kön­nen schnell meh­re­re Mil­li­ar­den (!) Daten­sät­ze zusam­men­kom­men – wird eine ent­spre­chen­de (Server-)Hardware erfor­der­lich, die die­se Daten­bank (oder Daten­ban­ken) auch behei­ma­ten kann. Um schnell auf die­se Daten zugrei­fen zu kön­nen, muss natür­lich auch das Netz­werk auf die ent­spre­chen­den Zugrif­fe aus­ge­legt sein. Bis bei­spiels­wei­se ein Abschnitt aus einem Mon­ta­ge­ka­pi­tel mit Tabel­len, Text, Gra­fi­ken, Lis­ten, Über­schrif­ten, Quer­ver­wei­sen und wie­der­ver­wen­de­ten Abschnit­ten der aktu­el­len Ver­si­on in der ange­for­der­ten Spra­che auf dem Bild­schirm ange­zeigt wer­den kann, schau­felt das Sys­tem näm­lich schnell eini­ge hun­dert Daten­sät­ze durch die Lei­tun­gen, die vor­her aus der Daten­bank gefil­tert wur­den.

Da die­se Daten aber nicht direkt auf dem Ser­ver bear­bei­tet wer­den, grei­fen die Redak­teu­re mit einem Cli­ent dar­auf zu, nach­dem sie sich am Sys­tem ange­mel­det haben. Die­ser Zugriff erfolgt meist über ein inter­nes Netz­werk inner­halb des Unter­neh­mens. Meist. Bei inter­na­tio­na­len Unter­neh­men muss unter Umstän­den der Redak­teur in Fern­ost genau­so an sei­ne Infor­ma­tio­nen kom­men wie der Bear­bei­ter direkt neben dem Ser­ver. Dies wird sogar immer häu­fi­ger gefor­dert und stellt netz­werk­tech­nisch höhe­re Anfor­de­run­gen an die IT und die Daten­si­cher­heit.

Import und Königskinder

Das Redak­ti­ons­sys­tem bedeu­tet zunächst kei­ne qua­li­ta­ti­ve Ver­bes­se­rung der Doku­men­ta­ti­on, son­dern eine Ver­bes­se­rung der Daten­or­ga­ni­sa­ti­on. Bei­des gleich­zei­tig ange­hen zu wol­len, ist hoch ris­kant und führt in den meis­ten Fäl­len zum Schei­tern des gesam­ten Projekts.Sehr gute Über­le­gun­gen dazu auch bei Scriptorium.com von Sarah O’Keefe.

Damit haben Sie aber immer noch kei­nen Inhalt in der Daten­bank. Der muss erst noch hin­ein – und auch das kann sehr auf­wän­dig wer­den. Beson­ders der Import bestehen­der Inhal­te stellt die Redak­ti­on vor schier unüber­wind­li­che Auf­ga­ben: Sind die Doku­men­te, die seit Jah­ren auf dem Rech­ner lie­gen und immer wie­der kopiert, geän­dert und ange­passt wur­den, über­haupt aktu­ell hin­sicht­lich ihrer For­ma­tie­rung? Wie­viel Auf­wand kos­tet es, die Doku­men­te vor dem Import zu kon­trol­lie­ren, Schwach­stel­len aus­zu­bü­geln und sie für das Sys­tem „ver­dau­lich“ zu machen?

Zwar gibt es Fil­ter, aber die­se hal­ten sich strikt an die Vor­ga­be: Über­schrift 1 ist eine Über­schrift ers­ter Ord­nung, eine „Über­schrift 1 + 24pt Ari­al“ ist es nicht und wird igno­riert, selbst wenn sie gleich aus­sieht. Knall­hart. Das kann bedeu­ten, dass unter Umstän­den vor dem Import viel Zeit und Auf­wand für das „Glät­ten“ auf­ge­wen­det wer­den muss, bevor über­haupt Inhal­te im Sys­tem sind und von ihm sinn­voll ver­wal­tet wer­den kön­nen. Da in der Zwi­schen­zeit aber nicht der gan­ze Betrieb war­ten kann, son­dern par­al­lel auch wei­ter­hin Doku­men­te aus­ge­ge­ben wer­den müs­sen, ver­fal­len zahl­rei­che Unter­neh­men zu Recht auf die Idee, zunächst nur einen Teil der Doku­men­ta­ti­on in das Sys­tem zu über­neh­men. Das ist an sich rich­tig, darf aber nicht dazu füh­ren, mit­ten in der Umset­zung eine Pau­se ein­zu­le­gen, denn sonst exis­tiert in der Redak­ti­on eine Par­al­lel­welt: der eine Teil pro­du­ziert aus dem Sys­tem, der ande­re Teil ist „Busi­ness as usu­al“. Und bei­de kön­nen zusam­men nie fin­den.

Es muss also bereits vor­her kon­se­quent fest­ge­legt wer­den, wann wel­che Doku­men­ta­ti­ons­tei­le impor­tiert wer­den und wie lan­ge die dar­aus resul­tie­ren­den Ver­zö­ge­run­gen sein kön­nen.

(c) Sarah O’Keefe, scriptorium.com

 

Nacharbeit und Ausgabe

Sind aber erst ein­mal die gesam­ten Inhal­te im Sys­tem, beginnt die eigent­li­che Arbeit, die sich über Jah­re hin­zie­hen kann – und darf. Aus dem Redak­ti­ons­sys­tem her­aus ohne Qua­li­täts­ver­lust zu pro­du­zie­ren, bedeu­tet schon eine gewal­ti­ge Ver­bes­se­rung, selbst wenn der eigent­li­che Inhalt der Doku­men­ta­ti­on nicht geän­dert wur­de: Jetzt kön­nen Quer­ver­wei­se ange­legt und Bild­ver­wei­se nach­ge­zo­gen wer­den, denn ein Import gelingt trotz bes­ter Vor­ar­bei­ten nie voll­stän­dig, zu unter­schied­lich sind die Her­an­ge­hens­wei­sen beson­ders in die­sen Punk­ten zwi­schen einer optisch ori­en­tier­ten Text­ver­ar­bei­tung und einem struk­tu­rell aus­ge­rich­te­ten Redak­ti­ons­sys­tem.

 

Dem Irr­tum, man kön­ne alle Pro­ble­me, die sich im redak­tio­nel­len All­tag stel­len, mit einer genü­gend teu­ren und kom­ple­xen Tech­nik lösen und dann recht­zei­tig Fei­er­abend machen, die­sem Irr­tum ver­fal­len nicht nur Sys­tem­ad­mi­nis­tra­to­ren, son­dern auch Redak­teu­re. Ein Redak­ti­ons­sys­tem ist kein Toas­ter, ein Redak­ti­ons­sys­tem ist eine Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tungs­ma­schi­ne, deren Inhalt immer gut gepflegt und sorg­fäl­tig gewar­tet wer­den will.

Dies ist vor allem zu Beginn wich­tig, denn die Aus­gangs­la­ge in der Redak­ti­on ist meist sehr viel­schich­tig. Es ist eine Uto­pie, dass ein Unter­neh­men sich dazu ent­schließt, qua­si „auf der grü­nen Wie­se“ alle Doku­men­te und Inhal­te mit einem sol­chen Sys­tem zu erstel­len und ver­wal­ten.

Da sol­che Sys­te­me sehr teu­er sind, wird zunächst die Doku­men­ta­ti­on von auf­op­fern­den Redak­teu­ren „zu Fuß“ ange­fer­tigt und zusam­men­ge­tra­gen. Bis es zu dem fol­gen­schwe­ren Ent­schluss kommt, in ein Redak­ti­ons­sys­tem zu inves­tie­ren, haben sich dann schon vie­le Sei­ten und Doku­men­te unter­schied­lichs­ter Pro­ve­ni­enz ange­sam­melt. Je nach Kennt­nis der mög­li­chen Werk­zeu­ge reicht die Spann­brei­te von nach­träg­lich zusam­men­ge­hef­te­ten Prä­sen­ta­ti­ons­fo­li­en bis zu auf­wän­dig gelay­ou­te­ten und struk­tu­rier­ten Doku­men­ten. Wäh­rend es dem Papier weit­ge­hend gleich ist, mit was es bedruckt wird – und dem­zu­fol­ge sehr unter­schied­li­che Inhal­te zwi­schen die Deckel des Ord­ners pas­sen – ist es einem Redak­ti­ons­sys­tem über­haupt nicht egal, in wel­chem Zustand die Infor­ma­tio­nen sind, mit denen es gefüt­tert wird. Das Zau­ber­wort und eine der größ­ten Hür­den, die es zu neh­men gilt, hört auf den exo­ti­schen Namen „Migra­ti­on“.

Datenmigration

Hin­ter dem Begriff der „Daten­mi­gra­ti­on“ ver­ber­gen sich wie auch im rea­len Leben zahl­rei­che Ein­zel­schick­sa­le. In die­sem Fall jedoch glück­li­cher­wei­se nur vir­tu­el­le, die aber den­noch in Tra­gö­di­en enden kön­nen. Da Redak­ti­ons­sys­te­me die Daten im ubi­qui­tä­ren Daten­for­mat XML able­gen, das auf For­ma­tie­rungs­an­wei­sun­gen kei­ne Rück­sicht neh­men kann, müs­sen die ein­zu­spie­len­den Daten zuerst auf ihre inne­re Logik und Kon­gru­enz geprüft und not­falls „gera­de­ge­zo­gen“ wer­den: Ist die Über­schrift auf der vier­ten Sei­te auch wirk­lich so aus­ge­zeich­net – oder han­delt es sich um ein schnell mal hin­ein­ko­pier­tes „Arial-14pkt-fett-Einrückung-2cm-links-mit-Rand-oben“-Format? Mit ande­ren Wor­ten: sind alle Über­schrif­ten auch wirk­lich Über­schrif­ten? Alle Tabel­len auch wirk­lich Tabel­len oder nur per Leer­schritt for­ma­tiert? Sind die Pfei­le in der Gra­fik auch wirk­lich in der Gra­fik oder nach­träg­li­che Wor­d­art-Bas­te­lei­en?

Alle Doku­men­te zu kon­trol­lie­ren und eben auch die eige­ne jah­re­lan­ge hand­werk­li­che Arbeit zu hin­ter­fra­gen, stellt den Redak­teur vor gro­ße Her­aus­for­de­run­gen. Außer­dem: Wie soll man den enor­men Zeit­auf­wand recht­fer­ti­gen?

Natür­lich lässt er sich recht­fer­ti­gen. Denn man soll­te dabei beden­ken, dass jedes Sys­tem spä­ter nur so gut ist wie die Qua­li­tät der Daten, mit denen es gefüt­tert wird – also auch der migrier­ten Daten. Denn die­se stel­len das Fun­da­ment dar, auf dem spä­ter im Sys­tem wei­te­re Infor­ma­ti­ons­ein­hei­ten erstellt wer­den. Jede Kon­trol­le, die hier nicht gemacht wird, jede Aus­las­sung und Ein­spa­rung an die­ser Stel­le kos­tet spä­ter wesent­lich mehr und kann sogar dazu füh­ren, dass das gan­ze Pro­jekt „Redak­ti­ons­sys­tem“ schei­tert.

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Die Struktur

In die­sem Arti­kel ver­wen­de­te Mar­ken- und Fir­men­na­men erfol­gen nur zur Demons­tra­ti­ons­zwe­cken. Es bestehen kei­ne wirt­schaft­li­chen Ver­pflich­tun­gen gegen­über den erwähn­ten Unter­neh­men.

Ist die ers­te Hür­de genom­men und wer­den die Daten tat­säch­lich weit­ge­hend pro­blem­los ins Redak­ti­ons­sys­tem gefüt­tert, wer­den sie dort auto­ma­tisch anhand ihrer Über­schrif­ten in ein­zel­ne „Infor­ma­ti­ons­häpp­chen“ zer­legt – weit­ge­hend anhand der Prin­zi­pi­en des „Infor­ma­ti­on Map­ping“ in „Infor­ma­ti­ons­kno­ten“. In dem nach­fol­gend exem­pla­risch her­an­ge­zo­ge­nen Sys­tem „ST4“ der Fir­ma Sche­ma hei­ßen die­se dann auch „Kno­ten“. Die­se Infor­ma­ti­ons­kno­ten kön­nen aus Unter­kno­ten (hier „Frag­men­ten“) bestehen, die ver­knüpft und mehr­fach ver­wen­det wer­den kön­nen. Jetzt hat der Redak­teur kei­ne Doku­men­ta­ti­on mehr, son­dern nur noch Bau­stei­ne, die einer fest­ge­leg­ten Struk­tur fol­gen müs­sen und belie­big kom­bi­nier­bar sind.

Und genau die­se Struk­tur stellt die zwei­te gro­ße Her­aus­for­de­rung dar: Da das Ziel die Infor­ma­ti­ons­ef­fi­zi­enz sein soll, also jede Infor­ma­ti­on nur genau ein­mal vor­lie­gen soll­te, ist die Fra­ge dann, wel­cher der zahl­rei­chen Bau­stei­ne eigent­lich die rele­van­te Infor­ma­ti­on ent­hält und was mit den Bau­stei­nen gesche­hen soll, die nicht benö­tigt wer­den. Oder wer­den sie viel­leicht in Aus­nah­men doch erfor­der­lich? Wo vor der Migra­ti­on das Augen­merk auf der for­mat­t­ech­ni­schen Anglei­chung lag, kommt jetzt die Fra­ge nach der ein­zu­set­zen­den Struk­tur auf: Wie gehe ich mit häu­fig ein­zu­set­zen­den Infor­ma­tio­nen wie bei­spiels­wei­se Sicher­heits­hin­wei­sen um? Ist es wirk­lich not­wen­dig, zwan­zig fast gleich lau­ten­de Sicher­heits­hin­wei­se zu hei­ßen Ober­flä­chen zu haben? Kann man das all­ge­mei­ner for­mu­lie­ren? Oder muss der Sicher­heits­hin­weis viel­leicht sogar in zwei Tei­le zer­legt wer­den, weil er neben den hei­ßen Ober­flä­chen auch vor hei­ßen Flüs­sig­kei­ten warnt, die aber in den meis­ten Fäl­len gar nicht zum Ein­satz kom­men? An wel­chen Stel­len unter­schei­den sich gleich lau­ten­de Infor­ma­ti­ons­kno­ten? Ist der Unter­schied beab­sich­tigt oder „gewach­sen“?

Da die­se Sys­te­me die Inhal­te nicht so dar­stel­len, wie sie spä­ter viel­leicht ver­öf­fent­licht wer­den, liegt der Schwer­punkt die Arbeit auf der inhä­ren­ten Logik der ein­zel­nen Kno­ten. Ein gro­ßer Auf­wand, denn meist muss ja gleich­zei­tig auch noch pro­du­ziert wer­den.

Vom Redak­teur wird an die­ser Stel­le ein beträcht­li­ches Abs­trak­ti­ons­ver­mö­gen ver­langt.

Das Informationspuzzle

Jetzt spu­len wir im Schnell­durch­lauf ein hal­bes Per­so­nal­jahr in die Zukunft (was eine sehr opti­mis­ti­sche Schät­zung ist) und gehen davon aus, dass alle Infor­ma­ti­ons­kno­ten auch sau­ber und kon­sis­tent struk­tu­riert vor­lie­gen. Es sind aber immer noch nur ein­zel­ne Bau­stei­ne, Puz­zle­tei­le eines gro­ßen Doku­men­ta­ti­ons­plans, eines Pro­dukts, das über sei­nen gesam­ten Lebens­zy­klus (als betriebs­an­lei­tung ein­schließ­lich der Her­stel­ler­do­ku­men­ta­tio­nen) oder auch nur in Aus­schnit­ten (z.B. Mon­ta­ge­an­lei­tung) doku­men­tiert wer­den muss.

Mit ande­ren Wor­ten: Es ste­hen tau­sen­de von Infor­ma­ti­ons­häpp­chen zur Ver­fü­gung, die zu einem gro­ßen kohä­ren­ten Gan­zen zusam­men­ge­fügt wer­den müs­sen. Wie in einem Struk­tur­baum (nähe­rungs­wei­se einer DITA-Map) wer­den die Häpp­chen zusam­men­ge­fasst und klas­si­scher­wei­se the­ma­tisch geord­net: Mon­ta­ge, Bedie­nung, Instand­set­zung etc. Oder aber nach Ziel­grup­pe: Schu­lungs­un­ter­la­gen, Wer­be­un­ter­la­gen, Kon­struk­ti­ons­un­ter­la­gen. Um dar­aus dann ein Doku­ment zusam­men­set­zen zu kön­nen, blei­ben die ein­zel­nen Infor­ma­tio­nen jedoch an ihrem ange­stamm­ten Platz im Sys­tem und für die Aus­ga­be als Doku­men­ta­ti­on wer­den nur Ver­wei­se dar­auf zusam­men­ge­stellt. Das eigent­li­che Doku­ment wird erst bei der Aus­ga­be erzeugt. Alle Bil­der und Ver­wei­se wer­den dabei ange­passt und ent­spre­chend in das Doku­ment refe­ren­ziert.

Auch das ist für den Redak­teur unge­wohnt, kann er doch nicht optisch mit­ver­fol­gen, wie das Doku­ment ent­steht. Er schubst „nur“ die Infor­ma­ti­ons­häpp­chen über den Bild­schirm und stellt wie in einem Datei­sys­tem ledig­lich Kno­ten­ti­tel zu Lis­ten zusam­men. Das ist zwar sehr effi­zi­ent, aber auch sehr abs­trakt. Da es auch mög­lich ist, in einem Doku­ment die Refe­renz auf eine wei­te­re Refe­renz anzu­le­gen, die dann wie­der­um auf ein ande­res Doku­ment ver­weist, wird es schnell sehr unüber­sicht­lich, wenn der Redak­teur kei­nen kla­ren Vor­ga­ben und Vor­stel­lun­gen hat, wel­che Infor­ma­tio­nen an wel­cher Stel­le im Doku­ment spä­ter erschei­nen sol­len. Und vor allem: wenn er in einem Bau­stein die Rei­hen­fol­ge der Unter­kno­ten ändert – wel­che Aus­wir­kun­gen hat das auf ande­re Doku­men­te? Glück­li­cher­wei­se unter­stüt­zen ihn die aktu­el­len Redak­ti­ons­sys­te­me mit Hil­fe so genann­ter „Ver­wen­dungs­in­for­ma­tio­nen“ dar­in zu erken­nen, wel­che Bau­stei­ne betrof­fen sind. Die men­ta­le Vor­ar­beit jedoch bleibt. Hier ohne kla­re Struk­tur zu arbei­ten, führt ins Cha­os.

Das fällt vor allem bei Quer­ver­wei­sen auf, die im Sys­tem als Hyper­links geführt wer­den: sie ver­wei­sen auf die Über­schrif­ten ande­rer Bau­stei­ne im Sys­tem. Was aber, wenn die­se in der aktu­el­len Doku­men­ta­ti­on gar nicht berück­sich­tigt wer­den? Das Sys­tem deak­ti­viert dann zwar den Link, der Text der Über­schrift bleibt aber erhal­ten. („Sie­he Schmier­stoff­über­sicht“ steht dann noch da, aber eine sol­che ist im Doku­ment gar nicht ent­hal­ten.) Dies zu berück­sich­ti­gen, ist auch Auf­ga­be des Redak­teurs.

Und alles nochmals von vorne?

Und dann der Ernst­fall: eine neue Ver­si­on des Pro­dukts soll gelie­fert wer­den, natür­lich mit aktua­li­sier­ter Infor­ma­ti­on. Wel­che Infor­ma­tio­nen sol­len für die neue Ver­si­on geän­dert wer­den? Und was machen wir mit den alten Infor­ma­tio­nen? Das Sys­tem kann natür­lich ver­sio­nie­ren, also für einen Infor­ma­ti­ons­hap­pen meh­re­re Ver­sio­nen vor­hal­ten, es ist aber Auf­ga­be der Redak­teurs zu ent­schei­den wel­che Ver­si­on im Doku­ment A und wel­che im Doku­ment B ver­öf­fent­licht wird. Zur Pfle­ge der Vari­an­ten – der hori­zon­ta­len Daten­or­ga­ni­sa­ti­on – kommt noch die Pfle­ge der Ver­sio­nen – der ver­ti­ka­len Daten­or­ga­ni­sa­ti­on hin­zu.

Gewiss, ohne Redak­ti­ons­sys­tem ist das alles gar nicht mög­lich, denn ein Redak­ti­ons­sys­tem spei­chert bei jeder Ände­rung mit, wel­cher Benut­zer die Ände­rung durch­ge­führt hat. Und der Redak­teur kann die­se Ände­run­gen auch im jewei­li­gen Bau­stein doku­men­tie­ren. Dazu zieht jeder Bau­stein eine Viel­zahl an zusätz­li­chen Meta-Infor­ma­tio­nen mit, die ein­zig der Datei­ver­wal­tung die­nen – aber bedient wer­den muss es trotz­dem.

Den­noch: lie­gen die klei­nen Häpp­chen erst­mal appe­tit­lich kon­zi­piert, gefer­tigt und gepflegt vor, geht die Pro­duk­ti­on auf Knopf­druck.

 

Leh­nen wir uns ein­mal kurz zurück und betrach­ten den bis­he­ri­gen Stand: Wir haben alle Daten in das Sys­tem migriert, haben die Red­un­danz weit­ge­hend besei­tigt, indem die Infor­ma­ti­ons­häpp­chen so ange­legt sind, dass sie wirk­lich nur noch ein­mal vor­kom­men und dem­entspre­chend auch nur ein­mal gepflegt wer­den müs­sen, wir haben Ver­sio­nen ange­legt und Quer­ver­wei­se, Bil­der ein­ge­fügt und – falls vor­han­den – sogar Varia­blen­ta­bel­len zur Vari­an­ten­steue­rung ange­legt. Nun brau­chen wir eine Kor­rek­tur­fas­sung, die dem SME/​Korrekturleser vor­ge­legt wer­den soll. Ob digi­tal oder als PDF spielt kei­ne Rol­le.

Mit ande­ren Wor­ten: wir müs­sen die Infor­ma­tio­nen aus­ge­ben, publi­zie­ren, zur Ver­fü­gung stel­len. Ja, und jetzt?

XML

Jetzt rufen wir uns in Erin­ne­rung, dass ein Redak­ti­ons­sys­tem, das etwas auf sich hält, die Infor­ma­ti­ons­häpp­chen mit Hil­fe von XML und den dazu­ge­hö­ren­den Enti­tä­ten ver­wal­tet. Mit ande­ren Wor­ten: wir haben eine gro­ße Men­ge aus­ga­be­un­ab­hän­gi­ger Infor­ma­tio­nen in der Daten­bank unter­ge­bracht, die wir vor­sor­tiert haben und jetzt eigent­lich nur noch her­aus­fil­tern müs­sen. Statt nun einen Fil­ter zu pro­gram­mie­ren, wer­den die Infor­ma­ti­ons­kno­ten (hier in Sche­ma ST4) zu Pro­jek­ten gebün­delt, indem im Sys­tem eine Art Quer­ver­weis­lis­te ange­legt wird, die sich die refe­ren­zier­ten Kno­ten aus der Daten­bank holt und zusam­men­stellt. Es liegt also immer noch kein „Buch“ im bild­li­chen Sinn vor, son­dern eine Samm­lung von Infor­ma­ti­ons­kno­ten in einer defi­nier­ten Rei­hen­fol­ge.

Dies hat jedoch ein paar ent­schei­den­de Vor­tei­le:

  • Sys­tem­neu­tra­li­tät“: Die Infor­ma­tio­nen im Sys­tem sind sys­tem­neu­tral, weil sie in einem neu­tra­len Daten­for­mat (XML) vor­lie­gen, die an kein Betriebs­sys­tem gebun­den sind. Falls ein Wech­sel auf ein ande­res Betriebs­sys­tem oder eine aktu­el­le Sys­tem­ver­si­on durch­ge­führt wird, sind die Daten davon nicht betrof­fen.
  • Pro­gramm­neu­tra­li­tät“: Die glei­che Vor­aus­set­zung gilt auch für Pro­gram­me. Auch hier kön­nen die Daten mit einer Viel­zahl unter­schied­li­cher Pro­gram­me in das Sys­tem ein­ge­fügt und auch wie­der aus­ge­le­sen wer­den.
  • Aus­ga­be­neu­tra­li­tät“: Die Unab­hän­gig­keit geht jedoch noch einen Schritt wei­ter, denn dem Redak­ti­ons­sys­tem ist es sogar völ­lig egal, ob die Infor­ma­tio­nen spä­ter gedruckt wer­den, auf einer Inter­net­sei­te ste­hen oder als PDF wei­ter­ge­lei­tet wer­den.

Letz­te­res ist für den Anwen­der am rele­van­tes­ten.

Ausgabe und Templates

Für den Benut­zer sieht das so aus: sobald es ans Ver­öf­fent­li­chen geht – sei es für eine Kor­rek­tur­fas­sung oder die end­gül­ti­ge Aus­ga­be – wählt er das gewünsch­te Ziel­for­mat. Um die Daten ent­spre­chend auf­zu­be­rei­ten, ver­fügt das Redak­ti­ons­sys­tem über meh­re­re Kon­ver­tie­rungs­pro­gram­me, die die neu­tra­len XML-Infor­ma­tio­nen ent­spre­chend des Ziel-Daten­for­mats umrech­nen. Das kann ein defi­nier­tes Pro­gramm sein, bei­spiels­wei­se ein Lay­out­pro­gramm, mit dem die Daten dann wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den, es kann aber auch eine direk­te Kon­ver­tie­rung in HTML oder PDF sein.

Wie die Daten dann bei der Aus­ga­be aus­se­hen, ob also die Über­schrift in dun­kel­blau und fett oder in gelb­oran­ge mager erscheint, das hängt davon ab, ob und wie das so genann­te „Tem­pla­te“, also die Vor­la­ge, ein­ge­stellt wur­de. Die Ein­stel­lung erfolgt für gewöhn­lich nur ein­mal für alle Doku­men­te eines Typs oder eines Unter­neh­mens, denn es soll ja eine mög­lichst hohe Kon­sis­tenz in der Aus­ga­be erzielt wer­den. Das Lay­out kann daher sehr stark von dem Aus­se­hen im Edi­tor wäh­rend der Bear­bei­tung abwei­chen.

Auch für Redak­teu­re ist dies oft schwer nach­voll­zieh­bar, vor allem, wenn sie es gewöhnt sind, lay­ou­t­ori­en­tiert zu arbei­ten. Wer Über­schrif­ten dar­an erkennt, das sie ein bestimm­tes Aus­se­hen haben (und nicht eine Ord­nungs- und Glie­de­rungs­funk­ti­on), der wird die Dar­stel­lung im Edi­tor immer als unbe­frie­di­gend emp­fin­den und als ein Ver­lust der Ori­en­tie­rung – bis er das Ergeb­nis nach der Lay­ou­tie­rung durch das Tem­pla­te sieht. Da vor­her jedoch alle inhalt­li­chen Bear­bei­tungs­schrit­te erfolgt sind, hat der Bear­bei­ter kein visu­el­les Feed­back für sei­ne Arbeit. Ein Redak­ti­ons­sys­tem ist in die­sem Punkt aber uner­bitt­lich: Struk­tur, Inhalt und Aus­se­hen sind unter­schied­li­che Aspek­te, die erst in der Publi­ka­ti­on in einem Ziel­me­di­um zusam­men­ge­führt wer­den.

Dies ist jedoch gleich­zei­tig die gro­ße Stär­ke des Sys­tems: Da die Infor­ma­tio­nen so lan­ge wie nur mög­lich aus­ga­be­neu­tral vor­ge­hal­ten wer­den, ermög­licht die­se Tren­nung eine sonst uner­reich­ba­re Fle­xi­bi­li­tät: Es muss nichts von einem (meist pro­prie­tä­res) For­mat in ein ande­res kon­ver­tiert wer­den – mit­samt der häu­fig nöti­gen Nach­ar­beit, weil die Kon­ver­tie­rung nicht ver­lust­frei von­stat­ten geht. Es kann sogar ohne wei­te­re Nach­ar­beit par­al­lel publi­ziert wer­den. Ein Hand­buch für eine neue Soft­ware­ver­si­on wird mit zwei Klicks sowohl als PDF in einem Druck­for­mat pro­du­ziert als auch als Online­hil­fe. Abwei­chung: Null (falls so defi­niert).

Mehrsprachigkeit

Durch die euro­päi­sche Gesetz­ge­bung for­ciert ist seit weni­gen Jah­ren ein wei­te­res Betä­ti­gungs­feld auf die Redak­teu­re zuge­kom­men, auf dem sie mit einem Redak­ti­ons­sys­tem beson­ders glän­zen kön­nen: die Über­set­zung.

Nur noch Kleinst­do­ku­men­ta­tio­nen und Ein­zel­fer­ti­gun­gen für den hei­mi­schen Markt kom­men um das Pro­blem der Über­set­zung in die Lan­des­spra­che her­um, denn schon im benach­bar­ten Aus­land muss das dort ver­trie­be­ne Pro­dukt von einer Doku­men­ta­ti­on in Lan­des­spra­che beglei­tet wer­den. Das ist nicht nur rich­tig und sinn­voll, son­dern Gesetz. Schließ­lich soll ja auch in Frank­reich oder Polen nie­mand zu Scha­den kom­men, nur weil er die Warn­hin­wei­se nicht lesen und ver­ste­hen konn­te.

Trans­la­ti­on Memo­ry„Ein Über­set­zungs­spei­cher (auch Über­set­zungs­ar­chiv; engl. trans­la­ti­on memo­ry, abge­kürzt TM) ist eine Daten­bank mit struk­tu­rier­ten Über­set­zun­gen, die die Haupt­kom­po­nen­te von Anwen­dun­gen zur rech­ner­un­ter­stütz­ten Über­set­zung (Com­pu­ter-aided trans­la­ti­on, abge­kürzt CAT) dar­stellt.[…] Ein Über­set­zungs­spei­cher erfor­dert eine auf­wän­di­ge Vor- und Nach­be­rei­tung sowie Daten­pfle­ge und bie­tet daher nur dann eine Erleich­te­rung und Effi­zi­enz­stei­ge­rung, wenn immer wie­der län­ge­re und gleich­lau­ten­de Gebrauchs­tex­te über­setzt wer­den (zum Bei­spiel Ver­trä­ge, Bedie­nungs­an­lei­tun­gen, Wet­ter­be­rich­te). Bei kur­zen Gele­gen­heits­über­set­zun­gen und wech­seln­den For­mu­lie­run­gen ist der Auf­wand für Vor- und Nach­be­rei­tung zu hoch und die Aus­beu­te an ver­wert­ba­ren Daten­bank­ein­tra­gun­gen zu gering. TM-Sys­te­me, die Funk­tio­nen zum Pro­jekt­ma­nage­ment ent­hal­ten, erlau­ben das gleich­zei­ti­ge Über­set­zen lan­ger Tex­te durch ver­schie­de­ne Über­set­zer unter Wah­rung der ter­mi­no­lo­gi­schen und sti­lis­ti­schen Kon­sis­tenz (Ein­heit­lich­keit).“ (wiki­pe­dia)

Ein Redak­ti­ons­sys­tem, das an ein „Trans­la­ti­on Memo­ry Sys­tem“ (TMS, sie­he rechts) ange­schlos­sen ist, ver­wal­tet die­ses Pro­blem gleich mit. Redak­ti­ons­sys­te­me ver­fü­gen näm­lich über die Mög­lich­keit, Sprach­ver­sio­nen zu ver­wal­ten. Wenn also ein Infor­ma­ti­ons­kno­ten in Deutsch (als Quell­spra­che) ver­fasst wird, kann das Sys­tem über­prü­fen und anzei­gen, ob ein ent­spre­chen­der Infor­ma­ti­ons­kno­ten auch in ande­ren Spra­chen vor­liegt und auf wel­chem Stand er ist: Hat schon eine Über­set­zung in die Ziel­spra­che statt­ge­fun­den, ist sie ver­al­tet oder ist sie aktu­ell? Oder wird sie viel­leicht gera­de über­setzt? (Im letz­ten Fall soll­te man sich natür­lich hüten, den Kno­ten nach­träg­lich zu ändern, weil dann die aktu­el­le Über­set­zung wie­der ver­al­tet ist.)

Auf die­se Wei­se passt zwi­schen die aktu­el­le Fas­sung in der Quell­spra­che und die Aus­ga­be in der Ziel­spra­che kein Blatt. Das Sys­tem ist sogar in der Lage, nur die Infor­ma­ti­ons­kno­ten zu erken­nen, die geän­dert wur­den und nur die­se wie­der in den Über­set­zungs­lauf zu schi­cken, was lang­fris­tig zu enor­men Ein­spa­run­gen bei den Über­set­zungs­kos­ten führt. Auch wenn dies aus betriebs­wirt­schaft­li­cher Sicht viel­leicht der ent­schei­den­de „Kil­ler­fak­tor“ sein mag, so hat dies auch redak­tio­nell vie­le Vor­tei­le, vor allem den der kür­ze­ren Lauf­zei­ten zwi­schen Frei­ga­be und Aus­ga­be.

Denn auch hier sind die Sys­te­me eisen­hart: was nicht über­set­zungs­tech­nisch als aktu­ell erkannt wird, wird ein­fach nicht publi­ziert. Ohne wenn und aber. Dass dies natür­lich eine enge Anbin­dung an einen Über­set­zungs­dienst­leis­ter und einen hohen Abstim­mungs­grad erfor­dert, ist ein ande­res The­ma.

Fazit – vorläufig

Hat man sich ein­mal dar­an gewöhnt, fällt es sehr schwer, ohne ein Redak­ti­ons­sys­tem zu arbei­ten, denn die zahl­rei­chen Ver­wal­tungs­schrit­te, die ein sau­ber defi­nier­tes und kon­fi­gu­rier­tes Sys­tem dem Redak­teur abnimmt, muss er dann wie­der „zu Fuß“ erle­di­gen, was einer­seits die Feh­ler­quo­te und die Bear­bei­tungs­zeit erhöht, und ande­rer­seits auch die Daten­hal­tungs- und Aus­ga­be-Sicher­heit nimmt, die das Sys­tem bie­tet. Der Auf­wand für kom­ple­xe­re Doku­men­ta­tio­nen im Anla­gen- und Son­der­ma­schi­nen­bau sind ohne ein Redak­ti­ons­sys­tem eigent­lich nicht mehr ver­nünf­tig zu bewäl­ti­gen. In die­sem Indus­trie­zweig (und streng genom­men im gan­zen Maschi­nen­bau) ist die Schmerz­gren­ze der manu­el­len Erstel­lung umfang­rei­cher Doku­men­ta­tio­nen sehr schnell erreicht. Die manch­mal anzu­tref­fen­de Annah­me, man kön­ne dies durch ein paar zusätz­li­che Redak­teu­re auch abfan­gen, geht an der Tat­sa­che vor­bei, dass Aus­ga­be­si­cher­heit und Ter­min­treue ent­schei­den­de betriebs­wirt­schaft­lich Vor­tei­le sind. Deutsch­land ist schließ­lich kein Nied­rig­lohn­land.