Tech­ni­sche Redak­teu­re (und ver­mut­lich art­ver­wand­te Beru­fe eben­so) scheu­en sich im All­ge­mei­nen, eine Pro­jekt­ver­wal­tung anzu­ge­hen, zu sehr sind sie in die Ter­mi­nie­rung und Auf­trags­ab­ar­bei­tung ver­wi­ckelt. Pro­jek­te, das ist das, was der Kun­de beschließt – der Dienst­leis­ter führt nur aus. Wenn es so ein­fach wäre!

(c) Omnigroup

Gera­de bei den „nach­ge­la­ger­ten“ Auf­trä­gen wie Tech­ni­scher Doku­men­ta­ti­on liegt oft beim Auf­trag­ge­ber gar kein kla­res Kon­zept vor, was er denn nun braucht, wie lan­ge das dau­ert, wer dar­an betei­ligt ist und wann er damit am Bes­ten anfängt. Mit ande­ren Wor­ten: der Auf­trag­ge­ber hängt oft meis­tens genau­so „in der Luft“ bei Doku­men­ta­ti­ons­pro­jek­ten wie der Auf­trag­neh­mer. Das ist ein ungu­te Situa­ti­on, weil jeder auf den Ande­ren zählt, die Pla­nung zu machen, die eigent­lich not­wen­dig ist, bevor die Arbeit anfängt. Oft erstreckt sich ein Dienst­leis­tungs­ver­trag dar­auf, wie lan­ge man braucht und wie viel es kos­ten wird. Mehr will der Auf­trag­ge­ber nicht wissen.

Lei­der beschäf­ti­gen sich zu wenig selbst­stän­di­ge Dienst­leis­ter mit die­sem Bereich und tref­fen daher Ent­schei­dun­gen für oder gegen ein Pro­jekt „aus dem Bauch“. Es wer­den Abschät­zun­gen aus Erfah­rungs­wer­ten getrof­fen, die der Kun­de über­nimmt oder zu feil­schen beginnt. Da man aber selbst nur „gefühl­te“ Wer­te hat, ste­hen die meis­ten Pro­jek­te auf sehr schwa­chen Füßen.

Was ist Projektverwaltung?

Das ist die Stun­de der Pro­jekt­ver­wal­tung. Aber was ist das eigent­lich? Prin­zi­pi­ell geht es um die Zuord­nung von so genann­ten „Res­sour­cen“ (Ver­füg­bar­keit, Mate­ri­al usw.) zu Pro­duk­ten (bei­spiels­wei­se Doku­men­ten) und Tätig­kei­ten. Oder bild­lich gespro­chen: Der Ver­tei­lung von einem Sta­pel Tätig­kei­ten, einem Sta­pel Kis­ten und einer Grup­pe Men­schen. Wie das dann funk­tio­niert und wie man das angeht, wird in teu­ren Kur­sen oder bil­li­ge­ren Büchern erklärt (sie­he auch rechts). Für Ers­te­res braucht man Geld, für Letz­te­res Zeit. Man kommt aber nicht dar­um her­um, eine Pro­jekt­pla­nungs­soft­ware zu benut­zen, die einem zwar nicht das Den­ken abnimmt, aber doch sehr unter­stützt. So wie OmniPlan.

Tätig­keits­fens­ter und Res­sour­cen­fens­ter in Omni­Plan 1.6

Omni­Plan ist wie schon die ähn­lich lau­ten­den Pro­duk­te der Omnigroup aus Seat­tle, eine Soft­ware, die nur für den Mac zur Ver­fü­gung steht und den Anspruch erhebt, die Ver­wal­tung auch für Lai­en aus­ge­spro­chen ein­fach zu machen.

Omni­Plan 1.6, 150 $ (Down­load, als „Fami­ly Pack 225 $), Sys­tem­vor­aus­set­zun­gen: Mac OS X ab 10.4.8, mehr­spra­chig), die test­ver­si­on ist 2 Wochen unein­ge­schränkt lauffähig

Buch­emp­feh­lung: „Pro­jekt­ma­nage­ment für Dum­mies“ (Stan­ley E. Port­ny), ca. 25 Euro

Ein­lei­tungs­tu­to­ri­als gibt es auch direkt bei der OmniGroup

Das Kon­zept dabei ist ein­fach: Es gibt Tätig­kei­ten, Res­sour­cen und Zei­ten. Da sie sich auf­ein­an­der bezie­hen, müs­sen sie zunächst ange­legt wer­den. Dabei kann man natür­lich auch Daten impor­tie­ren – sogar gan­ze Pro­jek­te aus MS Pro­ject, dem wesent­lich teu­re­ren Platz­hir­schen, der für vie­le Benut­zer aber ein Buch mit sie­ben Sie­geln zu sein scheint. Aber es geht auch mit einer Lis­te der Tätig­kei­ten, die man sich vor­her mit OmniOut­li­ner erstellt hat.

Tätigkeiten

Direkt hin­ein­schrei­ben ist natür­lich das Ein­fachs­te. Dabei wer­den die Tätig­kei­ten geglie­dert und kön­nen zu Grup­pen zusam­men gefasst wer­den. Sie erhal­ten bis auf Wei­te­res eine Dau­er von einem Tag. Hat man die Tätig­kei­ten vor­läu­fig erfasst, legt man fest, wie lan­ge sie denn nun wirk­lich im Ein­zel­nen dau­ern. dabei wird aus jeder Tätig­keit als Bal­ken dar­ge­stellt, des­sen Län­ge von der Dau­er bestimmt wird.

Ressourcen und Verfügbarkeit

Jetzt kommt der Wech­sel ins Res­sour­cen­fens­ter und die Res­sour­cen wer­den ein­ge­tra­gen. Bei Per­so­nen kann man auch den Stun­den­satz ange­ben, um spä­ter die Gesamt­per­so­nal­kos­ten zu ermit­teln. Dann wird im Ter­min­fens­ter die Ver­füg­bar­keit fest­ge­legt. Zunächst legt Omni­Plan eine 40-Stun­den-Woche zu Grun­de, aber auch die­se lässt sich gene­rell ändern und dann noch­mals per­so­nen- und wochen­be­zo­gen anpas­sen, um Urlaubs­zei­ten oder Fei­er­ta­ge abzufangen

Zurück zum Tätig­keits­fens­ter wer­den jetzt allen Tätig­kei­ten die Res­sour­cen zuge­wie­sen (auch meh­re­re). Nun wer­den die Tätig­keits­bal­ken im Gantt-Dia­gramm län­ger oder kür­zer, denn nicht jede Res­sour­ce steht auch die gan­ze Zeit zur Ver­fü­gung oder kann mit vol­ler Aus­las­tung an dem Pro­jekt arbeiten.

Abhängigkeiten

Und dann kommt der span­nen­de Teil: die Abhän­gig­kei­ten. Jetzt wird aus der Lis­te ein Netz­plan: Wel­che Tätig­keit setzt wel­che vor­aus, wel­che Auf­ga­be muss gleich­zei­tig mit einer ande­ren fer­tig sein? Um das fest­zu­le­gen, kann man ent­we­der die bei­den zu ver­net­zen­den Tätig­kei­ten mit gedrück­ter CMD-Tas­te aus­wäh­len und auf der Sym­bol­leis­te auf das „Abhängigkeiten“-Symbol kli­cken und dort fest­le­gen. Maus­schub­ser kön­nen sich auch ein­fach die Pfei­le auf bei­den Sei­ten des Tätig­keits­bal­kens fas­sen und auf eine ande­re Tätig­keit ziehen.

Abgleichen

Und nun – Hokus­po­kus! – kommt der Klick auf „Abglei­chen“ und das Pro­gramm ver­sucht, die Tätig­kei­ten anhand ihrer Abhän­gig­kei­ten mög­lichst so auf alle Res­sour­cen zu ver­tei­len, dass kei­ne Über­last ent­steht. Und damit ist der berühm­te Pro­jekt­plan auch schon erstellt.

Sobald es zu Inkon­sis­ten­zen kommt, warnt das Pro­gramm und schlägt eigen­stän­dig Lösungs­mög­lich­kei­ten vor: Ter­mi­ne ver­schie­ben oder Res­sour­cen anpas­sen. Die kom­plet­te Aus­las­tung lässt sich auf einen Blick im Res­sour­cen­fens­ter erkennen.

In der Sta­tus­zei­le im unte­ren Fens­ter­rand sind die kom­plet­te Dau­er und – bei erneu­tem Klick auf die Zei­le – die Kos­ten für das Pro­jekt ables­bar. Der Zustand lässt sich „ein­frie­ren“, damit bei Ter­min­ver­schie­bun­gen die Abwei­chun­gen sofort sicht­bar sind.

Fazit

Jetzt macht es rich­tig Spass, mal den Mana­ger raus­hän­gen zu las­sen und die not­wen­di­ge Pla­nung der Res­sour­cen nicht nur dem „Bauch­ge­fühl“ zu über­las­sen, son­dern mit rich­ti­gen Zah­len und Ter­mi­nen zu han­tie­ren, die sich näm­lich auch wesent­lich leich­ter beim Auf­trag­ge­ber ver­mit­teln lassen.

Der bis­lang größ­te Nach­teil des ver­gleichs­wei­se güns­ti­gen und ein­fach zu bedie­nen­den Pro­gramms ist die feh­len­de Mehr­fach­pro­jek­tie­rung in einem Fens­ter, so dass die eige­nen Res­sour­cen­ver­tei­lung bes­ser ersicht­lich ist. dazu muss man in der Ver­si­on 1.6 noch auf ein klei­nes Script zurück grei­fen, dass die ein­zel­nen Pro­jek­te in einem neu­en Fens­ter zusam­men führt.