CMS, „Con­tent Manage­ment Sys­te­me“, sind seit Jah­ren aus der Dis­kus­si­on und den ein­schlä­gi­gen Inter­net­fo­ren nicht mehr weg­zu­den­ken. Sie wer­den als kos­ten­ef­fi­zi­ent und Res­sour­cen scho­nend bezeich­net, gel­ten als das All­heil­mit­tel einer chro­nisch per­so­nell und finan­zi­ell unter­pri­vi­le­gier­ten Schicht von Ange­stell­ten und Dienst­leis­tern. Sogar betriebs­wirt­schaft­li­che Argu­men­te müs­sen für die Anschaf­fung her­hal­ten, obwohl die­je­ni­gen, die das Pro­dukt bezah­len, sel­ten auch die­je­ni­gen sind, die es benutzen.

Grund­sätz­lich gibt es unter­schied­li­che Con­tent Manage­ment Sys­te­me für die unter­schied­lichs­ten Anfor­de­run­gen. All­ge­mein sind CMS für Web­sites, also bei­spiels­wei­se zum Blog­gen oder zur Ver­wal­tung der eige­nen Home­page. Die­se sind meist kos­ten­los, aber aus­schließ­lich auf HTML aus­ge­rich­tet, und daher für kom­ple­xe Redak­tio­nens­sys­te­me nicht geeig­net, obwohl es dort auch mög­lich sein könn­te, über die XML-Aus­ga­be ver­wert­ba­re Inhal­te für die Tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on zu erhalten.

Ech­te CMS für die tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on spie­len jedoch in einer ganz ande­ren Liga und erfor­dern ent­spre­chend umfang­rei­che Vorbereitungen.

Die fol­gen­den Gedan­ken sind aber nicht als Für und Wider zu den unter­schied­li­chen Typen des CMS zu sehen, son­dern eine grund­sätz­li­che Fra­ge des „ob über­haupt“. Die Anspie­lung im Titel ist daher durch­aus gewollt: wie auch das berühmt berüch­tig­te Rad­ren­nen spie­len bei einem CMS meh­re­re Fak­to­ren eine wich­ti­ge Rol­le: das Geld, die Tech­no­lo­gie, das Image, die Logis­tik und ganz hin­ten sogar mal das Per­so­nal – in dem Fall der Anwender.

Und gera­de der finan­zi­el­le Aspekt bringt ein CMS meist zu Fall, denn hier geht es um Sum­men im sechs-stel­li­gen Bereich. Um die­se Inves­ti­ti­on zu recht­fer­ti­gen, muss man aller­dings das Pferd von hin­ten auf­zäu­men: Wohin soll die Rei­se gehen? Wie soll das Ergeb­nis aus­se­hen? Da es dar­über hin­aus auch eini­ge Berg­etap­pen zu bewäl­ti­gen gilt und mög­li­che Aus­fäl­le und Schwie­rig­kei­ten bereits in der Vor­be­rei­tung auf­tau­chen kön­nen, gilt es, bereits im Vor­feld der Ent­schei­dung die Stre­cke abzu­schät­zen und das Mate­ri­al vorzubereiten.

Geschrieben ist schnell

Fan­gen wir also mal ganz hin­ten an, bei dem, was so „abfällt“: die Doku­men­ta­ti­on. Denn eigent­lich, und das mag für man­chen ein­ge­fleisch­ten Tech­ni­schen Redak­teur hart klin­gen, ist die tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on – ob Stück­lis­ten oder Hand­bü­cher, Daten­blät­ter oder War­tungs­an­lei­tun­gen – nur das Abfall­pro­dukt einer lan­gen Ket­te von Infor­ma­tio­nen, die gesam­melt, aus­ge­wer­tet, zusam­men gestellt und über­ar­bei­tet wer­den müs­sen. In die­sem Kon­text der unter­schied­li­chen Anfor­de­run­gen, Quel­len und Ein­fluss­fak­to­ren nimmt das eigent­li­che „Schrei­ben“, also Fixie­ren von Infor­ma­tio­nen, nur einen recht gerin­gen Bereich ein.

Eigent­lich ist der Käse meist schon gerollt, bevor die ers­ten Sei­ten geschrie­ben wer­den. Denn zuvor sind wich­ti­ge Rah­men­be­din­gun­gen zu klä­ren, die nicht tech­no­lo­gisch in den Griff zu bekom­men sind:

  • Wel­cher Art soll die Doku­men­ta­ti­on sein? Soll es eine Anlei­tung für einen Lai­en sein, eine Stück­lis­te, eine pro­dukt­ori­en­tier­te Doku­men­ta­ti­on, die genau auf den Kun­den und sei­ne Bestel­lung zuge­schnit­ten ist, oder eine all­ge­mei­ne Anlei­tung, in der sich jeder die für ihn rele­van­ten Abschnitt zusam­men­su­chen muss?
  • Wer lie­fert die Infor­ma­tio­nen und wer über­prüft, wer zeich­net frei und wer beauf­sich­tigt bei Ände­run­gen die Vollständigkeit?
  • Wie sind die Pro­zes­se bei der Erfas­sung von Pro­duk­ten und bei Ände­run­gen defi­niert? Gibt es Ände­rungs­zy­klen? Wie erfährt der Redak­teur, ob und wel­che Ände­run­gen statt­ge­fun­den haben (oder erst statt­fin­den sol­len)? Wer hat Zugriff auf die fer­ti­gen Dateien?
  • Wie wer­den die Res­sour­cen ver­wal­tet: Kapa­zi­täts­pla­nung, Bud­get­pla­nung, Terminierung?
  • Wie wer­den die Pro­zes­se syn­chro­ni­siert und über­wacht? Von wem wer­den sie über­wacht? Und wer hat die Ent­schei­dungs­ge­walt, wenn in der Fer­ti­gung oder der Pro­gram­mie­rung von dem Pro­dukt­spe­zi­fi­ka­tio­nen abge­wi­chen wird und die Doku­men­ta­ti­on das auch berück­sich­ti­gen soll?
  • Wie sind die per­so­nel­len und kogni­ti­ven Kapa­zi­tä­ten in der Doku­men­ta­ti­on selbst ver­teilt? Gibt es genü­gend Mit­ar­bei­ter, die in der Lage sind, auch ein abs­trak­tes Doku­men­ta­ti­ons­mo­dell wie ein CMS mit­zu­tra­gen? Oder wird ein­fach die alt­be­kann­te Arbeits­wei­se ein­fach über­ge­stülpt und damit jede Ände­rung in der Doku­ment­er­stel­lung ad absur­dum geführt?
  • Wie ist die Unter­stüt­zung durch die Unter­neh­mens­lei­tung oder den Auf­trag­ge­ber? Ver­spricht er sich davon ledig­lich Ratio­na­li­sie­rungs­ef­fek­te (die wahr­schein­lich erst nach vie­len Zyklen ein­tre­ten kön­nen)? Sind ihm die schon vor­han­de­nen Doku­men­ta­ti­ons­pro­zes­se bekannt? Und wie hoch sind die tat­säch­li­chen Ein­spa­run­gen gegen­über der bis­he­ri­gen Arbeitsweise?
  • Und zu guter Letzt: wie sind die Alter­na­tiv­kos­ten? Wel­chen Auf­wand ver­schlingt die Ein­füh­rung und Umset­zung eines CMS im Gegen­satz zu einer logis­ti­schen Ver­bes­se­rung des Sta­tus Quo? Mit ande­ren Wor­ten: geht es viel­leicht auch einfacher? 

Die Erfah­run­gen bei der Ein­füh­rung eines CMS sind oft nie­der­schmet­ternd: in der unbe­grün­de­ten Hoff­nung, orga­ni­sa­to­ri­sche Defi­zi­te und kon­zep­tio­nel­le Lücken in der Doku­men­ta­ti­on mit Hil­fe der Tech­nik zu lösen, stol­pern vie­le Sys­te­me über die Rea­li­tät. Ihr enor­mes Poten­zi­al – das sie ja tat­säch­lich besit­zen – wird nicht aus­ge­nutzt, weil sie auf wack­li­gen Bei­nen ste­hen müs­sen. So als ob man mit teu­rem Mate­ri­al an der Tour mit­fah­ren will, aber am Stra­ßen­rand über­nach­ten muss.

Alter­na­ti­ve: Brainware

Ohne auf das Poten­zi­al eines CMS ein­zu­ge­hen, denn so gebün­delt ist ein Doku­men­ten- und Pro­duk­ti­ons­ma­nage­ment ohne CMS kaum zu errei­chen, stellt sich doch die Fra­ge, ob man nicht lie­ber an den Hin­der­nis­sen im Umfeld der Doku­men­ta­ti­on Hand anle­gen soll­te, statt (oder bevor) ein CMS ein­ge­führt wird. Denn ein Doku­men­ten­ma­nage­ment und auch eine Inhalts­ver­wal­tung lässt sich schon weit­ge­hend mit ein­fa­chen Mit­teln erreichen:

  • ein strin­gen­tes und schlüs­si­ges Dateiablagesystem
  • ein Berech­ti­gungs­kon­zept für Verzeichniszugriffe
  • kla­re Auf­ga­ben­ver­tei­lung und defi­nier­te Korrekturläufe
  • ver­ständ­li­che Namenskonventionen
  • vor­aus­schau­en­de Modu­la­ri­sie­rung der Informationsbausteine
  • kla­re Projektspezifikationen
  • ein­heit­li­che Prozessdefinitionen
  • moti­vier­te und aus­ge­bil­de­te Mitarbeiter
  • defi­nier­tes Änderungsmanagement

Wenn die­se Punk­te alle erfüllt sind, dann wird es all­mäh­lich Zeit, über ein CMS nach­zu­den­ken. Sonst schei­tert das Gan­ze schon bei der ers­ten Bergwertung.