Beson­ders wer eigen­stän­dig arbei­tet und sei­ne Auf­ga­ben selbst ein­tei­len, zuord­nen und wei­ter­ver­fol­gen muss (bei­spiels­wei­se weil er selbst­stän­dig ist), kommt irgend­wann an sei­ne Gren­zen: Beruf­li­ches und Pri­va­tes ver­mi­schen sich, die Merk­fä­hig­keit lässt nach, die Hälf­te geht im täg­li­chen Betrieb unter, der Stress nimmt zu.

Ein ande­re Autor hat sich des The­mas spe­zi­ell für Mac-User ange­nom­men, um zu zei­gen, mit welch ein­fa­chen Mit­teln die GTD-Metho­de mit einem Com­pu­ter umsetz­bar ist:

Bekannt? Glück­lich, wer eine eige­ne Sekre­tä­rin (oder einen eige­nen Sekre­tär) hat, die ihn an wich­ti­ge Ter­mi­ne erin­nert, die Ter­min­pla­nung und Auf­ga­ben­ver­wal­tung über­nimmt und recht­zei­tig Bescheid gibt, wenn sich etwas geän­dert hat. Allein: So etwas kos­tet Geld und Zeit, denn auch Sekre­tä­rin­nen (und Sekre­tä­re) müs­sen mit Infor­ma­tio­nen gefüt­tert wer­de. Also ste­hen die meis­ten Men­schen damit allei­ne da. Das betrifft ja nicht nur Selbst­stän­di­ge, son­dern Mana­ger allent­hal­ben, die über vol­le Ter­min­pla­ner ver­fü­gen, den Schreib­tisch mit Unter- und Vor­la­gen zuge­stellt haben und den ent­schei­den­den Zet­tel gera­de nicht fin­den. Am Abend dann hat man das Gefühl, eigent­lich die meis­te Zeit nicht mit der Bewäl­ti­gung der Auf­ga­ben zuge­bracht zu haben, son­dern mit ihrer Ord­nung und Struk­tur. Ken­ne ich.

An die­ser Stel­le kam mir vor ein paar Mona­ten ein schon etwas älte­res Buch in die Fin­ger, das mir – soviel sei vor­ab schon ver­ra­ten – gehol­fen hat, nicht nur pro­duk­ti­ver, son­dern auch ent­spann­ter zu arbei­ten. Es han­delt von der per­sön­li­chen Struk­tu­rie­rung des Lebens und der Bewäl­ti­gung der Auf­ga­ben­flut und heißt »Get­ting Things Done« (die deut­sche Über­set­zung ist viel­leicht nicht ganz so glück­lich gelun­gen mit »Wie ich die Din­ge gere­gelt krie­ge«) von David Allen.

Gro­b­um­riss der Ablauf­struk­tur des »GTD«

Wohl­ge­merkt, es han­delt sich nicht um eine Anlei­tung zum Glück­lich­sein, son­dern um eine Samm­lung aus Erfah­run­gen und Semi­na­ren, die der Autor wäh­rend sei­ner Tätig­keit als Bera­ter machte:

Hier geht es schlicht um den »Nah­kampf im Detail«, näm­lich wie ich die täg­li­che Arbeit so orga­ni­sie­re, dass ich leis­tungs­fä­hig und effi­zi­ent bin, ohne mich dabei kaputt zu machen, ja, dabei sogar noch Spaß habe. […] Die vor­dring­li­che Auf­ga­be ist die Steue­rung des Handelns.«

Und das ist im Grun­de genom­men auch gar nicht so schwer. Das Prin­zip ist sogar regel­recht sim­pel (und die meis­te wer­den sagen: »Mach‘ ich doch sowie­so!«). Man stel­le sich ein­fach vor, dass die Merk­fä­hig­keit des Gehirns end­lich ist, da es meh­re­re Funk­tio­nen gleich­zei­tig über­neh­men muss: die täg­li­chen Abläu­fe zu pla­nen, durch­zu­füh­ren und zu über­wa­chen. Gleich­zei­tig soll es aber auf Ände­run­gen sehr schnell reagie­ren kön­nen, ohne gleich in Panik zu ver­fal­len. Die­se pau­sen­lo­se Kon­troll­funk­ti­on des Gehirns funk­tio­niert ganz her­vor­ra­gend; Je mehr aber an Pla­nungs­auf­ga­ben hin­zu kommt, des­to weni­ger Zeit und Raum bleibt für die Ände­rung und die Pla­nungs­spiel­räu­me. Mit ande­ren Wor­ten: das Gehirn ist wie der Arbeits­spei­cher eines Com­pu­ters. Je mehr Pro­gram­me gleich­zei­tig ablau­fen, des­to vol­ler wird der Spei­cher und des­to grö­ßer wird die Gefahr des Absturzes.

Wäh­rend das mensch­li­che Gehirn sehr fle­xi­bel reagie­ren kann auf Ände­run­gen, sind die rei­ne Abla­ge von beschlos­se­nen und stan­dar­di­sier­ten Abläu­fen ein­schließ­lich ihrer Über­wa­chung eine mög­li­che, aber belas­ten­de Funk­ti­on. Sie ver­stop­fen das Gehirn. Also müs­sen sie raus. Und zwar so, dass man jeder­zeit wie­der dar­auf zugrei­fen kann, sie aber nicht die eigent­li­che Tätig­keit beeinträchtigen.

Allen gibt nun in sei­nem Buch zahl­rei­che Hin­wei­se und Vor­schlä­ge, wie man sich die­ser Belas­tun­gen ent­le­di­gen kann. Ihnen allen ist gemein, dass sie zunächst eine rigo­ro­se Selbst­dis­zi­plin ver­lan­gen, denn jede Aus­nah­me reißt die Sys­te­ma­tik aus­ein­an­der und führt zu Cha­os im gesam­ten Ablauf.

Prozesse

Arbeits­ab­läu­fe sol­len nach Vor­schlag Allens in fünf »Stu­fen« unter­teit werden:

  1. Erfas­sen. Alles, was erle­digt wer­den muss, wird erfasst. Kon­se­quent. Ob es sich um die Besor­gung eines neu­en Tele­fon­buchs han­delt oder einen neu­en Auftrag.
  2. Durch­ar­bei­ten. Jetzt geht es dar­um, die ein­ge­gan­ge­nen Din­ge zu sich­ten. Betrifft ich das über­haupt? Muss ich etwas tun? Könn­te es mich betreffen?
  3. Orga­ni­sie­ren. Jetzt wird das gesich­te­te Zeug sor­tiert in die unter­schied­li­chen Kate­go­ri­en, die man sich anlegt. Din­ge, die inner­halb von zwei Minu­ten erle­digt wer­den kön­nen (so der Vor­schlag von Allen) kom­men auf eine geson­der­te Lis­te, alles ande­re sind Pro­jek­te. Kun­den aqui­rie­ren? Ist ein Pro­jekt. Rech­nun­gen schrei­ben? Ist ein Pro­jekt. Ver­trä­ge auf­set­zen? Ist ein – na? – natür­lich: Projekt.
    Wenn wir die Din­ge Pro­jek­ten zuge­ord­net haben, beginnt die eigent­li­che Orga­ni­sa­ti­on: Was wird noch benö­tigt, wer muss kon­tak­tiert oder infor­miert wer­den, und wann? Das Pro­jekt wird in Hand­lungs­schrit­te zer­legt, die in einer zeit­li­chen Abfol­ge ste­hen kön­nen, oder par­al­lel nebeneinander.
  4. Durch­se­hen. Eigent­lich selbst­ver­ständ­lich: Auf­ge­schrie­ben ist noch nicht erle­digt. Die Auf­ga­ben müs­sen auch regel­mä­ßig durch­ge­se­hen wer­den, Ände­run­gen im Ablauf ein­ge­tra­gen und notiert. Das soll­te man abhän­gig von der Pro­jekt­grö­ße min­des­tens ein­mal täg­lich machen.
  5. Durch­füh­ren. OK. Dazu muss nichts gesagt wer­den. Was erle­digt ist, wird abge­hakt. Das ist eigent­lich der Teil, der die Kon­trol­le dar­stellt: Habe ich alles abge­ar­bei­tet, was ich sollte/​wollte? Waren die Hand­lungs­schrit­te klar defi­niert und rich­tig geplant, oder muss ich beim nächs­ten Mal anders organisieren?

Allen schlägt vor, die­se Pro­zes­se auf Lis­ten (Papier!) auf­zu­set­zen. Ich fin­de, dass das einen erheb­li­chen Papier­wust gibt, der letzt­end­lich die Infor­ma­ti­ons­flut wider­spie­gelt, in der ich zu ertrin­ken dro­he. Die Lis­ten – ich mache das digi­tal, das ist ein­fa­cher zu pfle­gen – sind der Ret­tungs­ring. Aller­dings: man muss sie kon­se­quent pfle­gen und ihnen ver­trau­en kön­nen, sonst ist die Gefahr groß, dass man sich wie­der einen gro­ßen Teil des Gehirns zumüllt und per­ma­nent mit einem schlech­ten Gewis­sen her­um­läuft, etwas über­se­hen zu haben.

Fazit

Es ist nicht die Absicht des Buchs, den Leser mit abs­trak­ten The­sen und bahn­bre­chen­den Erkennt­nis­sen der Orga­ni­sa­ti­ons­psy­cho­lo­gie zu kon­fron­tie­ren, son­dern ihm zu zei­gen, wie er sich mit ein­fa­chen »Haus­mit­teln« in die Lage ver­set­zen kann, den all­täg­lich anfal­len­den Kram ein­fa­cher und effek­ti­ver zu erle­di­gen. Und das ohne kom­pli­zier­te Schu­lun­gen und Seminare.