Jedes ver­wen­de­te Werk­zeug ist nur so effek­tiv wie der Zweck. Das gilt für das DTP (Desk Top Publi­shing) genau­so wie für einen Handwerker.

Kom­pa­ti­bi­li­tät
Die höchs­te Prio­ri­tät bei der Ent­schei­dung hat die Fra­ge der Kom­pa­ti­bi­li­tät: Alle Daten und Infor­ma­tio­nen müs­sen lang­fris­tig ereich­bar sein. 

Der Funk­ti­ons­um­fang der Soft­ware täuscht oft über deren ein­ge­schränk­te Ein­satz­fä­hig­keit hinweg.

Je lang­fris­ti­ger Upgrade-Zir­kel trotz einer häu­fi­gen Ver­än­de­rung des Betriebs­sys­tems statt­fin­den, des­to grö­ßer sind ihre Chan­cen, dass Sie die Infor­ma­tio­nen noch in zehn Jah­ren greif­bar haben.

Kein ver­nünf­ti­ger Redak­teur käme bei­spiels­wei­se auf die Idee, eine tech­ni­sche Doku­men­ta­ti­on, die aus meh­re­ren hun­dert Sei­ten besteht, mit einem Office-Pro­gramm durch­füh­ren zu wol­len. Das bedeu­tet nicht, dass es nicht mög­lich wäre; der Auf­wand jedoch, der zu trei­ben ist für ein ordent­li­ches Ergeb­nis, über­steigt jedes ver­tret­ba­re Maß. Das liegt nicht unbe­dingt nur an der Soft­ware, auch nicht an den Kennt­nis­sen des Anwen­ders, son­dern an dem Zusam­men­spiel aus Zweck­mä­ßig­keit, Kennt­nis­sen, Mög­lich­kei­ten und finan­zier­ba­rem Aufwand.

Vor der Wahl, wel­ches Werk­zeug für wel­chen Zweck genom­men wer­den soll, oder ob viel­leicht das erhoff­te Ergeb­nis über­haupt mit ver­tret­ba­rem Auf­wand zu rea­li­sie­ren ist, steht die Über­le­gung, was denn das erhoff­te Ergeb­nis über­haupt ist. So banal es klingt: die wenigs­ten Anwen­der wis­sen, was sie mit einem Doku­ment bewir­ken wol­len. Und da es kei­ne Soft­ware gibt, die allen Ansprü­chen genügt, sind vor der Ent­schei­dung und Inves­ti­ti­on in Soft­ware, Hard­ware und Schu­lung eine Hand­voll Fra­gen zu beantworten:

  • Wel­che Doku­men­ta­ti­on will ich erstel­len? Struk­tu­rier­te (z.B. Betriebs­an­lei­tun­gen) oder unstruk­tu­rier­te (z.B. Fly­er, Mar­ke­ting­bro­schü­ren) Dokumente?
  • Wel­che Ziel­grup­pe will ich mit der Doku­men­ta­ti­on errei­chen? Über wel­che Mit­tel und Kennt­nis­se ver­fügt sie?
  • Wer soll die Software/​Hardware benut­zen und pfle­gen? Ken­ne ich mich aus­rei­chend damit aus, um das beant­wor­ten zu können?
  • Wel­che Unter­neh­mens­be­rei­che oder benach­bar­ten Abtei­lun­gen kön­nen noch davon betrof­fen sein? Benö­ti­gen die­se ein ähn­li­ches Werkzeug?
  • Wel­che Mit­tel habe ich bereits, um mei­ne Vor­stel­lun­gen umzu­set­zen? Gibt es Mög­lich­kei­ten, das vor­han­de­ne wei­ter­hin zu nut­zen oder gar einzubinden?

Erst wenn die­se Fra­gen beant­wor­tet sind, lohnt sich eine reel­le finan­zi­el­le, orga­ni­sa­to­ri­sche und zeit­li­che Pla­nung. Aber auch dafür gibt es Pro­fis, die in kur­zer Zeit gute und vor allem güns­ti­ge Optio­nen erar­bei­ten können.