Grund­sätz­lich gibt es immer meh­re­re Mög­lich­kei­ten, Doku­men­te zu struk­tu­rie­ren, um mög­lichst effi­zi­ent das ange­streb­te Ziel zu erreichen.

Da ist zum einen die Anpas­sung der vor­han­de­nen Mög­lich­kei­ten an das gewünsch­te Resul­tat. Das beinhal­tet oft die Neu­an­schaf­fung von Soft­ware, meist sogar auch Hard­ware – und vor allem neue und kost­spie­li­ge Lern­pro­zes­se und Anpas­sungs­schwie­rig­kei­ten der­je­ni­gen, die mit den neu­en Her­aus­for­de­run­gen umge­hen sollen.

Am Anfang der Struk­tu­rie­rung der Doku­men­ta­ti­on steht nicht nur die Fra­ge nach der Ziel­grup­pe und den Leseer­war­tun­gen, son­dern auch nach der zweck­mä­ßigs­ten Lastverteilung.
Erst wenn jedes Ele­ment im Doku­men­ta­ti­ons­pro­zess die Rol­le über­nimmt, die sei­nen Mög­lich­kei­ten ent­spricht, kann opti­mal und damit auch effi­zi­ent pro­du­ziert werden.

Die­ser Weg wird oft beschrit­ten, da er sich buch­hal­tungs­tech­nisch leicht dar­stel­len lässt: Inves­ti­tio­nen, Schu­lun­gen, Wei­ter­bil­dun­gen, Umschu­lun­gen oder Neu­ein­stel­lun­gen sind leicht zu erfas­sen. Die­se Maß­nah­men erfor­dern jedoch Geld, wer­den dem­entspre­chend ger­ne gegen die zu erwar­ten­den Vor­tei­le auf­ge­rech­net. Natur­ge­mäß kön­nen dabei kei­ne indi­rek­ten Vor­tei­le erfasst oder gar ein­be­zo­gen wer­den, die nur mit­tel­bar zum Erfolg bei­tra­gen. Ver­trau­en, Ser­vice, Zuver­läs­sig­keit, Image­pfle­ge und Kom­pa­ti­bi­li­tät sind Fak­to­ren, die bei den Über­le­gun­gen kaum eine Rol­le spielen.

Zum ande­ren ver­läuft die Anpas­sung den umge­kehr­ten Weg: Das Ziel wird den vor­han­de­nen Mög­lich­kei­ten ange­passt, die Anfor­de­run­gen wer­den auf das Min­dest­maß des Mach­ba­ren zurück­ge­schraubt. Was die Soft­ware, der Rech­ner oder der Kennt­nis­stand nicht her­gibt, das kann eben auch nicht gemacht werden.

Die­ser Weg ist der bil­li­ge­re, denn er ver­langt kei­ne kost­spie­li­gen Inves­ti­tio­nen oder Über­brü­ckungs­zei­ten und kei­ne auf­wen­di­gen Lern­pro­zes­se. Er kann aber zu einer Sta­gna­ti­on füh­ren, die letzt­end­lich den Erfolg in Fra­ge stellt: Sta­gna­ti­on führt zu Resi­gna­ti­on und feh­len­der Inno­va­ti­ons­be­reit­schaft. Wegen fort­schrei­ten­der und ver­än­der­ter Anfor­de­run­gen durch den Leser wird zuneh­mend am Markt vor­bei­pro­du­ziert. Frus­tra­ti­on und zuneh­men­der Miss­er­folg stel­len sich ein.

Die Inno­va­ti­ons­fal­le lässt sich umge­hen, wenn bereits früh­zei­tig die Kom­bi­na­ti­on aus Vor­han­de­nem und Gewünsch­ten opti­miert wird. Oft wer­den näm­lich selbst die Mög­lich­kei­ten außer Acht gelas­sen, die in dem bereits Vor­han­de­nen stecken.

An die­sem Punkt greift die Struk­tu­rie­rung. Eigent­lich soll­te bes­ser von einer „Doku­men­ta­ti­ons­or­ga­ni­sa­ti­on“ gespro­chen wer­den, denn es han­delt sich um den früh­zei­tig ange­pass­ten Ein­satz der Mög­lich­kei­ten und Kenntnisse.

Ent­spre­chend ver­hält es sich mit den Kennt­nis­sen und Fähig­kei­ten. Die Kos­ten und der Zeit­auf­wand, der für einen sub­op­ti­ma­len Ein­satz benö­tigt wird, über­stei­gen lang­fris­tig die Kos­ten bei wei­tem, die für den Auf­wand anfal­len, eine opti­mier­te Auf­ga­ben­ver­tei­lung zu erarbeiten.